PAGE職教檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在職業(yè)教育教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有與職業(yè)教育相關(guān)的檔案管理工作，包括教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、科研檔案、行政檔案等各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映職業(yè)教育活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與職業(yè)教育相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.服務(wù)性原則：充分開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為職業(yè)教育教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持和服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)本公司/組織的檔案管理工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)職業(yè)教育檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案的利用工作，為檔案查詢、借閱等提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.積極開(kāi)展檔案編研工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為檔案利用提供便利條件。5.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱等手續(xù)，及時(shí)提供所需檔案，并做好利用登記和反饋工作。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教材、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)日志、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)評(píng)估等。2.學(xué)生檔案：包括學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。3.教師檔案：包括教師個(gè)人基本情況、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、教師資格證書(shū)、職稱評(píng)審材料、教學(xué)科研成果、培訓(xùn)進(jìn)修記錄等。4.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料、科研獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等。5.行政檔案：包括公司/組織文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、人事檔案等。6.其他檔案：與職業(yè)教育相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，并確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、全面、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集歸檔。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，能夠長(zhǎng)期保存。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）收集程序1.各部門(mén)檔案兼職管理人員負(fù)責(zé)定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理，形成初步的檔案卷宗。2.檔案兼職管理人員對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，編制檔案目錄，并將檔案目錄報(bào)檔案管理部門(mén)備案。3.檔案兼職管理人員按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、條理清晰。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、科研檔案、行政檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況分為若干小類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度+類(lèi)別+流水號(hào)的方式，如“2023JX001”表示2023年教學(xué)類(lèi)第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或破損的檔案，應(yīng)進(jìn)行裱糊或修復(fù)后再裝訂。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。每個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案數(shù)量應(yīng)適中，便于查找和管理。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保檔案及時(shí)歸檔。2.整理檔案時(shí)應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，確保檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊、裝盒有序。3.對(duì)電子檔案的整理，應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等操作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，便于查詢和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性或光學(xué)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況確定。在確定檔案保管期限時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的重要性、歷史價(jià)值、利用頻率等因素。3.檔案保管期限一經(jīng)確定，不得隨意更改。如需調(diào)整檔案保管期限，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員在離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、電源切斷，做好安全防范工作。3.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。2.遵循國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。3.充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和未來(lái)發(fā)展需要，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀建議。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行比較分析，了解其在本公司/組織檔案體系中的地位和作用，從而確定其價(jià)值和保管期限。3.效益評(píng)估法：對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)利用頻率、利用效果等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。2.將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，確保銷(xiāo)毀的檔案與清冊(cè)一致，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，將銷(xiāo)毀情況記錄在檔案銷(xiāo)毀登記簿上，以備查考。七、檔案利用（一）利用范圍1.為公司/組織內(nèi)部的教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息支持，如查閱教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、科研檔案、行政檔案等。2.為公司/組織外部的有關(guān)單位和個(gè)人提供檔案信息服務(wù)，如查閱與職業(yè)教育相關(guān)的政策法規(guī)、教學(xué)成果、科研成果等檔案。3.開(kāi)展檔案編研工作，為公司/組織的發(fā)展提供歷史資料和決策參考，如編寫(xiě)校史、大事記、年鑒等。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門(mén)查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：對(duì)于需要借出檔案復(fù)印件的利用者，應(yīng)辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案復(fù)印件，并做好借閱登記。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案復(fù)印件，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱、借閱范圍和程序利用檔案，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理人員應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)提供所需檔案，并做好利用登記和反饋工作。對(duì)于利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與利用者溝通解決。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司/組織的教學(xué)、科研、管理等工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性、穩(wěn)定性和安全性，能夠滿足公司/組織檔案管理工作的需要。3.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用：開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，建立檔案信息服務(wù)平臺(tái)，為公司/組織內(nèi)部和外部提供檔案信息服務(wù)。4.檔案信息安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)防護(hù)，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等