PAGE規(guī)范辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門。（三）基本原則1.按需領(lǐng)用原則：員工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要領(lǐng)用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品的采購、發(fā)放等工作由指定部門歸口管理。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件管理用品：如文件夾、檔案袋、標(biāo)簽紙等。4.桌面用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠帶、計(jì)算器等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：如臺式電腦、筆記本電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。（三）消耗用品類1.清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑、衛(wèi)生紙等。2.耗材：如墨盒、硒鼓、碳粉、色帶等。（四）其他類如綠植、飲水機(jī)、一次性水杯等。三、辦公用品的采購（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定辦公用品采購計(jì)劃，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)歸口管理部門。（二）采購流程1.歸口管理部門根據(jù)各部門提交的采購計(jì)劃，匯總編制公司辦公用品年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由歸口管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購。3.采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.采購辦公用品時(shí)，應(yīng)簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知?dú)w口管理部門及相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對。3.如發(fā)現(xiàn)辦公用品存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期解決。四、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品應(yīng)按照公司制定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)員工的崗位、工作性質(zhì)、工作需求等因素進(jìn)行合理制定。（二）發(fā)放流程1.員工如需領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.辦公用品領(lǐng)用申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交歸口管理部門。3.歸口管理部門根據(jù)審批后的申請表，按照發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。（三）特殊情況處理1.如因工作需要，員工需臨時(shí)領(lǐng)用超出發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品，應(yīng)填寫特殊辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)用。2.對于貴重辦公用品或限量發(fā)放的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和領(lǐng)用。五、辦公用品的使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)正確使用辦公用品，不得隨意損壞或浪費(fèi)。2.對于辦公設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.如發(fā)現(xiàn)辦公用品存在質(zhì)量問題或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向歸口管理部門報(bào)告。（二）保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的保管工作。2.辦公用品保管人員應(yīng)妥善保管辦公用品，確保辦公用品的安全、完整。3.對于貴重辦公用品或限量發(fā)放的辦公用品，應(yīng)建立專門的保管臺賬，進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）盤點(diǎn)清查1.歸口管理部門應(yīng)定期組織對公司辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、辦公用品的報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢條件1.辦公用品已超過使用期限，且無法正常使用的。2.辦公用品因損壞、丟失等原因，無法繼續(xù)使用的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，不再需要使用的辦公用品。（二）報(bào)廢流程1.各部門如需報(bào)廢辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品報(bào)廢申請表，注明報(bào)廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等。2.辦公用品報(bào)廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交歸口管理部門。3.歸口管理部門組織相關(guān)人員對報(bào)廢辦公用品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由歸口管理部門負(fù)責(zé)對報(bào)廢辦公用品進(jìn)行處理。（三）處理方式1.對于可回收利用的報(bào)廢辦公用品，如紙張、塑料瓶等，應(yīng)進(jìn)行回收處理。2.對于不可回收利用的報(bào)廢辦公用品，如廢舊電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，避免造成環(huán)境污染。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對辦公用品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公用品的采購、發(fā)放、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.辦公用品的使用效率是否得到提高，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。3.辦公用品管理臺賬是否完整、準(zhǔn)確。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如因違規(guī)行為