合同管理流程及標準化一、適用范圍與典型場景二、合同管理全流程操作指引1.合同需求提出與立項操作主體：業(yè)務部門（如采購部、項目部、銷售部）操作步驟：需求確認：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務目標（如采購需求、合作意向），明確合同標的、數(shù)量、質量標準、交付時間、預算等核心要素，填寫《合同立項申請表》（模板1），部門負責人簽字確認?？绮块T對接：涉及財務、法務、技術等部門的，需同步溝通需求可行性（如預算合規(guī)性、技術實現(xiàn)條件），保證需求無沖突。立項審批：將《合同立項申請表》提交至分管領導審批，重大項目需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，正式啟動合同起草。2.合同起草與條款擬定操作主體：業(yè)務部門（主導）、法務部（審核支持）操作步驟：模板選擇：根據(jù)合同類型（如購銷合同、服務合同），優(yōu)先使用公司標準化合同模板（模板2-模板5），無模板時參考行業(yè)通用范本。條款填充：按模板要求填寫核心信息，包括：合同主體雙方（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、技術參數(shù)等）；權利義務（交付/驗收標準、付款方式、違約責任、保密條款等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院）；合同生效條件（簽字蓋章、附條件生效等）。內部審核：業(yè)務部門負責人審核條款的完整性與業(yè)務合理性，法務部重點審核合法性、風險點（如違約責任是否對等、知識產(chǎn)權歸屬是否明確），形成《合同審核意見表》（模板6）。3.合同談判與修訂操作主體：業(yè)務部門（主談）、法務部（法務支持）、財務部（財務條款支持）操作步驟：談判準備：業(yè)務部門梳理談判底線（如價格上限、交付周期），法務部提示談判中的法律風險點（如免責條款、擔保責任）。談判執(zhí)行：與對方就合同條款進行溝通，達成一致后形成《合同談判紀要》（模板7），明確修改內容、責任方及時間節(jié)點。修訂確認：根據(jù)談判紀要修訂合同文本，經(jīng)雙方確認后形成最終版本，由雙方授權代表簽字（需附授權委托書，模板8）。4.合同審批與簽署操作主體：法務部、財務部、分管領導、總經(jīng)理（按權限）操作步驟：審批流程：最終版合同按《合同審批權限表》（模板9）逐級審批，法務部確認法律風險可控，財務部確認財務條款（如付款方式、稅費承擔）符合公司制度，分管領導審核業(yè)務必要性，總經(jīng)理對重大合同最終審批。用印管理：審批通過后，由行政部/綜合部根據(jù)審批單加蓋公司公章或合同專用章（需登記用印臺賬，模板10），保證“審批-用印”一一對應。簽署生效：雙方同時或先后簽署合同，簽署頁需包含雙方名稱、簽字/蓋章日期，合同自雙方簽字蓋章之日起生效（另有約定的除外）。5.合同履行與跟蹤操作主體：業(yè)務部門（執(zhí)行）、財務部（付款）、法務部（監(jiān)督）操作步驟：履行計劃：業(yè)務部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計劃表》（模板11），明確各階段任務、責任人及時間節(jié)點（如交付節(jié)點、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）。進度跟蹤：定期跟蹤合同履行情況，記錄履行中的問題（如延遲交付、質量不符），及時與對方溝通解決，形成《合同履行記錄表》（模板12）。變更管理：履行中需變更合同內容（如標的、數(shù)量、價格）時，雙方應簽訂《合同變更協(xié)議》（模板13），經(jīng)原審批流程審批后生效，避免口頭約定。驗收與結算：按合同約定進行驗收（如產(chǎn)品驗收、服務驗收），填寫《驗收確認書》（模板14），財務部憑驗收單、發(fā)票等辦理付款。6.合同歸檔與復盤操作主體：行政部/檔案室、業(yè)務部門操作步驟：資料整理：合同簽署后，業(yè)務部門收集完整合同文本（含附件、審批單、談判紀要、驗收單等），整理成冊。歸檔登記：將合同資料移交至檔案室，填寫《合同歸檔登記表》（模板15），按“合同類型-年份-編號”分類存放，電子版同步至合同管理系統(tǒng)（如有）。復盤分析：合同履行結束后，業(yè)務部門組織復盤，分析履約中的風險點、問題及改進措施，形成《合同履約總結報告》（模板16），為后續(xù)合同管理提供經(jīng)驗參考。三、標準化清單模板1：合同立項申請表項目名稱合同類型（購銷/服務/合作等）申請部門申請人合同標的預算金額資金來源需求說明（標的、數(shù)量、質量標準等）部門負責人意見簽字：日期：分管領導意見簽字：日期：總經(jīng)理意見（重大項目）簽字：日期：模板2：購銷合同模板（簡化版）合同編號：[年份]XX購字第XX號甲方：[公司名稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]，法定代表人：*，地址：[地址]乙方：[公司名稱]，統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]，法定代表人：*，地址：[地址]第一條標的：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額（詳見附件《產(chǎn)品清單》）第二條質量標準：符合國家/行業(yè)標準，甲方驗收合格為準第三條交付：交付時間、地點、方式，乙方承擔運輸費用及風險第四條付款：簽訂合同后X日內預付30%，驗收合格后X日內付清余款第五條違約責任：逾期交付/付款，按日萬分之五支付違約金；質量問題無條件退換第六條爭議解決：協(xié)商不成，提交甲方所在地人民法院訴訟第七條其他：本合同一式X份，雙方各執(zhí)X份，自雙方簽字蓋章之日起生效模板3：服務合同模板（簡化版）合同編號：[年份]XX服字第XX號甲方：[服務需求方信息]乙方：[服務提供方信息]第一條服務內容：服務范圍、具體要求、交付成果（詳見附件《服務說明書》）第二條服務期限：X年X月X日至X年X月X日第三條服務費用：總金額XX元，支付方式（分期/一次性），乙方提供增值稅普通發(fā)票第四條驗收標準：按《服務說明書》約定，甲方在X個工作日內書面確認第五條保密條款：雙方不得泄露服務過程中獲知的商業(yè)秘密，保密期限至合同終止后X年模板4：合同審批意見表合同編號合同名稱審核部門審核人審核日期審核意見（業(yè)務/財務/法務）修改建議（如有）審批結論□同意□修改后同意□不同意審批人簽字日期：模板5：合同履行記錄表合同編號合同名稱履行階段計劃日期實際日期責任人完成情況問題描述解決措施（如交付、驗收、付款等）四、關鍵注意事項與風險提示1.合同主體審查簽訂前務必核實對方主體資格，查驗營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權委托書（非法定代表人簽署時），避免與無民事行為能力或超越權限的主體簽約。涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療），需確認對方具備相應資質許可。2.核心條款規(guī)范標的條款：明確名稱、規(guī)格、型號等，避免模糊表述（如“優(yōu)質產(chǎn)品”），建議以附件形式詳細列明。付款條款：明確付款節(jié)點、方式、賬戶信息，避免“貨到付款”等模糊約定，防范逾期風險。違約責任：約定具體違約金計算方式或損失賠償范圍，保證對等性，避免“一方免責”條款。3.履行過程監(jiān)控嚴格按合同約定履行義務，保留履行憑證（如交付單、驗收單、溝通記錄），保證可追溯。履行中發(fā)覺對方違約（如延遲交付、質量不符），應在法定期限內書面催告，并固定證據(jù)（如郵件、函件）。4.檔案管理要求合同及附件（審批單、變更協(xié)議、驗收單等）需原件保存，電子版與紙質版一