PAGE規(guī)范各類函件發(fā)送制度一、總則（一）目的為加強公司/組織各類函件發(fā)送的管理，確保函件傳遞的準確性、及時性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門以及與外部單位、個人之間各類函件的發(fā)送管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：函件的發(fā)送必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標準的要求，確保函件內(nèi)容合法、有效。2.準確及時原則：函件的內(nèi)容應(yīng)準確無誤，發(fā)送時間應(yīng)及時恰當，避免因延誤或錯誤導致工作失誤或損失。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：各類函件的格式、內(nèi)容、發(fā)送流程等應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和存檔。二、函件分類及定義（一）商務(wù)函件1.定義：商務(wù)函件是公司/組織在商務(wù)活動中與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等就業(yè)務(wù)往來、合作事宜、合同履行等方面進行溝通、協(xié)商、通知等所使用的函件。2.主要類型：包括商務(wù)洽談函、合作意向函、合同變更函、催款函、發(fā)貨通知函、售后服務(wù)函等。（二）行政函件1.定義：行政函件是公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部行政機關(guān)、事業(yè)單位等就行政管理事務(wù)、工作協(xié)調(diào)、信息傳達等所使用的函件。2.主要類型：包括工作聯(lián)絡(luò)函、會議通知函、請示報告函、審批函、介紹信等。（三）法律函件1.定義：法律函件是公司/組織在涉及法律事務(wù)時，如法律糾紛處理、權(quán)益維護、合規(guī)告知等所使用的函件。2.主要類型：包括律師函、法律聲明函、催告函、解除合同函等。三、函件格式規(guī)范（一）函頭1.公司/組織名稱全稱，應(yīng)與營業(yè)執(zhí)照或相關(guān)登記文件一致，并加蓋公司/組織公章。2.函件編號：按照一定的編號規(guī)則進行編制，以便于管理和查詢。編號格式可設(shè)為“年份+部門代碼+流水號”，如“202301001”，其中“2023”為年份，“01”為部門代碼，“001”為流水號。（二）標題1.準確概括函件的主要內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20個字。2.標題字體一般采用二號宋體，加粗，居中排列。（三）主送單位1.寫明函件的接收單位或個人全稱，地址、聯(lián)系方式等信息應(yīng)準確無誤。2.主送單位名稱字體一般采用三號宋體，頂格書寫。（四）正文1.開頭：簡要說明發(fā)函的目的、背景或依據(jù)。2.主體：詳細闡述函件的具體內(nèi)容，條理清晰，邏輯連貫。內(nèi)容較多時可分段表述，并適當使用序號、小標題等進行分層。3.結(jié)尾：根據(jù)函件性質(zhì)和內(nèi)容，使用恰當?shù)慕Y(jié)束語。如商務(wù)函件常用“特此函達，敬請函復”；行政函件常用“請予支持為盼”；法律函件常用“特此函告，望貴方妥善處理并及時回復”等。結(jié)束語后另起一行空兩格寫“此致”，再另起一行頂格寫“敬禮”（適用于個人）或“商祺”（適用于單位）等祝福語（可根據(jù)實際情況選用）。4.正文內(nèi)容字體一般采用三號仿宋體，行距一般為固定值28磅。（五）落款1.寫明發(fā)函單位名稱全稱，并加蓋公章。2.注明發(fā)函日期，日期格式為“XXXX年XX月XX日”。落款字體一般采用三號宋體，位于正文右下方。（六）附件1.如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及份數(shù)，并按照附件順序編號。2.附件應(yīng)與函件正文內(nèi)容緊密相關(guān)，如合同文本、文件資料、證明材料等。附件格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，與函件正文一同裝訂或單獨成冊后隨函件一并發(fā)送。四、函件發(fā)送流程（一）起草1.由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草函件。起草人應(yīng)確保函件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.對涉及重要事項、法律風險、合同變更等關(guān)鍵內(nèi)容的函件，起草人應(yīng)進行充分的調(diào)研和論證，并征求相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員的意見。（二）審核1.函件起草完成后，應(yīng)提交本部門負責人進行審核。審核重點包括函件內(nèi)容的準確性、合法性、合理性，格式的規(guī)范性，語言表達的恰當性等。2.部門負責人審核通過后，對于涉及其他部門業(yè)務(wù)或需要多部門協(xié)同的函件，應(yīng)提交相關(guān)部門負責人進行會簽審核。會簽部門應(yīng)認真審查函件內(nèi)容與本部門工作的關(guān)聯(lián)性，并提出明確的審核意見。3.對于法律函件、重大商務(wù)函件等重要文件，應(yīng)提交公司/組織的法務(wù)部門或法律顧問進行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對函件內(nèi)容進行嚴格審查，確保函件不存在法律風險。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的函件，由公司/組織的分管領(lǐng)導或主要負責人進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對函件的整體質(zhì)量和發(fā)送必要性進行最終把關(guān)，并簽署明確意見。若函件內(nèi)容涉及重大事項或決策，應(yīng)經(jīng)公司/組織的領(lǐng)導班子集體研究決定后再行簽發(fā)。2.簽發(fā)后的函件應(yīng)注明簽發(fā)人姓名及簽發(fā)日期。（四）編號登記1.函件簽發(fā)后，由公司/組織的行政部門或?qū)ｉT的函件管理部門按照編號規(guī)則進行編號登記。登記內(nèi)容包括函件編號、標題、主送單位、發(fā)函日期、起草部門、審核意見、簽發(fā)人等信息，并建立電子和紙質(zhì)檔案。2.編號登記完成后，應(yīng)將函件原件及相關(guān)附件進行妥善整理和保管，以便于查詢和追溯。（五）打印蓋章1.根據(jù)函件的性質(zhì)和發(fā)送對象，確定函件的打印份數(shù)。一般正式函件應(yīng)打印一式兩份，一份留存?zhèn)浒?，一份發(fā)送給主送單位。如需發(fā)送多份，應(yīng)按照實際需要進行打印。2.函件打印完成后經(jīng)校對無誤，在函件落款處加蓋公司/組織公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章完整覆蓋落款位置。（六）發(fā)送方式1.郵寄：對于需要發(fā)送給外部單位或個人的函件，一般采用郵政特快專遞（EMS）或掛號信等方式郵寄。選擇具有良好信譽和服務(wù)質(zhì)量的快遞公司，并確保函件在郵寄過程中的安全和保密。2.專人送達：對于緊急、重要或需要當面送達的函件，可安排專人送達。送達人員應(yīng)攜帶函件原件及相關(guān)授權(quán)文件，確保準確無誤地將函件送達指定地點和接收人，并要求接收人在送達回執(zhí)上簽字確認。3.電子發(fā)送：在符合法律法規(guī)和對方要求的前提下，對于一些時效性要求較高、內(nèi)容較為簡單的函件，可通過電子郵件等電子方式發(fā)送。電子函件應(yīng)采用加密傳輸或數(shù)字簽名等技術(shù)手段，確保函件內(nèi)容的安全性和完整性。發(fā)送電子函件時，應(yīng)在郵件主題中注明函件編號和標題，并在郵件正文中附上函件的紙質(zhì)掃描件或電子文檔鏈接，同時在郵件結(jié)尾處注明發(fā)函單位名稱、聯(lián)系方式等信息。（七）跟蹤反饋1.函件發(fā)出后，應(yīng)及時跟蹤函件的送達情況。對于郵寄的函件，可通過快遞公司的查詢系統(tǒng)或郵政官網(wǎng)查詢物流信息，確保函件按時、準確送達。對于專人送達的函件，送達人員應(yīng)及時向發(fā)函部門反饋送達情況。2.如函件發(fā)出后在規(guī)定時間內(nèi)未收到對方的回復或出現(xiàn)其他異常情況，發(fā)函部門應(yīng)及時與對方溝通聯(lián)系，了解原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.對于涉及重要事項或法律糾紛的函件，應(yīng)建立專門的跟蹤臺賬，詳細記錄函件的發(fā)送時間、送達情況、對方回復內(nèi)容及處理結(jié)果等信息，以便于隨時查閱和分析。五、函件存檔管理（一）存檔范圍公司/組織發(fā)送和接收的各類函件，包括紙質(zhì)函件原件、電子文檔、送達回執(zhí)、對方回復函件等相關(guān)資料，均應(yīng)作為檔案進行存檔管理。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：按照函件的編號順序，將紙質(zhì)函件原件及相關(guān)附件進行裝訂成冊，并在每冊首頁編制目錄，注明函件編號、標題、主送單位、發(fā)函日期、起草部門、審核意見、簽發(fā)人等信息。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照年份、類別等進行分類存放，便于查閱。2.電子存檔：將函件的電子文檔按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在公司/組織的電子檔案管理系統(tǒng)中。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，確保信息的一致性和完整性。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限根據(jù)公司/組織的實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求，確定函件的存檔期限。一般重要函件的存檔期限為[X]年，涉及法律糾紛、合同履行等關(guān)鍵事項的函件應(yīng)長期存檔。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批同意，可按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。（四）查閱利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱函件檔案時，應(yīng)填寫《函件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織函件檔案時，應(yīng)提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行記錄。查閱人員不得擅自復制、摘抄、傳播函件檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)建立函件檔案查閱登記臺賬，詳細記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、審批意見等信息，確保查閱利用過程的規(guī)范和可追溯。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織的行政部門或內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對各類函件的發(fā)送管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查函件格式是否規(guī)范統(tǒng)一、發(fā)送流程是否嚴格執(zhí)行、存檔管理是否完善有效等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進行。定期檢查一般每季度進行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時開展。檢查過程中應(yīng)詳細記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立函件發(fā)送管理工作的考核評價機制，將函件發(fā)送的準確性、及時性規(guī)范程度等納入部門和個人的績效考核體系。2.