PAGE木塑樣品留樣制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范木塑樣品留樣管理，確保樣品的代表性、完整性和可追溯性，為產(chǎn)品質(zhì)量控制、問題追溯、客戶投訴處理以及產(chǎn)品改進(jìn)等提供有力支持，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司木塑產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售及售后服務(wù)過程中涉及的樣品留樣管理，包括原材料、半成品、成品以及在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類試驗(yàn)樣品、檢測(cè)樣品等。（三）基本原則1.科學(xué)性原則：留樣應(yīng)基于科學(xué)的抽樣方法和分析檢測(cè)需求，確保所留樣品能夠真實(shí)反映產(chǎn)品質(zhì)量特性。2.代表性原則：所留樣品應(yīng)具有足夠的代表性，能夠代表整批產(chǎn)品的質(zhì)量狀況，涵蓋不同批次、不同規(guī)格、不同生產(chǎn)條件下的產(chǎn)品。3.完整性原則：留樣過程應(yīng)保證樣品的完整性，包括樣品的原始狀態(tài)、包裝、標(biāo)識(shí)等信息的完整記錄和保存。4.可追溯性原則：留樣記錄應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，能夠清晰追溯樣品的來源、生產(chǎn)批次、留樣時(shí)間、留樣人等關(guān)鍵信息，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地查找和使用樣品。二、留樣職責(zé)分工（一）生產(chǎn)部門1.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的抽樣方法和數(shù)量，從生產(chǎn)線上抽取木塑產(chǎn)品樣品，并確保樣品的代表性和完整性。2.將抽取的樣品及時(shí)交付至指定的留樣區(qū)域，并配合質(zhì)量部門做好樣品的交接和標(biāo)識(shí)工作。3.協(xié)助質(zhì)量部門對(duì)留樣樣品進(jìn)行管理，提供必要的生產(chǎn)信息和追溯支持。（二）質(zhì)量部門1.制定木塑樣品留樣計(jì)劃和操作規(guī)程，明確留樣的品種、數(shù)量、期限、留樣條件等要求。2.負(fù)責(zé)對(duì)留樣樣品進(jìn)行登記、編號(hào)、標(biāo)識(shí)，并妥善保管在符合要求的留樣環(huán)境中。3.定期對(duì)留樣樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)和觀察，記錄檢測(cè)結(jié)果和樣品狀態(tài)變化情況，確保樣品質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。4.根據(jù)實(shí)際需要，組織對(duì)留樣樣品進(jìn)行分析和鑒定，為產(chǎn)品質(zhì)量問題的調(diào)查、處理和改進(jìn)提供技術(shù)支持。（三）銷售部門1.在產(chǎn)品銷售過程中，如客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量提出疑問或需要提供樣品進(jìn)行檢測(cè)時(shí)，及時(shí)與質(zhì)量部門溝通協(xié)調(diào)，按照規(guī)定程序提供相應(yīng)的留樣樣品。2.協(xié)助質(zhì)量部門做好留樣樣品的追溯工作，提供與客戶相關(guān)的銷售信息，如訂單編號(hào)、交貨日期、客戶名稱等。（四）研發(fā)部門1.根據(jù)產(chǎn)品研發(fā)和改進(jìn)的需要，提出對(duì)木塑樣品留樣的特殊要求和建議，參與制定相關(guān)的留樣制度和操作規(guī)程。2.在新產(chǎn)品研發(fā)和產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)過程中，合理利用留樣樣品進(jìn)行試驗(yàn)和分析，為研發(fā)工作提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。（五）倉(cāng)庫(kù)管理部門1.負(fù)責(zé)為留樣樣品提供專門的存放區(qū)域，并確保該區(qū)域的環(huán)境條件符合樣品保存要求，如溫度、濕度、通風(fēng)等。2.對(duì)留樣樣品進(jìn)行妥善保管，防止樣品損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生，定期對(duì)留樣區(qū)域進(jìn)行檢查和清理。3.配合質(zhì)量部門做好留樣樣品的出入庫(kù)登記和管理工作，確保樣品流轉(zhuǎn)過程的清晰和可追溯。三、留樣要求（一）留樣品種1.原材料：包括木粉、塑料顆粒、添加劑等主要原材料，應(yīng)按照不同供應(yīng)商、不同批次進(jìn)行留樣。2.半成品：在生產(chǎn)過程中各關(guān)鍵工序產(chǎn)生的半成品，如擠出成型后的管材、板材半成品等，應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)工藝和質(zhì)量控制要求進(jìn)行留樣。3.成品：所有規(guī)格、型號(hào)的木塑成品均需進(jìn)行留樣，確保能夠覆蓋公司生產(chǎn)的各類產(chǎn)品。4.特殊產(chǎn)品：對(duì)于新產(chǎn)品、定制產(chǎn)品、出口產(chǎn)品以及質(zhì)量不穩(wěn)定的產(chǎn)品，應(yīng)適當(dāng)增加留樣數(shù)量，并延長(zhǎng)留樣期限。（二）留樣數(shù)量1.原材料：每批次原材料留樣量應(yīng)不少于滿足兩次全項(xiàng)檢測(cè)所需的數(shù)量，同時(shí)應(yīng)考慮留樣期間可能的損耗。2.半成品：根據(jù)半成品的特性和檢測(cè)項(xiàng)目要求，每批次半成品留樣數(shù)量應(yīng)確保能夠進(jìn)行一次完整的質(zhì)量檢測(cè)，一般不少于5件。3.成品：每批次成品留樣數(shù)量應(yīng)不少于3件，對(duì)于體積較大或重量較重的產(chǎn)品，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)減少留樣數(shù)量，但不得少于2件。4.特殊產(chǎn)品：根據(jù)產(chǎn)品的特殊要求和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，適當(dāng)增加留樣數(shù)量，確保能夠滿足各類檢測(cè)和追溯需求。（三）留樣期限1.原材料留樣期限應(yīng)根據(jù)原材料的保質(zhì)期和穩(wěn)定性確定，一般不少于6個(gè)月。對(duì)于易變質(zhì)或穩(wěn)定性較差的原材料，留樣期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。2.半成品留樣期限為自生產(chǎn)之日起不少于3個(gè)月，以確保能夠?qū)ιa(chǎn)過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行追溯和分析。3.成品留樣期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的質(zhì)量特性和預(yù)期使用期限確定，一般不少于1年。對(duì)于質(zhì)量不穩(wěn)定或有特殊質(zhì)量要求的產(chǎn)品，留樣期限應(yīng)延長(zhǎng)至產(chǎn)品質(zhì)量保證期結(jié)束后6個(gè)月。4.特殊產(chǎn)品的留樣期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的具體情況和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如新產(chǎn)品在研發(fā)階段的留樣期限應(yīng)根據(jù)研發(fā)周期和質(zhì)量跟蹤要求確定，直至產(chǎn)品正式投入市場(chǎng)后符合成品留樣期限要求。（四）留樣條件1.留樣樣品應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度和濕度適宜的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射、雨淋、受潮等情況。2.對(duì)于有特殊保存要求的樣品，如需要冷藏、冷凍或避光保存的樣品，應(yīng)按照規(guī)定的條件進(jìn)行存放，并配備相應(yīng)的設(shè)備和設(shè)施。3.留樣樣品應(yīng)與其他物品分開存放，避免相互污染和混淆。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明樣品名稱、批次、留樣日期、留樣人等信息。四、留樣操作流程在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門按照以下步驟進(jìn)行樣品留樣1.抽樣：根據(jù)規(guī)定的抽樣方法和數(shù)量，在生產(chǎn)線的不同位置抽取木塑產(chǎn)品樣品。抽樣應(yīng)具有隨機(jī)性和代表性，確保能夠反映整批產(chǎn)品的質(zhì)量狀況。2.標(biāo)識(shí)：對(duì)抽取的樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、抽樣日期、抽樣人等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，確保樣品在流轉(zhuǎn)和保存過程中信息的完整性。3.包裝：對(duì)樣品進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b，防止在運(yùn)輸和存放過程中受到損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)樣品的特性和保存要求選擇，確保能夠有效保護(hù)樣品質(zhì)量。4.交付：將抽樣后的樣品及時(shí)交付至質(zhì)量部門指定的留樣區(qū)域，并與質(zhì)量部門相關(guān)人員進(jìn)行交接，填寫交接記錄單，注明樣品名稱、數(shù)量、批次、抽樣時(shí)間等信息。質(zhì)量部門對(duì)留樣樣品進(jìn)行如下管理操作1.登記編號(hào)：對(duì)接收的留樣樣品進(jìn)行詳細(xì)登記，包括樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、留樣日期、留樣人、抽樣來源等信息，并按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保每個(gè)樣品具有唯一的標(biāo)識(shí)。2.標(biāo)識(shí)粘貼：在留樣樣品上粘貼標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明樣品編號(hào)、名稱、批次等信息，確保標(biāo)識(shí)清晰、醒目。同時(shí)，在留樣記錄中注明標(biāo)識(shí)粘貼情況，以便于查找和識(shí)別樣品。3.存放保管：將留樣樣品存放在符合要求的留樣區(qū)域，并按照規(guī)定的留樣條件進(jìn)行保管。定期對(duì)留樣區(qū)域進(jìn)行檢查，確保樣品存放環(huán)境符合要求，樣品無損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.檢測(cè)觀察：按照規(guī)定的檢測(cè)周期和項(xiàng)目，對(duì)留樣樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)和觀察。記錄檢測(cè)結(jié)果和樣品狀態(tài)變化情況，如外觀、尺寸、性能指標(biāo)等。對(duì)于檢測(cè)結(jié)果異常或樣品狀態(tài)發(fā)生變化的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和處理，并記錄相關(guān)情況。當(dāng)銷售部門需要提供留樣樣品時(shí)，按照以下流程進(jìn)行1.客戶需求溝通：銷售部門接到客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的疑問或檢測(cè)需求后，及時(shí)與客戶溝通，了解具體情況，并將相關(guān)信息反饋給質(zhì)量部門。2.質(zhì)量部門審核：質(zhì)量部門根據(jù)客戶需求和留樣樣品情況，審核是否能夠提供相應(yīng)的留樣樣品。如能夠提供，確定樣品編號(hào)和相關(guān)信息，并通知銷售部門。3.樣品提取交付：銷售部門根據(jù)質(zhì)量部門提供的信息，從留樣區(qū)域提取相應(yīng)的樣品，并按照要求進(jìn)行包裝和標(biāo)識(shí)。將樣品交付給客戶或相關(guān)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，并做好交接記錄，注明樣品名稱、編號(hào)、交付日期、接收人等信息。研發(fā)部門在使用留樣樣品時(shí)，遵循以下程序1.需求提出：研發(fā)部門根據(jù)產(chǎn)品研發(fā)和改進(jìn)的需要，向質(zhì)量部門提出對(duì)留樣樣品的使用需求，說明使用目的、檢測(cè)項(xiàng)目、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.質(zhì)量部門審批：質(zhì)量部門對(duì)研發(fā)部門提出的需求進(jìn)行審核，評(píng)估留樣樣品是否能夠滿足使用要求。如同意使用，在留樣記錄中注明使用情況，并告知研發(fā)部門相關(guān)注意事項(xiàng)。3.樣品領(lǐng)取使用：研發(fā)部門按照質(zhì)量部門的審批意見，從留樣區(qū)域領(lǐng)取相應(yīng)的樣品，并在使用過程中做好記錄，包括樣品使用時(shí)間、使用人、使用情況等信息。使用完畢后，及時(shí)將樣品歸還至留樣區(qū)域，并與質(zhì)量部門進(jìn)行交接。五、留樣記錄與檔案管理（一）留樣記錄1.質(zhì)量部門應(yīng)建立完善的木塑樣品留樣記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每個(gè)留樣樣品的相關(guān)信息，包括樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、留樣日期、留樣人、抽樣來源、留樣數(shù)量、留樣期限、存放位置、檢測(cè)結(jié)果、使用情況等。2.留樣記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確填寫，確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。記錄填寫應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章，并注明涂改日期和原因。3.留樣記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)不少于留樣期限結(jié)束后2年。保存方式可采用紙質(zhì)檔案或電子檔案，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。（二）留樣檔案管理1.質(zhì)量部門應(yīng)將木塑樣品留樣記錄、檢測(cè)報(bào)告、相關(guān)文件等資料整理歸檔，建立留樣檔案。留樣檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。2.留樣檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：留樣管理制度文件；留樣計(jì)劃和操作規(guī)程；留樣記錄臺(tái)賬；樣品檢測(cè)報(bào)告；樣品標(biāo)識(shí)圖片；樣品交接記錄；樣品使用記錄；其他與留樣管理相關(guān)的文件和資料。3.定期對(duì)留樣檔案進(jìn)行整理和更新，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，確保檔案信息的安全。六、留樣監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立留樣管理監(jiān)督小組，由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括生產(chǎn)部門、銷售部門、研發(fā)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)木塑樣品留樣管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保留樣制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查頻率等要求。檢查內(nèi)容包括留樣樣品的代表性、完整性、標(biāo)識(shí)情況、存放條件、檢測(cè)記錄、使用記錄等方面。3.每次監(jiān)督檢查結(jié)束后，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)編寫檢查報(bào)告，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改意見和建議。整改意見應(yīng)明確整改責(zé)任部門、整改期限和整改要求，確保問題能夠得到及時(shí)有效的解決。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)以及客戶等對(duì)公司木塑產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督檢查，按照要求提供留樣樣品和相關(guān)資料。2.對(duì)于外部檢查中提出的關(guān)于留樣管理方面的問題，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門和單位。同時(shí)，可以借鑒外部檢查的經(jīng)驗(yàn)和建議，不斷完善公司的留樣管理制度和管理水平。七、留樣樣品處置（一）處置原則1.留樣樣品處置應(yīng)遵循科學(xué)、合理、安全、環(huán)保的原則，確保處置過程符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.處置留樣樣品應(yīng)充分考慮樣品的特性、數(shù)量以及對(duì)環(huán)境和人體健康的影響，采取適當(dāng)?shù)奶幹梅绞?，避免造成環(huán)境污染和資源浪費(fèi)。（二）處置方式1.到期銷毀：對(duì)于留樣期限已滿且無繼續(xù)保留價(jià)值的樣品，由質(zhì)量部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可根據(jù)樣品的性質(zhì)選擇物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或化學(xué)銷毀（如酸堿中和、氧化分解等），確保樣品徹底失去原有特性和功能。2.質(zhì)量問題處理：對(duì)于在留樣期間發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題的樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行封存和標(biāo)識(shí)，并及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查和分析。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，采取相應(yīng)的處理措施，如返工、報(bào)廢、召回等。處理過程中應(yīng)做好記錄，確保問題得到妥善解決，并防止類似問題再次發(fā)生。3.其他特殊處置：對(duì)于因特殊原因需要提前處置的留樣樣品，如樣品損壞、變質(zhì)無法繼續(xù)保存，或因公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)調(diào)整不再需要留樣的樣品等，應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定的審批程序進(jìn)行處置。處置方式應(yīng)根據(jù)樣品的具體情況選擇合適的方法，確保處置過程安全、環(huán)保、合規(guī)。（三）處置記錄1.質(zhì)量部門應(yīng)建立留樣樣品處置記錄臺(tái)