PAGE規(guī)范合同回簽管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，確保合同的有效履行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)范合同回簽管理制度。本制度旨在明確合同回簽的流程、責(zé)任和要求，提高合同管理的效率和質(zhì)量，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同回簽管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的合法性和有效性。2.全面履行原則：合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同回簽過程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和防控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。4.責(zé)任明確原則：明確合同回簽各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、合同回簽流程（一）合同起草與審核1.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.合同審核：合同起草完成后，應(yīng)提交至公司內(nèi)部的審核部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從法律合規(guī)、商業(yè)條款、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面對(duì)合同進(jìn)行全面審核，并提出修改意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。（二）合同簽訂1.合同簽署：經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行簽署。簽署過程中，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的身份真實(shí)、有效，合同簽署的形式符合法律法規(guī)要求。2.合同蓋章：合同簽署完成后，應(yīng)按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行蓋章。蓋章過程中，應(yīng)確保印章的真實(shí)性和有效性，合同蓋章的位置應(yīng)符合法律法規(guī)要求。（三）合同回簽1.回簽要求：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行回簽?；睾炓蠛贤瑢?duì)方當(dāng)事人在合同副本上簽字、蓋章，并注明回簽日期。2.回簽期限：合同回簽期限應(yīng)在合同約定的履行期限內(nèi)，具體期限由業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況確定。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在回簽期限屆滿前及時(shí)跟蹤合同回簽情況，確保合同回簽按時(shí)完成。3.回簽方式：合同回簽方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、傳真、電子郵件等方式，但應(yīng)確?；睾炍募恼鎸?shí)性和有效性。業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保存合同回簽文件的原件或復(fù)印件，作為合同履行的重要依據(jù)。（四）合同歸檔1.歸檔要求：合同回簽完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本及回簽文件等相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審核意見、簽署記錄、回簽文件等，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸檔期限：合同歸檔期限應(yīng)在合同履行完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，將合同資料移交至公司檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保管。3.檔案查閱：公司內(nèi)部人員如需查閱合同檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱制度的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)確保檔案資料的安全和保密，并不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。三、合同回簽責(zé)任（一）業(yè)務(wù)部門責(zé)任1.合同起草與審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合審核部門的審核工作，及時(shí)修改完善合同文本。2.合同簽訂與回簽：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同簽署工作，并及時(shí)跟蹤合同回簽情況，確保合同回簽按時(shí)完成。如因業(yè)務(wù)部門原因?qū)е潞贤睾炑诱`或無法完成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.合同履行與監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定履行合同義務(wù)，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司內(nèi)部相關(guān)部門通報(bào)合同履行情況，確保公司內(nèi)部信息暢通。（二）審核部門責(zé)任1.合同審核：審核部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行全面審核，從法律合規(guī)、商業(yè)條款、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面提出審核意見。審核部門應(yīng)確保審核意見的準(zhǔn)確性和客觀性，為公司決策提供參考依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)提示：審核部門在審核過程中如發(fā)現(xiàn)合同存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，并提出相應(yīng)防范措施建議。審核部門應(yīng)跟蹤業(yè)務(wù)部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提示的落實(shí)情況，確保合同風(fēng)險(xiǎn)得到有效防控。3.審核檔案管理：審核部門應(yīng)妥善保存合同審核過程中的相關(guān)資料，包括審核意見、溝通記錄等，作為合同管理的重要檔案資料。審核部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，將審核檔案資料移交至公司檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保管。（三）其他部門責(zé)任1.印章管理部門：印章管理部門負(fù)責(zé)按照公司印章管理制度的規(guī)定，對(duì)合同進(jìn)行蓋章。印章管理部門應(yīng)確保印章的真實(shí)性和有效性，嚴(yán)格控制印章的使用范圍和程序。如因印章管理部門原因?qū)е潞贤w章出現(xiàn)問題，印章管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理部門：檔案管理部門負(fù)責(zé)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)合同資料進(jìn)行歸檔保管。檔案管理部門應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)格控制檔案資料的查閱和使用范圍。如因檔案管理部門原因?qū)е潞贤Y料丟失或損壞，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、合同回簽監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部應(yīng)建立健全合同回簽監(jiān)督機(jī)制。由公司審計(jì)部門或法務(wù)部門定期對(duì)合同回簽情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查合同回簽流程是否合規(guī)、回簽文件是否真實(shí)有效、合同履行情況是否符合約定等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督：公司可委托專業(yè)的律師事務(wù)所或會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)合同回簽情況進(jìn)行外部監(jiān)督。外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)，能夠獨(dú)立、客觀、公正地對(duì)合同回簽情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和建議。公司應(yīng)積極配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.合同回簽流程合規(guī)性：檢查合同回簽是否按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行，包括合同起草、審核、簽訂、回簽、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合要求。2.回簽文件真實(shí)性：檢查合同回簽文件是否真實(shí)有效，包括簽字、蓋章、日期等是否齊全、清晰，是否與合同對(duì)方當(dāng)事人的身份信息一致。3.合同履行情況：檢查合同是否按照約定履行，包括標(biāo)的交付、價(jià)款支付、服務(wù)提供等方面是否符合合同要求。同時(shí)，檢查合同履行過程中是否存在違約行為，以及公司是否采取了相應(yīng)的措施維護(hù)自身權(quán)益。4.檔案管理情況：檢查合同檔案是否按照本制度規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，檔案資料是否完整、準(zhǔn)確，查閱手續(xù)是否齊全。（三）問題處理1.問題發(fā)現(xiàn)：在合同回簽監(jiān)督與檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題，應(yīng)及時(shí)記錄并形成問題清單。問題清單應(yīng)包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、發(fā)現(xiàn)部門、責(zé)任主體等信息。2.問題整改：針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任主體限期整改。責(zé)任主體應(yīng)制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，并按照整改計(jì)劃認(rèn)真落實(shí)整改措施。整改完成后，責(zé)任主體應(yīng)提交整改報(bào)告，說明整改情況和結(jié)果。3.責(zé)任追究：對(duì)于因合同回簽問題給公司造成損失的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任主體的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等。同時(shí)，公司應(yīng)建立健全責(zé)任追究檔案，記錄責(zé)任追究情況，為今后的管理工作提供參考。五、合同回簽風(fēng)險(xiǎn)防控（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：業(yè)務(wù)部門和審核部門應(yīng)定期對(duì)合同回簽過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同起草、審核、簽訂、回簽、履行等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)從風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度兩個(gè)方面進(jìn)行分析，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取重點(diǎn)防控措施。（二）防控措施1.法律風(fēng)險(xiǎn)防控：加強(qiáng)合同審核工作，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。對(duì)于重大合同或法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，可聘請(qǐng)專業(yè)律師進(jìn)行法律審查。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控：在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的商業(yè)信譽(yù)、經(jīng)營狀況進(jìn)行充分調(diào)查和了解。對(duì)于商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，可要求對(duì)方提供擔(dān)?；虿扇∑渌L(fēng)險(xiǎn)防控措施。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)合同履行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)問題。3.信用風(fēng)險(xiǎn)防控：建立合同對(duì)方當(dāng)事人信用檔案，記錄其信用狀況、交易歷史等信息。對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)較高的合同對(duì)方當(dāng)事人，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同，并加強(qiáng)對(duì)其信用狀況的跟蹤和監(jiān)測。同時(shí)，加強(qiáng)與金融機(jī)構(gòu)的合作，利用信用評(píng)級(jí)等手段對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行信用評(píng)估。4.操作風(fēng)險(xiǎn)防控：規(guī)范合同回簽流程，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任主體。加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和教育，提高員工的操作技能和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。同時(shí)，利用信息化手段對(duì)合同回簽過程進(jìn)行管理，提高工作效率和準(zhǔn)確性。（三）應(yīng)急預(yù)案1.應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制：建立合同回簽風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。當(dāng)合同回簽過程中出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制應(yīng)包括應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)、應(yīng)急處置流程、信息報(bào)告制度等內(nèi)容。2.應(yīng)急處置措施：針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施。例如，對(duì)于法律糾紛事件，應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)律師進(jìn)行訴訟或仲裁；對(duì)于商業(yè)違約事件，應(yīng)及時(shí)采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁等方式解決；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)及時(shí)調(diào)整合作策略，減少損失。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件的后續(xù)跟蹤和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善風(fēng)險(xiǎn)防控措施。3.應(yīng)急資源保障：建立應(yīng)急資源保障體系，確保在風(fēng)