PAGE村級檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村級檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村級各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本村實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類檔案的收集、整理、保管、利用等管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村級檔案由村檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自分散保存。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本村各項工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集本村工作中形成的各類檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本村檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本村各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防治檔案的損壞、霉變、蟲蛀等。5.積極開展檔案利用工作，為村級各項工作提供檔案信息服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。6.負(fù)責(zé)對村級各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）村級各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案室做好檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，積極提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備一定的檔案專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.做好檔案的收集、整理、保管、利用等記錄工作，及時更新檔案管理信息。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全和完整。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級黨委、政府及有關(guān)部門下發(fā)的與本村工作相關(guān)的文件、通知、指示、決議等。2.本村黨組織、村委會形成的各類文件材料，包括會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等。3.本村各類活動的文件材料，如村民代表大會材料、黨員大會材料、文化活動材料、公益事業(yè)建設(shè)材料等。4.本村土地承包、宅基地審批、財務(wù)收支、資產(chǎn)登記等方面的文件材料。5.本村人口、計劃生育、社會保障、民政救助等方面的文件材料。6.本村各類榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于重要文件材料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會事務(wù)類、文化教育類、其他類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為庫房。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，保障檔案的安全保管。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本村主要職能活動和歷史面貌的，對本村工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。（四）檔案保管檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，對破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為村級各項工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為村民查詢個人檔案信息，如土地承包檔案、宅基地審批檔案等。3.為歷史研究、編史修志等提供檔案資料。4.其他合法合規(guī)的利用需求。（二）利用方式1.查閱本村工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱外單位或個人因特殊需要借閱本村檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效證件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失。（三）利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由村檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史保存價值。2.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目的為提高檔案管理效率，方便檔案利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對本村重要檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。（二）數(shù)字化范圍1.永久保管的檔案。2.涉及村民切身利益、具有重要查考價值的檔案。（三）數(shù)字化流程1.掃描采用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份