PAGE文書規(guī)范使用跟蹤制度一、總則（一）目的為加強公司文書規(guī)范使用管理，確保各類文書在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，避免因文書使用不當(dāng)引發(fā)的各類風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中涉及的各類文書，包括但不限于合同、協(xié)議、報告、通知、函件、紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：文書的內(nèi)容和形式必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司的各項活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：文書所表達(dá)的信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊、歧義或錯誤的表述，以保證工作的順利開展和決策的科學(xué)性。3.規(guī)范性原則：文書的格式、排版、字體、編號等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)公司的專業(yè)形象和管理水平。4.及時性原則：文書的起草、審核、審批、發(fā)放、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間節(jié)點進(jìn)行，確保信息傳遞的及時性和有效性。二、文書的分類與編號（一）文書分類1.行政類文書：包括公司內(nèi)部的各類通知、通報、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等，主要用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通信息等。2.業(yè)務(wù)類文書：涵蓋合同、協(xié)議、訂單、報價單、項目計劃書、業(yè)務(wù)報表等，是公司開展業(yè)務(wù)活動的重要依據(jù)和記錄。3.財務(wù)類文書：如財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、稅務(wù)文件等，用于反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，以及處理財務(wù)相關(guān)事務(wù)。4.人事類文書：包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核表、薪酬福利文件等，與公司人力資源管理密切相關(guān)。（二）文書編號1.為便于文書的識別、查詢和管理，對每類文書進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：編號結(jié)構(gòu)：[年份][部門代碼][文書類別代碼][流水號]年份：用四位數(shù)字表示文書形成的年份，如“2023”。部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個部門設(shè)定兩位代碼，例如“01”代表總經(jīng)理辦公室，“02”代表財務(wù)部等。文書類別代碼：針對不同類型的文書，分別設(shè)定兩位代碼，如“行政類文書”代碼為“XZ”，“業(yè)務(wù)類文書”代碼為“YW”等。流水號：按照文書生成的先后順序，依次編排三位流水號，從“001”開始。2.例如，總經(jīng)理辦公室于2023年5月發(fā)布的第10號行政通知，其編號為“202301XZ010”。三、文書的起草（一）起草職責(zé)1.各類文書原則上由承辦部門負(fù)責(zé)起草。承辦部門應(yīng)指定熟悉業(yè)務(wù)、具備良好文字表達(dá)能力的人員擔(dān)任起草工作。2.涉及多個部門的文書，由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同起草。主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，明確各部門的起草任務(wù)和時間節(jié)點。（二）起草要求1.內(nèi)容要求文書應(yīng)主題明確，邏輯清晰，重點突出，圍繞工作事項闡述事實、分析問題、提出解決方案或建議。引用的數(shù)據(jù)、事例等應(yīng)真實可靠，并注明出處。涉及公司機(jī)密信息的，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定處理。語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范，避免使用生僻字、模糊詞匯和口語化表述。2.格式要求頁面設(shè)置：統(tǒng)一采用A4紙，頁邊距上、下、左、右均為厘米。頁眉為公司名稱，頁腳為頁碼。字體字號：標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文用三號仿宋體，一級標(biāo)題用四號黑體，二級標(biāo)題用小四號宋體加粗，三級標(biāo)題用小四號仿宋體加粗。段落格式：正文段落首行縮進(jìn)2個字符，行距為固定值28磅。四、文書的審核（一）審核職責(zé)1.部門初審：承辦部門起草完成的文書，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審重點審查文書內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和工作實際，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范等。2.專業(yè)審核：涉及專業(yè)技術(shù)、法律、財務(wù)等方面的文書，應(yīng)提交相關(guān)專業(yè)部門或人員進(jìn)行審核。專業(yè)審核人員應(yīng)從專業(yè)角度對文書內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，提出審核意見。3.綜合審核：重要文書或涉及多個部門的文書，由公司綜合管理部門進(jìn)行綜合審核。綜合審核主要關(guān)注文書的整體協(xié)調(diào)性、合規(guī)性以及與公司戰(zhàn)略和政策的一致性。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，是否存在法律風(fēng)險。2.準(zhǔn)確性審核：核實文書中的數(shù)據(jù)、事實、引用文件等是否準(zhǔn)確無誤，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)前后矛盾或歧義的表述。3.規(guī)范性審核：審查文書的格式、排版、字體、編號等是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保文書的規(guī)范性和一致性。4.完整性審核：查看文書是否涵蓋了必要的內(nèi)容，相關(guān)附件是否齊全，簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。（三）審核流程1.承辦部門將起草好的文書提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后，在文書上簽署初審意見并注明日期。2.如需專業(yè)審核或綜合審核的，承辦部門應(yīng)將文書及相關(guān)資料一并提交給審核部門或人員。審核部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.承辦部門根據(jù)審核意見對文書進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。五、文書的審批（一）審批職責(zé)1.一般文書由部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門工作實際和相關(guān)規(guī)定，對文書內(nèi)容進(jìn)行全面審查，簽署審批意見并注明日期。對于重要文書或涉及公司重大事項的文書，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益和戰(zhàn)略發(fā)展的角度出發(fā)，對文書進(jìn)行審慎審批。（二）審批內(nèi)容1.必要性審批：判斷文書所涉及的工作事項是否必要，是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和資源配置情況。2.可行性審批：審查文書提出的方案或建議是否具有可行性，是否考慮了實際操作中的各種因素和可能遇到的問題。3.合規(guī)性審批：確認(rèn)文書內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，是否存在違規(guī)風(fēng)險。（三）審批流程1.承辦部門將經(jīng)過審核的文書提交給審批人。審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀文書內(nèi)容，仔細(xì)審查各項條款，如有疑問可向承辦部門詢問。2.審批人根據(jù)審批內(nèi)容，在文書上簽署審批意見。同意的，簽署“同意”并注明日期；不同意的，應(yīng)詳細(xì)說明理由，并要求承辦部門進(jìn)行修改或重新起草。3.承辦部門按照審批意見對文書進(jìn)行處理。如需要修改，應(yīng)及時修改并再次提交審批，直至審批通過。六、文書的發(fā)放與簽收（一）發(fā)放職責(zé)1.文書審批通過后，由承辦部門負(fù)責(zé)發(fā)放。發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要確定，確保相關(guān)部門和人員能夠及時收到文書。2.對于需要送達(dá)外部單位的文書，應(yīng)按照公司對外發(fā)文的規(guī)定進(jìn)行登記、編號、蓋章，并通過郵寄、專人送達(dá)等方式傳遞。（二）簽收要求1.文書接收部門或人員應(yīng)在收到文書時進(jìn)行簽收。簽收時應(yīng)注明收到日期，并在文書簽收登記表上簽字確認(rèn)。2.如文書通過郵寄方式送達(dá)，收件人應(yīng)在收到郵件后及時拆封，并在郵件回執(zhí)上簽字。承辦部門應(yīng)跟蹤?quán)]件送達(dá)情況，確保文書能夠準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件人。七、文書的使用與執(zhí)行（一）使用要求1.各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格按照文書規(guī)定執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)，不得擅自變更或拒絕執(zhí)行。2.在使用文書過程中，如發(fā)現(xiàn)文書存在問題或與實際情況不符，應(yīng)及時與承辦部門溝通，由承辦部門負(fù)責(zé)解釋或協(xié)調(diào)處理。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對文書的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期對各部門文書執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中存在的問題。2.對于重要文書或涉及公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)的文書，應(yīng)重點跟蹤執(zhí)行情況，確保各項工作按照文書要求順利推進(jìn)。八、文書的歸檔與保管（一）歸檔職責(zé)1.文書辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文書原件及相關(guān)附件整理歸檔。歸檔工作應(yīng)按照文書編號順序進(jìn)行，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對歸檔文書進(jìn)行檢查和驗收。（二）保管期限1.根據(jù)文書的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。一般文書保管期限為[X]年，重要文書和涉及公司核心業(yè)務(wù)的文書保管期限為[X]年或永久保存。2.保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核，確無保存價值的文書，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.歸檔文書應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年份、編號順序排列，便于查找和管理。2.檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲，確保檔案安全。3.建立電子檔案管理制度，對重要文書進(jìn)行電子備份。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，防止信息泄露。九、文書的查詢與借閱（一）查詢權(quán)限1.公司員工因工作需要查詢文書的，可向檔案管理部門提出申請。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢?nèi)说纳矸莺筒樵冇猛?，確定是否給予查詢權(quán)限。2.一般員工只能查詢與本人工作相關(guān)的文書；部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的文書；涉及公司重大事項或機(jī)密信息的文書，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查詢。（二）借閱流程1.員工如需借閱文書原件，應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，注明借閱文書的名稱、編號、借閱原因、預(yù)計歸還日期等信息。2.《文書借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)借閱申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文書。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文書，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文書。如發(fā)現(xiàn)文書丟失或損壞，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十、文書的修訂與廢止（一）修訂情形1.國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，導(dǎo)致公司相關(guān)文書需要修訂的。2.公司內(nèi)部規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，文書內(nèi)容與之不符的。3.文書在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題或漏洞，需要進(jìn)行修訂完善的。4.其他原因需要對文書進(jìn)行修訂的。（二）修訂流程1.文書修訂由原承辦部門負(fù)責(zé)提出修訂建議，并填寫《文書修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.《文書修訂申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司綜合管理部門。綜合管理部門對修訂建議進(jìn)行審核，并組織相關(guān)部門進(jìn)行討論。3.根據(jù)討論結(jié)果，對文書進(jìn)行修訂。修訂后的文書應(yīng)按照本制度規(guī)定的審核、審批流程進(jìn)行處理，確保修訂后的文書符合要求。4.修訂后的文書生效后，原文書自動廢止。檔案管理部門應(yīng)及時對相關(guān)檔案進(jìn)行更新，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）廢止情形1.文書所涉及的工作事項已經(jīng)完成或不再執(zhí)行的。2.文書因法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變化或公司內(nèi)部規(guī)定調(diào)整而失去效力的。3.其他原因需要廢止文書的。（四）廢止流程1.文書廢止由原