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文檔簡介

PAGE拿貨配貨制度規(guī)范最新一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司拿貨配貨流程,確保貨物供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和高效性,滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營及客戶需求,提高公司整體運(yùn)營效率和經(jīng)濟(jì)效益,保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及拿貨配貨業(yè)務(wù)的所有部門、人員以及相關(guān)合作供應(yīng)商。包括采購部門、倉儲部門、物流配送部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的各類供應(yīng)商。3.基本原則合法性原則:嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保拿貨配貨業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則:準(zhǔn)確記錄、核對貨物信息,保證貨物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與訂單要求一致,避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。及時性原則:優(yōu)化拿貨配貨流程,確保貨物能夠及時供應(yīng),不影響公司生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。成本效益原則:在保證貨物供應(yīng)質(zhì)量和及時性的前提下,合理控制拿貨配貨成本,提高資源利用效率。二、拿貨流程規(guī)范1.需求預(yù)測與訂單下達(dá)市場需求分析采購部門應(yīng)定期收集市場信息,分析市場動態(tài)和客戶需求變化趨勢,結(jié)合公司銷售計(jì)劃、庫存狀況等因素,進(jìn)行準(zhǔn)確的需求預(yù)測。訂單生成與審核根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果,采購部門生成采購訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。采購訂單需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核,確保訂單信息準(zhǔn)確無誤且符合公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算要求。審核通過后的訂單方可正式下達(dá)給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn),綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素。優(yōu)先選擇具有良好口碑、資質(zhì)齊全、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠且價格合理的供應(yīng)商作為合作伙伴。供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核,評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、合作配合度等方面。根據(jù)評估結(jié)果,對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多合作機(jī)會,對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出改進(jìn)要求或考慮更換合作對象。合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括貨物規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量保證、違約責(zé)任等條款。合作協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求,確保雙方權(quán)益得到有效保障。3.拿貨執(zhí)行與監(jiān)控拿貨通知與協(xié)調(diào)采購部門在下達(dá)訂單后,及時向供應(yīng)商發(fā)送拿貨通知,明確拿貨時間、地點(diǎn)、貨物明細(xì)等信息。同時,與供應(yīng)商保持密切溝通,協(xié)調(diào)解決拿貨過程中可能出現(xiàn)的問題,如運(yùn)輸安排、貨物包裝等。貨物驗(yàn)收貨物到達(dá)公司指定地點(diǎn)后,倉儲部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購訂單和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行仔細(xì)檢查。對于驗(yàn)收合格的貨物,辦理入庫手續(xù);對于驗(yàn)收不合格的貨物,及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商,要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨或退貨等措施,并做好記錄。拿貨過程監(jiān)控在拿貨過程中,采購部門應(yīng)實(shí)時跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài),確保貨物按時、安全到達(dá)公司。如發(fā)現(xiàn)貨物運(yùn)輸出現(xiàn)延誤、損壞等異常情況,及時與供應(yīng)商和物流公司溝通協(xié)調(diào),采取相應(yīng)的解決措施,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。三、配貨流程規(guī)范1.庫存管理與盤點(diǎn)庫存分類與標(biāo)識倉儲部門對庫存貨物進(jìn)行科學(xué)分類,根據(jù)貨物的特性、用途、存儲要求等因素,劃分不同的類別,并進(jìn)行明確標(biāo)識。同時,建立詳細(xì)的庫存臺賬,記錄貨物的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息,確保庫存信息準(zhǔn)確、清晰。庫存盤點(diǎn)計(jì)劃制定定期制定庫存盤點(diǎn)計(jì)劃,明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員安排等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)覆蓋公司所有庫存貨物,確保全面清查庫存狀況。庫存盤點(diǎn)執(zhí)行與結(jié)果處理按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織實(shí)施庫存盤點(diǎn)工作,盤點(diǎn)人員對庫存貨物進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對。盤點(diǎn)結(jié)束后,編制庫存盤點(diǎn)報告,詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果,包括賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧數(shù)量及原因分析等。對于盤盈盤虧的貨物,及時查明原因,按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,調(diào)整庫存賬目,確保賬實(shí)一致。2.配貨需求接收與分析訂單接收與審核物流配送部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單或公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門的配貨需求指令。對接收的訂單或需求指令進(jìn)行審核,檢查訂單信息的完整性、準(zhǔn)確性,包括客戶信息、貨物明細(xì)、交貨時間、交貨地點(diǎn)等。對于審核不通過的訂單,及時與相關(guān)部門溝通核實(shí),要求補(bǔ)充或修正訂單信息。配貨需求分析根據(jù)審核后的訂單或需求指令,結(jié)合庫存狀況,對配貨需求進(jìn)行分析。判斷庫存貨物是否能夠滿足配貨需求,如存在缺貨情況,及時反饋給采購部門安排補(bǔ)貨。同時考慮貨物的存儲位置、配送路線等因素,制定合理的配貨方案,確保配貨工作高效、準(zhǔn)確進(jìn)行。3.配貨操作與包裝配貨任務(wù)分配根據(jù)配貨方案,將配貨任務(wù)分配給具體的配貨人員。配貨人員按照訂單要求,從庫存中準(zhǔn)確提取相應(yīng)的貨物,并進(jìn)行核對、清點(diǎn)。確保所配貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與訂單一致。貨物包裝配貨人員對提取的貨物進(jìn)行妥善包裝,根據(jù)貨物的特性選擇合適的包裝材料和包裝方式,確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝上應(yīng)標(biāo)明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息,便于識別和運(yùn)輸。4.配貨發(fā)貨與跟蹤發(fā)貨安排完成貨物配貨和包裝后,物流配送部門及時安排發(fā)貨。根據(jù)貨物的數(shù)量、重量、運(yùn)輸距離等因素,選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司。與物流公司簽訂運(yùn)輸合同,明確運(yùn)輸責(zé)任、運(yùn)輸費(fèi)用、交貨時間等條款。發(fā)貨通知與跟蹤發(fā)貨前,向客戶發(fā)送發(fā)貨通知,告知客戶貨物已發(fā)出及預(yù)計(jì)到達(dá)時間等信息。發(fā)貨后,通過物流跟蹤系統(tǒng)實(shí)時跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài),及時掌握貨物的運(yùn)輸情況。如發(fā)現(xiàn)貨物運(yùn)輸出現(xiàn)延誤、異常等情況,及時與物流公司溝通協(xié)調(diào),采取相應(yīng)的解決措施,并向客戶做好解釋說明工作。四、貨物質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定明確質(zhì)量要求采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定詳細(xì)的貨物質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋貨物的外觀、性能、規(guī)格、材質(zhì)、安全指標(biāo)等方面的要求,確保所采購的貨物符合公司生產(chǎn)、銷售及客戶使用的質(zhì)量要求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)審核與更新貨物質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定后,需經(jīng)公司相關(guān)部門審核,確保標(biāo)準(zhǔn)的合理性和可操作性。同時,隨著市場需求變化、行業(yè)技術(shù)發(fā)展以及法律法規(guī)要求的更新,及時對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂和完善,保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的有效性和適應(yīng)性。2.進(jìn)貨檢驗(yàn)與驗(yàn)收檢驗(yàn)流程與方法倉儲部門在貨物到貨時,按照既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方法可包括外觀檢查、抽樣檢測、功能測試、理化分析等多種方式,確保全面、準(zhǔn)確地檢驗(yàn)貨物質(zhì)量。對于重要物資或關(guān)鍵零部件,可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)記錄與報告檢驗(yàn)人員對貨物檢驗(yàn)過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄,填寫檢驗(yàn)報告。檢驗(yàn)報告應(yīng)包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)結(jié)論等信息。檢驗(yàn)記錄和報告作為貨物質(zhì)量追溯和管理的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存。3.在庫質(zhì)量監(jiān)控庫存環(huán)境管理倉儲部門負(fù)責(zé)維護(hù)良好的庫存環(huán)境,根據(jù)貨物的存儲要求,控制倉庫的溫度、濕度、通風(fēng)等條件,確保貨物在存儲過程中質(zhì)量不受影響。對于有特殊存儲要求的貨物,如易燃易爆物品、易腐食品等,應(yīng)采取相應(yīng)的特殊存儲措施。定期質(zhì)量抽檢定期對庫存貨物進(jìn)行質(zhì)量抽檢,抽檢比例和頻率根據(jù)貨物的重要性、存儲時間等因素確定。抽檢過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的貨物,及時進(jìn)行隔離和標(biāo)識,并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,防止不合格貨物流入市場或影響公司生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)。4.質(zhì)量問題處理問題反饋與溝通發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量問題后,倉儲部門應(yīng)及時將問題反饋給采購部門和供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào),要求供應(yīng)商對質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查、分析,并提出解決方案。同時,將質(zhì)量問題及處理情況及時通報給公司內(nèi)部相關(guān)部門,確保信息共享。整改措施與跟蹤供應(yīng)商應(yīng)針對質(zhì)量問題制定切實(shí)可行的整改措施,并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。采購部門對供應(yīng)商的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查,確保整改措施有效執(zhí)行。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的,按照合作協(xié)議要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、物流與運(yùn)輸管理1.物流合作伙伴選擇物流商評估標(biāo)準(zhǔn)建立物流商評估體系,綜合考慮物流商的信譽(yù)、資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、運(yùn)輸能力、價格水平、網(wǎng)絡(luò)覆蓋等因素。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、運(yùn)輸能力強(qiáng)且價格合理的物流商作為合作伙伴。物流商合作協(xié)議簽訂與選定的物流商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括運(yùn)輸服務(wù)內(nèi)容、運(yùn)輸費(fèi)用、交貨時間、貨物安全保障、違約責(zé)任等條款。合作協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求,確保雙方權(quán)益得到有效保障。2.運(yùn)輸計(jì)劃與調(diào)度運(yùn)輸需求分析物流配送部門根據(jù)訂單交貨時間、貨物數(shù)量、運(yùn)輸距離等因素,分析運(yùn)輸需求,制定合理的運(yùn)輸計(jì)劃。運(yùn)輸計(jì)劃應(yīng)包括運(yùn)輸路線、運(yùn)輸工具、運(yùn)輸時間安排等內(nèi)容,確保貨物能夠按時、安全送達(dá)目的地。運(yùn)輸調(diào)度安排根據(jù)運(yùn)輸計(jì)劃,合理調(diào)度運(yùn)輸工具,確保運(yùn)輸資源的有效利用。在運(yùn)輸過程中,實(shí)時監(jiān)控運(yùn)輸車輛的運(yùn)行狀態(tài),如發(fā)現(xiàn)車輛出現(xiàn)故障、延誤等情況,及時采取相應(yīng)的調(diào)度措施,保證貨物運(yùn)輸不受影響。3.貨物運(yùn)輸安全保障運(yùn)輸包裝要求物流配送部門應(yīng)根據(jù)貨物的特性和運(yùn)輸要求,對貨物進(jìn)行妥善包裝,確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。對于易碎、易損、易污染等特殊貨物,應(yīng)采取特殊的包裝防護(hù)措施,并在包裝上標(biāo)明警示標(biāo)識。運(yùn)輸安全措施要求物流商采取必要的運(yùn)輸安全措施,確保貨物運(yùn)輸安全。如配備必要的安全設(shè)備、對運(yùn)輸車輛進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)、對駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)等。同時,物流配送部門應(yīng)建立運(yùn)輸安全監(jiān)控機(jī)制,實(shí)時跟蹤運(yùn)輸車輛的行駛軌跡和安全狀況,及時發(fā)現(xiàn)和處理運(yùn)輸安全問題。4.運(yùn)輸成本控制成本核算與分析建立運(yùn)輸成本核算體系,對運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)核算和分析。運(yùn)輸成本包括運(yùn)輸車輛租賃費(fèi)用、燃油費(fèi)用、駕駛員薪酬、物流商服務(wù)費(fèi)用等。通過成本核算和分析,找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn),采取有效措施降低運(yùn)輸成本。成本控制措施優(yōu)化運(yùn)輸路線,提高車輛裝載率,減少空駛里程,降低運(yùn)輸能耗。與物流商協(xié)商合理的運(yùn)輸價格,爭取更優(yōu)惠的運(yùn)輸服務(wù)方案。加強(qiáng)運(yùn)輸過程中的成本監(jiān)控,嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用支出,確保運(yùn)輸成本在預(yù)算范圍內(nèi)。六、信息管理與溝通協(xié)調(diào)1.拿貨配貨信息系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)功能需求建立完善的拿貨配貨信息系統(tǒng),滿足公司內(nèi)部各部門之間以及與供應(yīng)商、物流商之間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同需求。信息系統(tǒng)應(yīng)具備訂單管理、庫存管理、供應(yīng)商管理、物流管理、質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)分析等功能模塊,實(shí)現(xiàn)拿貨配貨業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)選型與實(shí)施根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和信息化建設(shè)規(guī)劃,選擇合適的拿貨配貨信息系統(tǒng)軟件。在系統(tǒng)選型過程中,充分考慮軟件的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、易用性以及售后服務(wù)等因素。系統(tǒng)實(shí)施過程中,做好項(xiàng)目規(guī)劃、需求調(diào)研、系統(tǒng)開發(fā)、測試、上線等工作,確保系統(tǒng)順利運(yùn)行并達(dá)到預(yù)期效果。2.信息錄入與維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入各部門負(fù)責(zé)將與拿貨配貨業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng),如供應(yīng)商信息、貨物信息、客戶信息、庫存信息、訂單信息等。確?;A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性,為信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供可靠的數(shù)據(jù)支持。數(shù)據(jù)更新與維護(hù)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化,及時更新和維護(hù)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。如供應(yīng)商信息變更、貨物規(guī)格調(diào)整、庫存數(shù)量變化、訂單狀態(tài)更新等,確保數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況保持一致。同時,定期對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.信息共享與溝通協(xié)調(diào)內(nèi)部信息共享公司內(nèi)部各部門通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)拿貨配貨業(yè)務(wù)信息的實(shí)時共享。采購部門可以及時了解庫存狀況和訂單需求,合理安排拿貨計(jì)劃;倉儲部門能夠掌握貨物出入庫情況和庫存動態(tài),做好庫存管理工作;物流配送部門可以獲取訂單信息和貨物配貨情況,準(zhǔn)確安排運(yùn)輸配送任務(wù)。通過信息共享,提高各部門之間的協(xié)同工作效率,減少信息傳遞不暢導(dǎo)致的問題。外部信息溝通與供應(yīng)商、物流商建立信息溝通渠道,通過信息系統(tǒng)或其他方式及時傳遞拿貨配貨相關(guān)信息。如采購訂單下達(dá)、拿貨通知、發(fā)貨信息、運(yùn)輸狀態(tài)反饋等。加強(qiáng)與外部合作伙伴的溝通協(xié)調(diào),及時解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題,確保拿貨配貨業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制建立內(nèi)部監(jiān)督部門設(shè)立成立專門的內(nèi)部監(jiān)督部門,負(fù)責(zé)對拿貨配貨業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程監(jiān)督檢查。監(jiān)督部門應(yīng)獨(dú)立于業(yè)務(wù)部門,確保監(jiān)督工作的公正性和客觀性。監(jiān)督內(nèi)容與方式監(jiān)督部門定期對拿貨配貨業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查,包括訂單下達(dá)、供應(yīng)商選擇、拿貨執(zhí)行、配貨操作、貨物質(zhì)量控制、物流運(yùn)輸、信息管理等方面。監(jiān)督方式可采用定期檢查、不定期抽查、數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場巡查等多種形式,及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程中存在的問題和風(fēng)險。2.考核指標(biāo)設(shè)定采購部門考核指標(biāo)訂單按時完成率:考核采購訂單是否按照規(guī)定時間下達(dá)給供應(yīng)商,并確保供應(yīng)商按時交貨。貨物質(zhì)量合格率:統(tǒng)計(jì)采購貨物中符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的比例,反映采購部門對貨物質(zhì)量的把控能力。采購成本控制率:考核采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi),與歷史數(shù)據(jù)或同行業(yè)水平進(jìn)行比較。倉儲部門考核指標(biāo)庫存準(zhǔn)確率:計(jì)算庫存賬實(shí)相符的比例,體現(xiàn)倉儲部門庫存管理的準(zhǔn)確性。貨物出入庫及時率:統(tǒng)計(jì)貨物出入庫操作是否按照規(guī)定時間完成,確保物流順暢。庫存損耗率:考核庫存貨物在存儲過程中的損耗情況,控制庫存成本。物流配送部門考核指標(biāo)訂單交付準(zhǔn)時率:考核物流配送部門是否按照訂單要求準(zhǔn)時將貨物送達(dá)客戶手中。貨物運(yùn)輸破損率:統(tǒng)計(jì)運(yùn)輸過程中貨物出現(xiàn)破損的比例,反映物流運(yùn)輸?shù)陌踩U夏芰Α_\(yùn)輸成本節(jié)約率:考核運(yùn)輸成本是否在預(yù)算范圍內(nèi)并有所節(jié)約,體現(xiàn)成本控制效果。3.考核周期與方式考核周期設(shè)定月度、季度和年度考核周期,對各部門的拿貨配貨業(yè)務(wù)工作進(jìn)行定期考核??己朔绞娇己瞬捎枚颗c定性相結(jié)合的方式,根據(jù)設(shè)定的考核指標(biāo),收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析評估。同時,結(jié)合日常工作表現(xiàn)、問題處理情況、客戶反饋等方面進(jìn)行綜合評價,確定各部門的考核得分。4.考核結(jié)果應(yīng)用績效獎金分配根據(jù)考核結(jié)果,確定各部門的績效獎金分配額度。對于考核成績優(yōu)秀的部門,給予適當(dāng)?shù)莫剟?,提高員工的工作積極性和績效水平;對于考核成績不理想的部門,進(jìn)行績效面談,分析原因,提出改進(jìn)措施,并適當(dāng)扣減績效獎金。崗位調(diào)整與晉升考核結(jié)果作為員工崗位調(diào)整和晉升的

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