PAGE規(guī)范加強(qiáng)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行充分調(diào)查和評(píng)估，審慎簽訂合同，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管理原則對(duì)合同從簽訂到履行完畢的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保合同目的實(shí)現(xiàn)。4.職責(zé)明確原則明確各部門在合同管理中的職責(zé)分工，做到各司其職、各負(fù)其責(zé)，確保合同管理工作有序開展。二、合同管理部門及職責(zé)（一）合同管理部門公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，作為合同管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議重大合同及合同管理中的重大事項(xiàng)。合同管理委員會(huì)主任由公司法定代表人擔(dān)任，成員包括公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。公司設(shè)立合同管理辦公室，作為合同管理的日常工作機(jī)構(gòu)，掛靠在公司[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)合同管理的具體工作。合同管理辦公室主任由[具體人員姓名]擔(dān)任，成員包括合同管理員及相關(guān)工作人員。（二）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、報(bào)審等工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，并按要求歸檔。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提出法律意見(jiàn)和建議，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和服務(wù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同財(cái)務(wù)條款合法合規(guī)。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付情況，確保資金安全。4.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。參與重大合同的審計(jì)工作，對(duì)合同的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)價(jià)。5.合同管理辦公室負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，建立合同管理臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔。負(fù)責(zé)組織合同評(píng)審會(huì)議，協(xié)調(diào)各部門對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審，匯總評(píng)審意見(jiàn)。負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期向合同管理委員會(huì)匯報(bào)合同管理工作情況。負(fù)責(zé)合同糾紛的協(xié)調(diào)處理，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等活動(dòng)。三、合同簽訂管理（一）合同相對(duì)方選擇1.業(yè)務(wù)部門在選擇合同相對(duì)方時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和考察，對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面評(píng)估。2.合同相對(duì)方應(yīng)具備合法的經(jīng)營(yíng)資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和履約能力，無(wú)不良信用記錄。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同條款應(yīng)具體、明確、清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起爭(zhēng)議的語(yǔ)言。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)闡述和說(shuō)明，確保雙方理解一致。3.合同中應(yīng)明確約定違約責(zé)任，違約責(zé)任應(yīng)具有可操作性和可衡量性，以保障合同的順利履行。（三）合同評(píng)審1.合同起草完成后應(yīng)提交合同管理辦公室進(jìn)行編號(hào)、登記，并組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。2.合同評(píng)審的主要內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。評(píng)審部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審查，并提出評(píng)審意見(jiàn)。3.合同管理辦公室應(yīng)匯總各部門的評(píng)審意見(jiàn)，形成合同評(píng)審報(bào)告，提交合同管理委員會(huì)審議。合同管理委員會(huì)應(yīng)根據(jù)評(píng)審報(bào)告對(duì)合同進(jìn)行決策，決定是否簽訂合同。4.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，合同管理委員會(huì)應(yīng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，確保合同的科學(xué)性和合理性。（四）合同簽訂1.經(jīng)合同管理委員會(huì)審議通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同相對(duì)方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交合同管理辦公室進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，并將合同原件交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。3.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的印章管理制度，確保合同印章的使用安全。合同專用章應(yīng)由專人保管，使用時(shí)應(yīng)履行審批手續(xù)。四、合同履行管理(一)合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后應(yīng)及時(shí)制定合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并將合同執(zhí)行計(jì)劃提交合同管理辦公室備案。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可衡量性，確保合同能夠按照約定順利履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。（二）合同履行跟蹤1.合同管理辦公室應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門采取措施解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括合同簽訂時(shí)間及編號(hào)、對(duì)方名稱、合同標(biāo)的、履行期限、實(shí)際履行情況、付款情況、收款情況、變更情況、糾紛處理情況等。合同履行臺(tái)賬應(yīng)定期更新，并報(bào)送合同管理辦公室備案。3.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方出現(xiàn)違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求合同相對(duì)方承擔(dān)違約責(zé)任或采取補(bǔ)救措施，并及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告。（三）合同款項(xiàng)收付管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)，對(duì)合同款項(xiàng)的收付進(jìn)行審核和管理。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)支付款項(xiàng)，確保資金安全。對(duì)于不符合合同約定或未經(jīng)審批的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。3.在合同款項(xiàng)收付過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確?？铐?xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好合同款項(xiàng)收付的記錄和核算工作，定期向合同管理辦公室報(bào)送合同款項(xiàng)收付情況。（四）合同變更管理1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并按合同簽訂程序進(jìn)行評(píng)審和簽訂。2.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更協(xié)議副本提交合同管理辦公室進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，并通知相關(guān)部門按照變更后的合同履行。3.合同變更涉及合同款項(xiàng)收付的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同變更協(xié)議調(diào)整付款計(jì)劃和收款記錄，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。（五）合同解除管理1.在合同履行過(guò)程中，如因法定或約定原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并按合同簽訂程序進(jìn)行評(píng)審和簽訂。2.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同解除協(xié)議副本提交合同管理辦公室進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，并通知相關(guān)部門停止履行合同。3.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，并與合同相對(duì)方辦理結(jié)算手續(xù)。對(duì)于因合同解除給公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施追究合同相對(duì)方的責(zé)任，并向合同管理辦公室報(bào)告。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料交合同管理辦公室進(jìn)行歸檔。合同相關(guān)資料包括合同評(píng)審報(bào)告、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來(lái)函件、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.合同管理辦公室應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行收集和整理，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）合同檔案的整理1.合同管理辦公室應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理，并建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照電子文件管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（三）合同檔案的保管1.合同管理辦公室應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室或檔案柜，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（四）合同檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交合同管理辦公室。2.合同管理辦公室應(yīng)根據(jù)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱合同檔案時(shí)，查閱人應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、損毀合同檔案。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱程序按照公司內(nèi)部人員查閱合同檔案的規(guī)定執(zhí)行。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的隱患，并向合同管理辦公室報(bào)告。合同管理辦公室應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門報(bào)告的情況，及時(shí)進(jìn)行分析和評(píng)估，發(fā)出糾紛預(yù)警。2.糾紛預(yù)警發(fā)出后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取妥善解決問(wèn)題，避免糾紛升級(jí)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將糾紛預(yù)警處理情況及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告。（二）糾紛處理1.如合同糾紛無(wú)法通過(guò)協(xié)商解決，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理辦公室報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理辦公室應(yīng)組織法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)合同糾紛的具體情況，明確處理方式、處理責(zé)任人、處理時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。糾紛處理方式包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。3.在合同糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門等相關(guān)人員開展工作，提供必要的協(xié)助和支持。法務(wù)部門應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為合同糾紛處理提供法律支持和服務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將糾紛處理結(jié)果向合同管理辦公室報(bào)告。合同管理辦公室應(yīng)將合同糾紛處理情況進(jìn)行整理歸檔，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理辦公室應(yīng)定期對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況、合同糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行[X]次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。3.監(jiān)督檢查結(jié)束后，合同管理辦公室應(yīng)及時(shí)撰寫監(jiān)督檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同簽訂