員工離職管理流程與交接指南適用情境與目標(biāo)本指南適用于企業(yè)內(nèi)部員工因主動辭職、勞動合同到期終止、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因離職時(shí)的全流程管理，旨在規(guī)范離職操作、保障工作連續(xù)性、保護(hù)公司與員工雙方合法權(quán)益，同時(shí)通過標(biāo)準(zhǔn)化交接減少因人員變動帶來的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。無論是HR部門、離職員工所在團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，還是接替工作的同事，均可依據(jù)本指南高效推進(jìn)離職相關(guān)工作。全流程操作步驟詳解第一步：離職意向溝通與申請?zhí)峤挥|發(fā)場景：員工提出離職意向（口頭或書面），或勞動合同到期前雙方協(xié)商終止。操作說明：員工若主動離職，需提前3天（試用期內(nèi)）或30天（試用期外）向直接負(fù)責(zé)人提交《員工離職申請表》，說明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期；若為公司提出離職（如崗位調(diào)整、業(yè)務(wù)收縮等），負(fù)責(zé)人需提前與員工溝通，明確離職日期并書面通知。直接負(fù)責(zé)人收到申請后，2個(gè)工作日內(nèi)與員工進(jìn)行初步面談，知曉離職真實(shí)原因（如職業(yè)發(fā)展、薪資待遇、工作壓力等），評估挽留可能性，若需挽留需同步反饋至HR部門。HR部門審核離職申請的合規(guī)性（如是否符合提前通知期、是否存在未結(jié)清的勞動糾紛等），確認(rèn)無誤后簽署審批意見，流轉(zhuǎn)至公司管理層最終審批。第二步：工作交接計(jì)劃制定與確認(rèn)觸發(fā)場景：離職申請審批通過后，部門負(fù)責(zé)人需啟動交接安排。操作說明：部門負(fù)責(zé)人指定工作接收人（優(yōu)先選擇同崗位同事或團(tuán)隊(duì)成員），保證接收人對工作內(nèi)容有基本知曉；若暫無合適人選，需明確臨時(shí)負(fù)責(zé)人及后續(xù)招聘計(jì)劃。負(fù)責(zé)人與離職員工、接收人共同召開交接啟動會，明確交接范圍（日常工作內(nèi)容、未完成項(xiàng)目、客戶資源、文件資料、系統(tǒng)權(quán)限等）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（建議不少于5個(gè)工作日）及交接標(biāo)準(zhǔn)（如資料完整性、工作進(jìn)度更新要求）。離職員工根據(jù)會議內(nèi)容制定《工作交接計(jì)劃表》，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，作為后續(xù)交接的執(zhí)行依據(jù)。第三步：工作內(nèi)容與資料交接執(zhí)行觸發(fā)場景：交接計(jì)劃確定后，離職員工與接收人開始逐項(xiàng)交接。操作說明：日常工作交接：離職員工需詳細(xì)說明日常工作的操作流程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、常見問題處理方法，并提供書面操作指引（如SOP、工作手冊等）；接收人現(xiàn)場模擬操作，保證掌握核心技能。項(xiàng)目進(jìn)度交接：針對進(jìn)行中的項(xiàng)目，離職員工需提交《項(xiàng)目交接清單》，包含項(xiàng)目背景、當(dāng)前進(jìn)度、下一步計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、對接人（客戶/合作方）等信息，與接收人逐項(xiàng)核對并簽字確認(rèn)。文件資料交接：所有工作文件（電子版及紙質(zhì)版）需分類整理，存入指定共享文件夾或移交至部門檔案室；電子文件需保證可正常訪問（如密碼交接、權(quán)限開通），紙質(zhì)資料需填寫《文件交接登記表》，注明資料名稱、數(shù)量、交接日期?？蛻糍Y源交接：涉及客戶對接的崗位，離職員工需協(xié)助對接客戶，向客戶正式介紹接收人，并提供客戶需求歷史、溝通記錄、合作要點(diǎn)等關(guān)鍵信息，保證客戶體驗(yàn)不受影響。第四步：物品與權(quán)限清理觸發(fā)場景：工作內(nèi)容交接接近完成時(shí)，同步開展物品與權(quán)限清理。操作說明：公司物品歸還：離職員工需歸還所有公司財(cái)物，包括電腦、工牌、門禁卡、手機(jī)、辦公家具、書籍資料等，填寫《公司物品交接表》，由接收人（行政部或部門助理）核對數(shù)量與狀態(tài)并簽字確認(rèn)；如有損壞或丟失，需按公司規(guī)定處理。系統(tǒng)權(quán)限關(guān)閉：部門負(fù)責(zé)人或HR需在離職員工最后工作日當(dāng)天，關(guān)閉其所有系統(tǒng)權(quán)限（如OA系統(tǒng)、郵箱、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、內(nèi)部通訊工具等），保證信息安全；涉及核心系統(tǒng)的權(quán)限，需由IT部門協(xié)助完成。賬號密碼交接：若存在共用賬號（如部門公眾號、社交媒體賬號等），需在交接表中明確賬號密碼及使用規(guī)范，由接收人更改密碼后確認(rèn)權(quán)限可用。第五步：手續(xù)辦理與結(jié)算觸發(fā)場景：離職員工最后工作日前3個(gè)工作日，HR啟動手續(xù)辦理。操作說明：離職證明開具：HR在確認(rèn)工作交接無遺漏、物品歸還完畢后，為員工開具《離職證明》（注明勞動合同期限、離職日期、工作崗位等信息，不包含離職原因等敏感信息）。費(fèi)用結(jié)算：結(jié)算員工未領(lǐng)取的工資、未休年假工資（按國家規(guī)定折算）、報(bào)銷款項(xiàng)（需提交合規(guī)票據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核）、獎(jiǎng)金/提成（按公司制度核算）等，保證在離職當(dāng)日通過銀行轉(zhuǎn)賬支付。社保與公積金轉(zhuǎn)移：HR為員工辦理社保、公積金停繳手續(xù)，并提供《社保繳費(fèi)憑證》《公積金繳存證明》，員工可憑此辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)；如需協(xié)助，HR需提供轉(zhuǎn)移指南。離職協(xié)議簽署：雙方就勞動關(guān)系解除/終止事宜簽署《離職協(xié)議書》，明確權(quán)利義務(wù)（如競業(yè)限制、保密義務(wù)等），一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第六步：離職面談與反饋收集觸發(fā)場景：離職員工最后工作日當(dāng)天，HR組織離職面談。操作說明：面談由HR單獨(dú)進(jìn)行，環(huán)境私密、氛圍輕松，鼓勵(lì)員工真實(shí)表達(dá)意見。面談內(nèi)容包括：離職真實(shí)原因、對公司的建議（如管理流程、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、企業(yè)文化等）、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等，HR需詳細(xì)記錄《離職面談記錄表》。對于員工提出的合理建議，HR需整理匯總后反饋至相關(guān)部門，推動公司管理優(yōu)化；對于員工的疑問，需耐心解答，避免遺留問題。第七步：交接完成與后續(xù)跟進(jìn)觸發(fā)場景：離職員工辦理完畢所有離職手續(xù)后，進(jìn)入收尾階段。操作說明：部門負(fù)責(zé)人與接收人在員工離職后1周內(nèi)，共同檢查交接工作落實(shí)情況（如項(xiàng)目是否順利推進(jìn)、客戶反饋是否正常等），保證無遺漏事項(xiàng)。HR將離職資料（離職申請、交接清單、離職協(xié)議、面談記錄等）歸檔保存，保存期限不少于2年。若離職員工涉及競業(yè)限制，HR需按協(xié)議約定在離職后按月支付補(bǔ)償金，并定期跟蹤其就業(yè)情況（需符合法律規(guī)定）。實(shí)用模板清單模板一：員工離職申請表基本信息姓名：*部門：*崗位：*入職日期年月*日預(yù)計(jì)離職日期年月*日離職類型□主動辭職□合同到期□公司提出□其他：_______離職原因說明（可附頁詳細(xì)說明，如職業(yè)發(fā)展、薪資調(diào)整、家庭原因等）直接負(fù)責(zé)人意見簽字：_______日期：_______HR部門意見簽字：_______日期：_______公司管理層審批簽字：_______日期：_______模板二：工作交接清單交接類別具體內(nèi)容描述當(dāng)前狀態(tài)接收人簽字交接人簽字備注日常工作日常報(bào)表制作流程、數(shù)據(jù)來源、提交時(shí)間進(jìn)行中未完成項(xiàng)目“*項(xiàng)目”（進(jìn)度：80%，下一步：客戶方案確認(rèn)）進(jìn)行中需*月日前完成文件資料電子版合同（共享路徑：*）、紙質(zhì)臺賬（共3本）已歸檔臺賬存放于檔案室客戶資源客戶A（聯(lián)系人：，需求：，近期溝通記錄：*）已對接已向客戶介紹接收人系統(tǒng)權(quán)限OA系統(tǒng)賬號（密碼已重置）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)查看權(quán)限已關(guān)閉模板三：公司物品交接表物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)取日期歸還狀態(tài)（完好/損壞/丟失）接收人簽字交接人簽字筆記本電腦ThinkPadT4801年月*日完好工牌-1年月*日完好辦公椅-1年月*日椅子輕微劃痕（已備注）部門門禁卡-1年月*日已注銷模板四：離職面談記錄表面談時(shí)間年月日::面談地點(diǎn)會議室*面談人*（HR）被面談人*（離職員工）離職真實(shí)原因（如：“希望從事與專業(yè)更匹配的崗位”“家庭搬遷至外地”）對公司的建議（如：“建議優(yōu)化跨部門溝通流程”“希望增加員工培訓(xùn)機(jī)會”）其他說明（如：“離職后會保守公司商業(yè)秘密”）面談人簽字____________被面談人簽字____________關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示交接完整性保障：部門負(fù)責(zé)人需全程監(jiān)督交接過程，保證“事事有人接、件件有著落”，避免因交接遺漏導(dǎo)致工作停滯；接收人需對交接內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核，如有疑問及時(shí)提出，不得盲目簽字確認(rèn)。信息安全與保密：離職員工需簽署《保密協(xié)議》，明確在職期間接觸的公司商業(yè)秘密（如技術(shù)資料、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等）在離職后仍需保密；IT部門需在權(quán)限關(guān)閉前檢查員工電腦是否有私自拷貝公司數(shù)據(jù)的行為，保證信息安全。溝通情緒管理：部門負(fù)責(zé)人與HR需與離職員工保持理性溝通，避免沖突或負(fù)面情緒擴(kuò)散；對于因離職產(chǎn)生不滿的員工，需耐心傾聽其訴求，必要時(shí)通過勞動仲裁等合法途徑解決，不得激化