PAGE規(guī)范差旅電子憑證制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司差旅費(fèi)用管理，規(guī)范差旅電子憑證的使用、報(bào)銷流程，確保公司財(cái)務(wù)支出的合理性、合規(guī)性與透明度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差所涉及的差旅電子憑證相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：差旅電子憑證的使用與管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.真實(shí)性原則：?jiǎn)T工提交的差旅電子憑證應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映其實(shí)際發(fā)生的差旅活動(dòng)及費(fèi)用支出。3.完整性原則：差旅電子憑證應(yīng)包含所有必要信息，確保能夠清晰、準(zhǔn)確地核算差旅費(fèi)用。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)T工應(yīng)在差旅活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)提交差旅電子憑證進(jìn)行報(bào)銷，避免逾期影響報(bào)銷流程。二、差旅電子憑證的種類及要求（一）交通類電子憑證1.航空運(yùn)輸電子客票行程單應(yīng)包含乘客姓名、航班號(hào)、出發(fā)地、目的地、日期、票價(jià)、燃油附加費(fèi)、民航發(fā)展基金等信息。行程單必須由中國(guó)民航信息網(wǎng)絡(luò)股份有限公司或其授權(quán)的單位出具，并加蓋發(fā)票專用章。2.鐵路電子客票包括購(gòu)票信息單和報(bào)銷憑證，購(gòu)票信息單不作為報(bào)銷憑證使用。報(bào)銷憑證應(yīng)包含乘車人姓名、身份證號(hào)、出發(fā)地、目的地、日期、車次、票價(jià)等內(nèi)容。鐵路電子客票報(bào)銷憑證由中國(guó)鐵路客戶服務(wù)中心網(wǎng)站（12306.cn）或車站售票窗口、自動(dòng)售票機(jī)等渠道提供。3.公路、水路等其他交通票據(jù)需為稅務(wù)部門監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，應(yīng)注明出發(fā)地、目的地、日期、票價(jià)等信息。電子發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于電子發(fā)票的相關(guān)規(guī)定，具備合法有效的電子簽名和發(fā)票號(hào)碼等標(biāo)識(shí)。（二）住宿類電子憑證1.增值稅電子普通發(fā)票發(fā)票上應(yīng)注明公司抬頭（公司全稱、納稅人識(shí)別號(hào)等）、住宿日期、住宿金額、稅率、稅額等內(nèi)容。發(fā)票開具方應(yīng)為提供住宿服務(wù)的酒店等單位，并通過(guò)增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開具。2.其他合規(guī)的住宿電子憑證如符合規(guī)定的民宿電子發(fā)票等，應(yīng)確保憑證的真實(shí)性、合法性及完整性，包含必要的住宿信息和稅務(wù)標(biāo)識(shí)。（三）餐飲及其他費(fèi)用類電子憑證1.增值稅電子普通發(fā)票用于報(bào)銷餐飲等費(fèi)用的電子發(fā)票，應(yīng)明確費(fèi)用項(xiàng)目、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票開具方應(yīng)具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際消費(fèi)相符。2.其他合規(guī)電子憑證如符合公司規(guī)定的會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等電子發(fā)票，應(yīng)按照相關(guān)費(fèi)用類別提供準(zhǔn)確的憑證信息，注明費(fèi)用所屬項(xiàng)目、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容等詳細(xì)情況。三、差旅電子憑證的獲取與保存（一）獲取方式1.員工在購(gòu)買交通票、預(yù)訂住宿及消費(fèi)其他差旅服務(wù)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向服務(wù)提供方索取電子發(fā)票或其他電子憑證。2.對(duì)于通過(guò)第三方平臺(tái)預(yù)訂差旅服務(wù)的情況，員工應(yīng)確保第三方平臺(tái)能夠提供符合要求的電子憑證，并按照平臺(tái)指引獲取相應(yīng)憑證。3.若服務(wù)提供方無(wú)法提供電子憑證，員工應(yīng)及時(shí)與公司財(cái)務(wù)部門溝通，尋求解決方案，原則上不允許使用非電子憑證報(bào)銷差旅費(fèi)用，特殊情況需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。（二）保存要求1.員工應(yīng)妥善保存差旅電子憑證的原始文件，確保文件的完整性和可讀性。2.電子憑證應(yīng)按照出差時(shí)間、行程順序等進(jìn)行分類整理，建立清晰的電子檔案，便于查詢和核對(duì)。3.建議員工將差旅電子憑證保存至少[X]年，以便在公司內(nèi)部審計(jì)、稅務(wù)檢查等情況下能夠提供有效的證明材料。四、差旅電子憑證報(bào)銷流程（一）提交申請(qǐng)1.員工完成差旅活動(dòng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)登錄公司差旅報(bào)銷系統(tǒng)，填寫差旅報(bào)銷申請(qǐng)表。2.在申請(qǐng)表中，應(yīng)準(zhǔn)確錄入差旅電子憑證的相關(guān)信息，包括憑證號(hào)碼、開票日期、金額、費(fèi)用類別等，并上傳電子憑證掃描件或電子文檔鏈接。3.對(duì)于多張電子憑證的情況，應(yīng)分別錄入每張憑證信息，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）部門審批1.員工所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)差旅報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核差旅活動(dòng)的真實(shí)性、必要性以及費(fèi)用支出的合理性。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司差旅政策和實(shí)際業(yè)務(wù)情況，判斷差旅費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與員工溝通并要求其作出解釋或補(bǔ)充相關(guān)材料。3.部門審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行下一步審核。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到差旅報(bào)銷申請(qǐng)后，對(duì)差旅電子憑證的合法性、合規(guī)性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)電子憑證的信息與申請(qǐng)表錄入內(nèi)容是否一致，檢查憑證是否符合國(guó)家稅務(wù)和公司財(cái)務(wù)規(guī)定，如發(fā)票稅率、開票信息等是否正確。3.對(duì)于不符合要求的電子憑證，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通知員工進(jìn)行更正或補(bǔ)充，待憑證符合要求后再進(jìn)行報(bào)銷流程。4.財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤恢凉竟芾韺踊蚴跈?quán)審批人進(jìn)行最終審批。（四）管理層審批1.根據(jù)公司財(cái)務(wù)授權(quán)制度，公司管理層或授權(quán)審批人對(duì)金額較大或特殊的差旅報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。2.管理層審批主要關(guān)注差旅活動(dòng)對(duì)公司業(yè)務(wù)的貢獻(xiàn)、費(fèi)用支出的整體合理性以及是否符合公司戰(zhàn)略和預(yù)算安排等方面。3.審批通過(guò)后，報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)入報(bào)銷支付環(huán)節(jié)；若審批不通過(guò)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)反饋給員工并說(shuō)明原因，員工可根據(jù)反饋意見進(jìn)行申訴或調(diào)整報(bào)銷內(nèi)容。（五）報(bào)銷支付1.經(jīng)各級(jí)審批通過(guò)的差旅報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷支付。2.對(duì)于符合報(bào)銷條件的費(fèi)用，財(cái)務(wù)人員將款項(xiàng)支付至員工指定的銀行賬戶或按照公司規(guī)定的其他支付方式進(jìn)行結(jié)算。3.在報(bào)銷支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄報(bào)銷信息，更新公司財(cái)務(wù)臺(tái)賬，確保差旅費(fèi)用的準(zhǔn)確核算和管理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)差旅電子憑證報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合規(guī)性以及報(bào)銷流程的執(zhí)行情況。2.審計(jì)人員通過(guò)抽查差旅報(bào)銷記錄、核對(duì)電子憑證原件、訪談相關(guān)人員等方式，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，并向公司管理層提交審計(jì)報(bào)告。3.對(duì)于違反差旅電子憑證制度的行為，審計(jì)部門應(yīng)提出相應(yīng)的處理建議，追究相關(guān)人員責(zé)任，確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）財(cái)務(wù)自查1.公司財(cái)務(wù)部門每月對(duì)差旅電子憑證報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行自查，檢查報(bào)銷憑證是否符合規(guī)定、報(bào)銷流程是否順暢、財(cái)務(wù)核算是否準(zhǔn)確等。2.財(cái)務(wù)人員在自查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施，不斷完善差旅電子憑證報(bào)銷管理工作。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)差旅電子憑證報(bào)銷自查情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和管理建議。（三）稅務(wù)合規(guī)檢查1.公司應(yīng)關(guān)注國(guó)家稅收政策變化，確保差旅電子憑證報(bào)銷符合稅務(wù)法規(guī)要求。2.定期接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查，積極配合提供差旅電子憑證及相關(guān)報(bào)銷資料，對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問(wèn)題及時(shí)整改，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通與交流，及時(shí)了解稅收政策動(dòng)態(tài)，調(diào)整公司差旅電子憑證制度和報(bào)銷流程，確保公司稅務(wù)合規(guī)運(yùn)營(yíng)。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.提供虛假差旅電子憑證，包括偽造、篡改憑證信息、使用虛假發(fā)票等行為。2.未按照規(guī)定獲取或保存差旅電子憑證，導(dǎo)致憑證缺失或無(wú)效。3.故意隱瞞差旅活動(dòng)真實(shí)情況，虛報(bào)費(fèi)用，干擾差旅費(fèi)用核算和管理。4.違反差旅電子憑證報(bào)銷流程，未經(jīng)審批擅自報(bào)銷或虛假填報(bào)報(bào)銷信息。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并要求其立即糾正違規(guī)行為，補(bǔ)繳違規(guī)報(bào)銷的費(fèi)用。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除補(bǔ)繳費(fèi)用外，將視情節(jié)輕重給予降職、降薪、解除勞動(dòng)合同等處罰，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求員工賠償相應(yīng)損失；如涉及違法犯罪行為，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中如遇問(wèn)題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)規(guī)定，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行研究并作出解