PAGE規(guī)范檔案調(diào)閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位或個人因工作需要調(diào)閱公司檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案在調(diào)閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在保障檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案調(diào)閱的申請與審批（一）申請主體1.公司內(nèi)部人員：因工作需要查閱、借閱檔案的公司員工，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請表》。2.外部單位或個人：與公司有業(yè)務(wù)往來，因合作項目、審計、調(diào)查等原因需要調(diào)閱公司檔案的外部單位或個人，需由公司對口業(yè)務(wù)部門負責(zé)協(xié)調(diào)，并協(xié)助其填寫《檔案調(diào)閱申請表》。（二）申請內(nèi)容《檔案調(diào)閱申請表》應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.申請人信息：包括姓名、部門、聯(lián)系方式等。2.調(diào)閱目的：詳細說明調(diào)閱檔案的用途，如項目研究、業(yè)務(wù)決策、合規(guī)審查等。3.調(diào)閱檔案范圍：明確申請調(diào)閱的檔案名稱、類別、時間段等。4.調(diào)閱期限：預(yù)估調(diào)閱檔案的使用時長，以便合理安排檔案歸還時間。（三）審批流程1.內(nèi)部調(diào)閱一般檔案調(diào)閱：申請人所在部門負責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門負責(zé)人審批。檔案管理部門負責(zé)人批準后，即可辦理調(diào)閱手續(xù)。重要檔案調(diào)閱：涉及公司核心機密、重大決策等重要檔案的調(diào)閱，除部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批外，還需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準。2.外部調(diào)閱對口業(yè)務(wù)部門收到外部單位或個人的調(diào)閱申請后，應(yīng)進行初步審核，確認調(diào)閱需求合理且符合業(yè)務(wù)合作要求。審核通過后，填寫《檔案調(diào)閱申請表》并提交檔案管理部門。檔案管理部門對外部調(diào)閱申請進行嚴格審查，重點評估調(diào)閱對公司檔案安全和利益的影響。審查通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門與外部單位或個人簽訂《檔案調(diào)閱保密協(xié)議》，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。三、檔案調(diào)閱的方式與要求（一）查閱1.地點：檔案查閱應(yīng)在公司檔案管理部門指定的查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.陪同：對于涉及機密或重要檔案的查閱，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保查閱過程符合規(guī)定要求。3.查閱工具：查閱人員只能使用檔案管理部門提供的查閱工具，如復(fù)印機、掃描儀等，不得擅自使用其他設(shè)備對檔案進行復(fù)制或記錄。4.查閱記錄：檔案管理部門應(yīng)對查閱情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人員、檔案名稱、查閱目的等。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢。（二）借閱1.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。經(jīng)批準后方可延長，但最長不得超過[X]個工作日。2.借閱數(shù)量：根據(jù)工作實際需要，合理確定借閱檔案的數(shù)量。原則上一次借閱檔案數(shù)量不得超過[X]卷（冊）。3.借閱載體：檔案借閱一般僅限紙質(zhì)檔案，如因特殊原因需要借閱電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進行操作。4.借閱保管：借閱人員應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案調(diào)閱的安全與保密措施（一）安全保障1.檔案管理部門：應(yīng)確保檔案查閱室和庫房的安全設(shè)施完善，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件，定期對安全設(shè)施進行檢查和維護。2.調(diào)閱人員：調(diào)閱人員進入查閱室或庫房時，應(yīng)遵守檔案管理部門的安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆、腐蝕性等危險物品進入。在調(diào)閱過程中，要注意保護檔案安全，避免因操作不當(dāng)造成檔案損壞。（二）保密要求1.協(xié)議約束：與外部單位或個人簽訂的《檔案調(diào)閱保密協(xié)議》應(yīng)明確雙方的保密義務(wù)、保密范圍、保密期限以及違約責(zé)任等內(nèi)容。外部調(diào)閱人員應(yīng)嚴格遵守保密協(xié)議，不得將調(diào)閱的檔案信息泄露給任何第三方。2.內(nèi)部管理：公司內(nèi)部人員在調(diào)閱檔案過程中，同樣負有保密責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)加強對內(nèi)部調(diào)閱人員的保密教育，提醒其不得隨意傳播檔案內(nèi)容，確保檔案信息僅限于工作需要的范圍內(nèi)使用。3.信息處理：如需對調(diào)閱的檔案進行復(fù)制或摘錄，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行審批，并注明用途和使用范圍。復(fù)制或摘錄的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得擅自擴大使用范圍或泄露給無關(guān)人員。五、檔案調(diào)閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司檔案管理部門負責(zé)對檔案調(diào)閱活動進行日常監(jiān)督，確保調(diào)閱行為符合本制度規(guī)定。同時，公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對檔案調(diào)閱情況進行定期或不定期的審計檢查。（二）檢查內(nèi)容1.申請審批情況：檢查檔案調(diào)閱申請是否按照規(guī)定流程進行審批，審批手續(xù)是否齊全。2.調(diào)閱方式與要求執(zhí)行情況：查看調(diào)閱人員是否在指定地點查閱或借閱檔案，是否遵守查閱和借閱的相關(guān)要求，如查閱記錄是否完整、借閱期限是否合規(guī)、檔案保管是否妥善等。3.安全保密措施落實情況：檢查檔案調(diào)閱過程中的安全保障措施是否到位，保密協(xié)議是否簽訂并有效執(zhí)行，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險。（三）問題處理1.對于違反本制度規(guī)定的調(diào)閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并要求調(diào)閱人員立即糾正。2.情節(jié)較輕的，給予警告批評，并要求調(diào)閱人員作出書面檢討；情節(jié)嚴重的，按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，如涉及外部單位或個人的，依法追究其法律責(zé)任。3.對于在檔案調(diào)閱過程中發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患或保密漏洞，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進行整改，完善相關(guān)管理制度和流程。六、檔案調(diào)閱的歸還與注銷（一）歸還1.按時歸還：調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案歸還至檔案管理部門。如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗收：檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認真檢查檔案的完整性、準確性和保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)立即查明原因，并按照本制度相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）注銷1.申請注銷：檔案管理部門在確認調(diào)閱檔案已完整歸還且無問題后，應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中對調(diào)閱記錄進行注銷。2.資料歸檔：將調(diào)閱申請、審批文件、查閱或借閱記錄、歸還驗收記錄等相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保存，以備后續(xù)查閱。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負責(zé)解釋。如有未盡事宜或