企業(yè)合同審查與歸檔標準化工具一、適用場景與價值本工具適用于各類企業(yè)（初創(chuàng)企業(yè)、中小企業(yè)、集團化公司）的合同全生命周期管理，尤其滿足以下場景需求：日常合同管理：企業(yè)對外簽署的銷售合同、采購合同、服務合同、勞動合同等標準化審查與歸檔；法務合規(guī)支持：法務部門對合同條款的合法性、風險點進行系統(tǒng)性把控，保證符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)；跨部門協(xié)作：業(yè)務部門、財務部門、法務部門圍繞合同審批高效協(xié)同，避免信息斷層；歷史追溯與審計：通過標準化歸檔，實現(xiàn)合同快速檢索、調(diào)閱，滿足內(nèi)外部審計、合規(guī)檢查需求。通過使用本工具，企業(yè)可降低合同法律風險（如主體不適格、條款歧義）、提升審批效率（減少重復溝通）、規(guī)范檔案管理（避免合同丟失），最終實現(xiàn)合同管理的“標準化、可視化、可追溯”。二、標準化操作流程（一）合同接收與初步登記合同接收：業(yè)務部門通過OA系統(tǒng)、郵件或線下提交合同文本，同步填寫《合同基本信息表》（見“核心工具表格”），明確合同名稱、類型、對方主體、金額、簽署日期等關鍵信息。初步登記：行政或法務部門收到合同后，1個工作日內(nèi)完成登記，分配唯一合同編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型+序號，如“2024銷采字001”），并在《合同跟蹤表》中標記“待審查”狀態(tài)。（二）合同審查（核心環(huán)節(jié)）審查由法務部門牽頭，業(yè)務部門、財務部門配合，采用“三級審查機制”：1.業(yè)務部門初審（內(nèi)容完整性）審查要點：合同標的（產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格、數(shù)量）是否與業(yè)務需求一致；履行期限、交付方式、驗收標準是否符合業(yè)務場景；價格條款（單價、總價、付款方式、發(fā)票類型）是否與商務談判結(jié)果一致。輸出結(jié)果：填寫《合同審查清單表》“業(yè)務部門意見”欄，標注“通過”或“需修改”，并說明修改原因，反饋至法務部門。2.法務部門復審（合法性與風險控制）審查要點：主體資格：對方企業(yè)是否為合法注冊主體（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書，如需）；條款合法性：是否違反法律強制性規(guī)定（如“合同約定爭議解決方式為公司所在地法院管轄”是否符合《民事訴訟法》）；權(quán)利義務對等：是否存在單方加重己方責任、減輕對方責任的條款（如“逾期付款違約金日萬分之五”是否過高）；爭議解決：約定管轄法院/仲裁機構(gòu)是否明確（如“由甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院管轄”）；保密條款：是否明保證密范圍、期限及違約責任。輸出結(jié)果：填寫《合同審查清單表》“法務部門意見”欄，對高風險條款標注“??風險提示”，并給出修改建議（如“建議將‘不可抗力’定義為包括疫情、自然災害等情形”），反饋至業(yè)務部門。3.財務部門終審（財務合規(guī)性）審查要點：付款條件是否與公司資金狀況匹配（如大額合同是否約定分期付款）；發(fā)票要求是否符合稅務規(guī)定（如“提供增值稅專用發(fā)票，稅率6%”）；涉及保證金、預付款的條款是否明確退還條件及時間。輸出結(jié)果：填寫《合同審查清單表》“財務部門意見”欄，標注“財務合規(guī)”或“需調(diào)整財務條款”，與法務部門意見匯總后，提交至審批人。（三）合同修改與確認修改流程：業(yè)務部門根據(jù)法務、財務部門意見修改合同文本，修改處需標注（如“紅字+批注”），并在《合同審查清單表》“修改說明”欄簡要描述修改內(nèi)容。二次審查：法務部門對修改后的合同進行復核，確認風險點已消除后，在《合同審查清單表》中標注“審查通過”，進入審批環(huán)節(jié)。（四）合同審批與簽署審批流程：根據(jù)合同金額及類型，確定審批權(quán)限：金額≤10萬元：業(yè)務部門負責人+法務專員審批；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務部門負責人+法務經(jīng)理+財務經(jīng)理審批；金額＞50萬元：業(yè)務部門負責人+法務經(jīng)理+財務總監(jiān)+總經(jīng)理審批。簽署規(guī)范：紙質(zhì)合同：審批通過后，由授權(quán)簽署人（如法定代表人或授權(quán)代表）簽字并加蓋公司公章，騎縫章（多頁合同必備）；電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力，簽署后同步歸檔電子版。（五）合同歸檔與管理歸檔分類：按合同類型分為“銷售合同”“采購合同”“服務合同”“勞動合同”“保密協(xié)議”等，每類按“合同編號”排序存放。歸檔內(nèi)容：紙質(zhì)合同：正本原件（含簽署頁、附件）、審批流程表（《合同審查清單表》）、修改說明；電子合同：電子版PDF文件（含電子簽名記錄）、審批流程截圖、相關附件（如對方營業(yè)執(zhí)照復印件）。登記入庫：歸檔后，行政或法務部門在《合同歸檔登記表》中填寫歸檔日期、存放位置（如“檔案柜A-3層-01”）、保管人，并更新《合同跟蹤表》“狀態(tài)”為“已歸檔”。保管期限：根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定：銷售合同、采購合同：保管至合同履行完畢后5年；勞動合同：保管至員工離職后10年；保密協(xié)議：保管至協(xié)議終止后3年。三、核心工具表格設計表1：合同審查清單表（模板）合同編號合同名稱合同類型對方主體金額（元）審查環(huán)節(jié)審查項目審查標準審查結(jié)果（通過/需修改）責任人修改說明2024銷采字001辦公設備采購合同采購合同XX科技有限公司85,000業(yè)務部門初審標的物規(guī)格與采購訂單一致（電腦10臺，型號ThinkPadT480）通過*業(yè)務-法務部門復審主體資格對方營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍含“辦公設備銷售”通過*法務-法務部門復審付款條款約定“驗收合格后30日內(nèi)付清”，無預付款需修改*法務增加“預付款30%，驗收合格后付余款”財務部門終審發(fā)票要求增值稅專用發(fā)票，稅率13%通過*財務-表2：合同歸檔登記表（模板）合同編號合同名稱合同類型簽署日期歸檔日期存放位置（檔案柜/電子路徑）保管人備注（如是否含附件）2024銷采字001辦公設備采購合同采購合同2024-03-152024-03-20檔案柜A-3層-01*行政含附件：采購訂單、驗收單2024服字005市場推廣服務合同服務合同2024-03-182024-03-22電子檔案/2024服務合同/005*法務含電子簽約記錄表3：合同跟蹤表（模板）合同編號合同名稱當前狀態(tài)關鍵節(jié)點（接收/審查/審批/簽署/歸檔）負責人計劃完成時間實際完成時間延期原因（如有）2024銷采字001辦公設備采購合同已歸檔接收（3月10日）→審查（3月12日）→審批（3月14日）→簽署（3月15日）→歸檔（3月20日）*法務3月20日3月20日-2024勞字002勞動合同待審批接收（3月18日）→審查（3月19日）→審批（3月22日）→簽署（3月25日）→歸檔（3月30日）*HR3月25日--四、關鍵注意事項與優(yōu)化建議（一）審查環(huán)節(jié)注意事項主體審查不可：務必核驗對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明，避免與“皮包公司”簽約，必要時通過“信用中國”查詢企業(yè)信用記錄。條款表述避免歧義：如“盡快交付”需明確具體期限（如“合同簽署后15個工作日內(nèi)”），“違約金過高”可能被法院調(diào)整（建議不超過實際損失的30%）。附件完整性：合同中提及的附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標準）需作為合同組成部分，一并審查并歸檔。（二）歸檔管理注意事項電子與紙質(zhì)同步歸檔：采用電子合同的企業(yè)需定期備份電子檔案（如每月刻錄光盤），防止數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)合同避免使用訂書針裝訂，改用膠裝或活頁夾，保證拆封后頁碼完整。保密管理：合同檔案涉及商業(yè)秘密，需設置查閱權(quán)限（僅業(yè)務負責人、法務、財務可調(diào)閱），查閱需登記《合同查閱登記表》（記錄查閱人、時間、用途）。定期盤點：每季度對歸檔合同進行盤點，保證“賬實一致”（電子檔案與登記表一致），發(fā)覺問題及時整改。（三）工具優(yōu)化建議動態(tài)更新審查標準：根據(jù)法律法規(guī)變化（如《民法典》相關司法解釋更新）及企業(yè)業(yè)務類型，每半年修訂一次《合同審查清單