一、指南適用范圍與核心目標(biāo)本指南適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購及項目采購場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性與高效性，同時降低操作風(fēng)險，保障采購雙方權(quán)益。核心目標(biāo)包括：統(tǒng)一采購操作標(biāo)準(zhǔn)、明確各環(huán)節(jié)責(zé)任分工、優(yōu)化資源配置效率、防范采購過程中的廉潔風(fēng)險及法律糾紛。二、采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）采購需求發(fā)起與確認(rèn)需求提報操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》（詳見“關(guān)鍵操作表格”），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途及期望交付時間。注意事項：技術(shù)參數(shù)需清晰、可量化，避免模糊描述（如“高質(zhì)量”“快速響應(yīng)”等），保證供應(yīng)商能準(zhǔn)確理解需求；預(yù)算金額需符合公司財務(wù)制度，超預(yù)算采購需提前啟動預(yù)算審批流程。需求審核與確認(rèn)操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人*、采購部、財務(wù)部（如涉及預(yù)算調(diào)整）操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人*對需求的必要性、合理性進行審核簽字；采購部復(fù)核采購需求的合規(guī)性（如是否屬于集中采購目錄、是否滿足最低數(shù)量要求等）及市場行情，確認(rèn)采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等）；財務(wù)部審核預(yù)算金額，確認(rèn)資金來源。輸出成果：《采購需求審批表》（經(jīng)各部門簽字確認(rèn)后生效）。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核供應(yīng)商尋源操作主體：采購專員*操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求類型，通過以下渠道篩選潛在供應(yīng)商：公開渠道：采購網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺、企業(yè)官網(wǎng)公開招標(biāo)信息；邀請渠道：從合格供應(yīng)商庫中選取3家及以上優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商發(fā)出邀請；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需備件）：可通過市場調(diào)研快速尋源，后續(xù)補充資質(zhì)審核。注意事項：避免單一渠道依賴，保證供應(yīng)商來源的廣泛性與競爭性。供應(yīng)商資質(zhì)審核操作主體：采購專員*、法務(wù)部（如需）操作內(nèi)容：向潛在供應(yīng)商索取以下資質(zhì)文件，并審核其真實性與有效性：營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件加蓋公章）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等，根據(jù)采購物品類型確定）；法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如簽約人非法定代表人）；近一年內(nèi)的類似業(yè)績證明（如合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）；財務(wù)狀況報告（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表，評估供應(yīng)商履約能力）。審核標(biāo)準(zhǔn)：資質(zhì)文件齊全且在有效期內(nèi)，無重大違法違規(guī)記錄（通過“信用中國”等官方渠道核查）。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（審核通過者納入本次采購候選名單）。（三）詢價、比價與議價詢價文件編制與發(fā)出操作主體：采購專員*操作內(nèi)容：編制《詢價函》，包含以下內(nèi)容：采購需求明細（物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等）；報價要求（報價包含稅費、運費、安裝費等所有費用，報價有效期不少于7天）；供應(yīng)商需提供的附加材料（如樣品、售后服務(wù)方案等）；截止時間及聯(lián)系方式。注意事項：詢價內(nèi)容需對候選供應(yīng)商保持一致，避免傾向性條款。收集報價與比價分析操作主體：采購專員、采購經(jīng)理操作內(nèi)容：在規(guī)定時間內(nèi)收集供應(yīng)商報價，填寫《供應(yīng)商比價表》（詳見“關(guān)鍵操作表格”），對比各供應(yīng)商的報價、交期、資質(zhì)、業(yè)績、售后服務(wù)等維度；若報價差異超過10%（或公司規(guī)定的閾值），需要求供應(yīng)商提供書面說明（如成本構(gòu)成、品牌差異等）。議價原則：在保證質(zhì)量與服務(wù)的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商，不得為低價而降低核心需求標(biāo)準(zhǔn)。輸出成果：《采購比價分析報告》（明確推薦供應(yīng)商及理由，附報價單等佐證材料）。（四）采購合同簽訂合同起草與審核操作主體：采購專員*、法務(wù)部、財務(wù)部操作內(nèi)容：采購專員*根據(jù)比價結(jié)果及雙方洽談條件，起草采購合同（使用本指南提供的“采購合同模板”），明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的物詳情、價格、交付驗收、付款方式、違約責(zé)任等條款；法務(wù)部審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式等）；財務(wù)部審核付款條款與公司資金管理制度的匹配性（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金留存等）。注意事項：合同條款需與采購需求、比價結(jié)果一致，避免模糊表述（如“大概”“左右”），違約責(zé)任需對等。合同審批與簽署操作主體：采購經(jīng)理、總經(jīng)理（或授權(quán)代表）、供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表操作內(nèi)容：《合同審批表》經(jīng)采購經(jīng)理、法務(wù)部、財務(wù)部、總經(jīng)理審批通過后，打印紙質(zhì)合同一式兩份（或三份，含財務(wù)部存檔）；雙方加蓋公章（或合同專用章），法定代表人或授權(quán)代表簽字，合同生效。輸出成果：生效的采購合同（正本雙方各執(zhí)一份，副本采購部、財務(wù)部分別存檔）。（五）訂單執(zhí)行與交付驗收訂單下達與跟蹤操作主體：采購專員*操作內(nèi)容：根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點、方式；定期跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證供應(yīng)商按合同約定時間交付。異常處理：若供應(yīng)商可能延期，需提前3個工作日通知采購部，協(xié)商解決方案（如分批交付、調(diào)整交付時間等）。貨物/服務(wù)驗收操作主體：需求部門、采購專員*、質(zhì)檢部（如需）操作內(nèi)容：貨物送達后，需求部門與采購專員*共同核對數(shù)量、外觀、型號是否與訂單一致；涉及質(zhì)量檢測的物品，由質(zhì)檢部出具《檢驗報告》（合格后方可入庫/使用）；服務(wù)類采購，由需求部門根據(jù)服務(wù)方案驗收，填寫《服務(wù)驗收表》。驗收標(biāo)準(zhǔn)：以合同約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及樣品為準(zhǔn)，驗收不合格的需出具《不合格品通知單》，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)退換貨或整改。輸出成果：《貨物驗收單》或《服務(wù)驗收單》（需求部門、采購部、供應(yīng)商三方簽字確認(rèn)）。（六）付款與結(jié)算付款申請與審核操作主體：采購專員*、財務(wù)部操作內(nèi)容：采購專員*根據(jù)合同約定及驗收單，填寫《付款申請表》，附發(fā)票、合同復(fù)印件、驗收單等材料；財務(wù)部審核申請材料的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票類型是否正確、金額是否與合同一致等）?？铐椫Ц恫僮髦黧w：財務(wù)部操作內(nèi)容：按照公司資金審批流程，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項；合同約定質(zhì)保金的，在質(zhì)保期到期且無質(zhì)量問題后支付。注意事項：付款前需確認(rèn)供應(yīng)商賬戶信息與合同一致，避免支付錯誤。三、采購合同模板采購合同合同編號：[XXXX]-采-[XXXX]號采購方：[采購方全稱]法定代表人/授權(quán)代表*：[姓名]地址：[采購方地址]聯(lián)系方式：[采購方聯(lián)系方式]供應(yīng)商：[供應(yīng)商全稱]法定代表人/授權(quán)代表*：[姓名]地址：[供應(yīng)商地址]聯(lián)系方式：[供應(yīng)商聯(lián)系方式]鑒于：采購方需向供應(yīng)商采購物品/服務(wù)，供應(yīng)商具備供貨能力，雙方根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，本著平等、自愿、公平、誠實信用原則，達成如下協(xié)議：第一條采購標(biāo)的物物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求合計金額（大寫）：[人民幣大寫金額]（小寫）：￥[金額]第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：[具體標(biāo)準(zhǔn)，如國家GB標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙參數(shù)等]；質(zhì)保期：[XX個月/年]，質(zhì)保期內(nèi)非人為損壞，供應(yīng)商免費維修或更換；供應(yīng)商需提供[質(zhì)量合格證、檢驗報告、保修卡等]文件。第三條交付交付時間：[XXXX年XX月XX日]前；交付地點：[采購方指定地點，如XX市XX區(qū)XX路XX號]；運輸方式及費用承擔(dān)：[供應(yīng)商負(fù)責(zé)運輸并承擔(dān)費用/采購方自提，費用由XX方承擔(dān)]；風(fēng)險轉(zhuǎn)移：貨物交付至指定地點并經(jīng)采購方驗收合格后，毀損、滅失風(fēng)險由采購方承擔(dān)。第四條驗收驗收時間：貨物送達后[3]個工作日內(nèi)；驗收方式：[數(shù)量清點、外觀檢查、質(zhì)量檢測（由第三方機構(gòu)XX公司出具報告）]；驗收結(jié)果處理：合格：采購方簽署《貨物驗收單》；不合格：采購方在[2]個工作日內(nèi)書面通知供應(yīng)商，供應(yīng)商需在[5]個工作日內(nèi)退換貨，由此產(chǎn)生的費用由供應(yīng)商承擔(dān)。第五條付款方式預(yù)付款：本合同生效后[5]個工作日內(nèi)，采購方支付合同總價的[30]%，即￥[金額]；到貨款：貨物驗收合格后[5]個工作日內(nèi)，采購方支付合同總價的[60]%，即￥[金額]；質(zhì)保金：剩余[10]%即￥[金額]作為質(zhì)保金，質(zhì)保期到期后[5]個工作日內(nèi)無息支付。付款賬戶信息：開戶名：[采購方賬戶名]開戶行：[采購方開戶行]賬號：[采購方賬號]第六條違約責(zé)任供應(yīng)商違約：逾期交付：每逾期1天，按合同總價的[0.5]%向采購方支付違約金，逾期超過[10]天，采購方有權(quán)解除合同；質(zhì)量不合格：供應(yīng)商在采購方要求期限內(nèi)未退換貨的，采購方有權(quán)要求返還已支付款項并要求賠償損失。采購方違約：逾期付款：每逾期1天，按應(yīng)付未付金額的[0.5]%向供應(yīng)商支付違約金；無正當(dāng)理由拒收貨物：需向供應(yīng)商支付合同總價的[10]%作為違約金。第七條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[采購方所在地]人民法院提起訴訟。第八條其他本合同一式[肆]份，采購方執(zhí)[貳]份，供應(yīng)商執(zhí)[壹]份，[壹]份用于備案，具有同等法律效力；本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，未盡事宜，可簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等效力。采購方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表*（簽字）：日期：XXXX年XX月XX日供應(yīng)商（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表*（簽字）：日期：XXXX年XX月XX日四、關(guān)鍵操作表格表1：采購需求申請表申請單號申請部門申請人*申請日期采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算金額（元）資金來源技術(shù)參數(shù)/需求說明用途及交付時間需求部門負(fù)責(zé)人*意見簽字：日期：采購部意見簽字：日期：財務(wù)部意見簽字：日期：表2：供應(yīng)商比價表采購項目[項目名稱]比價日期[XXXX年XX月XX日]序號供應(yīng)商名稱報價（元）交期（天）123比價結(jié)論推薦供應(yīng)商：[供應(yīng)商名稱]，推薦理由：[如價格最低、交期最短、資質(zhì)最優(yōu)等]采購專員*：采購經(jīng)理*：表3：貨物驗收單驗收單號合同編號驗收日期[XXXX年XX月XX日]供應(yīng)商名稱[供應(yīng)商全稱]采購物品/服務(wù)名稱[物品名稱]規(guī)格型號[型號]數(shù)量[數(shù)量]驗收項目驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果是否合格數(shù)量與訂單一致[√/×]外觀無破損、劃痕[√/×]質(zhì)量[技術(shù)參數(shù)][√/×]驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因說明：[]）需求部門簽字：采購專員*：供應(yīng)商代表：日期：XXXX年XX月XX日日期：XXXX年XX月XX日日期：XXXX年XX月XX日五、操作要點與風(fēng)險提示需求管理：需求提報需避免“應(yīng)急采購”常態(tài)化，確屬緊急情況的，需經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)后啟動快速采購流程，事后3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)；技術(shù)參數(shù)需經(jīng)需求部門與技術(shù)負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)，避免因參數(shù)不清導(dǎo)致采購爭議。供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商庫，每年對供應(yīng)商進行一次綜合評價（包括質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等），評價結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)；嚴(yán)禁向未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商下單，防范“三無產(chǎn)品”風(fēng)