企業(yè)合同審核與存檔標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)范圍二、審核與存檔全流程操作指引（一）合同審核流程合同接收與登記業(yè)務(wù)部門或經(jīng)辦人某某將待審合同（含電子版及紙質(zhì)版）提交至法務(wù)部門，同時(shí)填寫《合同審核申請(qǐng)表》，注明合同名稱、簽約對(duì)方、業(yè)務(wù)背景、審核重點(diǎn)等。法務(wù)部門接收后，在1個(gè)工作日內(nèi)完成登記，分配審核編號(hào)（如“HT-2024-X”），并通過(guò)OA系統(tǒng)同步至相關(guān)部門。初步形式審查審核合同主體信息：簽約方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)一致，避免主體不適格。審核合同基本要素：合同標(biāo)題、簽約日期、簽訂地點(diǎn)、合同編號(hào)是否齊全，附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單）是否完整。形式審查不合格的，退回經(jīng)辦人某某補(bǔ)充材料，重新提交審核。專項(xiàng)內(nèi)容審核法律條款審核：重點(diǎn)審核合同主體資格、權(quán)利義務(wù)約定、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、法律適用等是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，避免霸王條款或法律風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)條款審核：由業(yè)務(wù)部門某某審核合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、交付期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否與業(yè)務(wù)需求一致，保證條款可執(zhí)行。財(cái)務(wù)條款審核：由財(cái)務(wù)部門某某審核金額、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票類型等是否符合財(cái)務(wù)管理制度，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。審核意見(jiàn)反饋與修訂法務(wù)部門匯總各部門審核意見(jiàn)，形成書(shū)面審核意見(jiàn)表，明確“通過(guò)”“修改后通過(guò)”“不通過(guò)”結(jié)論。若需修改，經(jīng)辦人某某根據(jù)意見(jiàn)組織簽約方修訂，修訂后重新提交審核；若不通過(guò)，說(shuō)明理由并終止流程。定稿與簽署審核通過(guò)的合同，由法務(wù)部門確認(rèn)最終文本，加蓋合同專用章或企業(yè)公章（需履行用印審批流程）。紙質(zhì)合同一式多份（如采購(gòu)合同通常一式三份：企業(yè)、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)各執(zhí)一份），雙方簽字蓋章后生效；電子合同通過(guò)合法電子簽名平臺(tái)簽署，保證法律效力。（二）合同存檔流程簽署后整理合同簽署完成后，經(jīng)辦人某某在3個(gè)工作日內(nèi)收集合同正本、附件、審核意見(jiàn)表、簽署頁(yè)等全套材料，保證無(wú)缺頁(yè)、涂改。分類與編號(hào)按合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)等）、年度（如2024年）分類存放，編號(hào)規(guī)則為“合同類型-年度-序號(hào)”（如“CG-2024-001”）。同一類合同按簽約日期排序，便于檢索。歸檔登記填寫《合同存檔登記表》，記錄合同編號(hào)、名稱、簽約方、簽署日期、存放位置（如檔案柜編號(hào)/電子路徑）、保管期限等信息。電子合同同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，僅相關(guān)部門人員可查閱。存放與保管紙質(zhì)合同存入專用檔案柜，防火、防潮、防蟲(chóng)，由行政部門專人負(fù)責(zé)管理；電子合同定期備份（如每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。借閱與歸還因工作需要借閱合同，需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人某某審批后，檔案管理員辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日。借閱期間不得涂改、復(fù)制（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理某某批準(zhǔn)），到期及時(shí)歸還，檢查合同完整性。到期與銷毀合同保管期滿（如一般合同保管10年，重要合同保管20年），由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核及總經(jīng)理某某批準(zhǔn)后，雙人監(jiān)銷并記錄銷毀清單。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格表1：合同審核申請(qǐng)表合同編號(hào)合同名稱簽約方業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人提交日期HT-2024-X采購(gòu)合同科技有限公司采購(gòu)部*2024–審核重點(diǎn)□主體資格□法律條款□業(yè)務(wù)條款□財(cái)務(wù)條款□其他：__________附件清單□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□授權(quán)委托書(shū)□技術(shù)協(xié)議□訂單□其他：__________部門負(fù)責(zé)人審批簽字：____________日期：____________表2：合同審核意見(jiàn)表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核日期HT-2024-X法律條款法務(wù)部*2024–審核意見(jiàn)1.第5條違約責(zé)任約定過(guò)輕，建議明確違約金計(jì)算方式；2.爭(zhēng)議解決方式建議約定為“企業(yè)所在地法院”。審核結(jié)論□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)（原因：__________）簽字確認(rèn)________________表3：合同存檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽約方簽署日期存放位置保管期限HT-2024-X銷售合同YY商貿(mào)有限公司2024–檔案柜-01-0310年電子路徑\fileserver\2024-X.pdf借閱記錄借閱人：__________借閱日期：__________歸還日期：__________備注含附件2份四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)性優(yōu)先合同內(nèi)容必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，禁止簽訂違反強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“一切爭(zhēng)議由對(duì)方所在地法院管轄”等顯失公平條款）。涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)藥）的合同，需遵守行業(yè)監(jiān)管要求，保證資質(zhì)齊全（如許可證、認(rèn)證證書(shū)）。信息完整性合同關(guān)鍵信息（如金額、履行期限、違約責(zé)任）不得模糊表述，避免歧義；附件與主合同內(nèi)容一致，矛盾時(shí)以主合同為準(zhǔn)。簽約方信息需與證件原件核對(duì)，避免因名稱、地址錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無(wú)效。保密與安全涉及商業(yè)秘密的合同，需在合同中明保證密條款，限制信息傳播范圍；檔案管理員不得泄露合同內(nèi)容，違者追究責(zé)任。電子合同存儲(chǔ)需加密，定期查殺病毒，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞。動(dòng)態(tài)管理合同履行過(guò)程中，如發(fā)生變更、解除等情況，需簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議，并同步更新存檔信息，保證檔案與實(shí)際業(yè)務(wù)一致。定期（如每季度）檢查合同存檔情況，對(duì)缺失、損壞