PAGE規(guī)范執(zhí)行印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章管理。（三）印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力或代表公司特定用途的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要提出刻制申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.申請刻制印章時(shí)，需提供詳細(xì)的印章內(nèi)容、規(guī)格、材質(zhì)等要求，并確保印章內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（二）印章啟用1.新刻制的印章由行政部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并進(jìn)行登記備案。2.印章啟用前，行政部門需填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式啟用。3.印章啟用后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章啟用情況通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。三、印章的保管（一）保管原則1.公司印章實(shí)行專人保管制度，確保印章安全存放，防止印章丟失、被盜或?yàn)E用。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管職責(zé)1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；部門章、業(yè)務(wù)專用章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)建立印章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況，并定期進(jìn)行核對和盤點(diǎn)。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章存放設(shè)施，確保印章存放環(huán)境安全、整潔，防止印章受潮、損壞或變形。（三）保管要求1.印章保管人員不得將印章攜帶外出使用，確因工作需要必須攜帶外出的，需填寫《印章外出申請表》，注明印章名稱、用途、使用期限、攜帶人等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可攜帶外出。2.印章保管人員在攜帶印章外出期間，應(yīng)確保印章安全，不得將印章交予他人使用或委托他人保管。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將印章歸還公司，并在《印章外出申請表》上注明歸還情況。3.印章保管人員如因工作變動(dòng)或其他原因不能繼續(xù)保管印章的，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。四、印章的使用（一）使用原則1.公司印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，確保印章使用合法、合規(guī)、有效。2.印章使用應(yīng)遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，使用人應(yīng)對印章使用的真實(shí)性、合法性和有效性負(fù)責(zé)。（二）使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外出具的各類文件、報(bào)告、證明、函件等；簽訂合同、協(xié)議等重要法律文件；辦理公司注冊、變更、注銷等相關(guān)手續(xù)；以及其他需要加蓋公司公章的事項(xiàng)。2.法定代表人章主要用于以公司法定代表人名義對外出具的各類文件、報(bào)告、證明、函件等；簽訂合同、協(xié)議等重要法律文件；辦理公司法定代表人授權(quán)委托等相關(guān)手續(xù)；以及其他需要加蓋法定代表人章的事項(xiàng)。3.合同專用章主要用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)合同文件。4.財(cái)務(wù)專用章主要用于辦理公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、報(bào)銷等相關(guān)業(yè)務(wù)；開具發(fā)票、收據(jù)等財(cái)務(wù)票據(jù)；以及其他需要加蓋財(cái)務(wù)專用章的事項(xiàng)。5.部門章主要用于本部門內(nèi)部的文件、報(bào)告、通知、函件等的印發(fā)；以及其他需要加蓋部門章的事項(xiàng)。6.業(yè)務(wù)專用章主要用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、報(bào)告、證明、函件等的印發(fā)；以及其他需要加蓋業(yè)務(wù)專用章的事項(xiàng)。（三）使用流程1.印章使用人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明印章名稱、使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、使用份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.《印章使用申請表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，印章使用人將《印章使用申請表》交予印章保管人員。3.印章保管人員根據(jù)《印章使用申請表》上的審批意見，對印章使用情況進(jìn)行核實(shí)，并在《印章使用申請表》上注明使用情況。核實(shí)無誤后，方可加蓋印章。4.印章使用人在加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章加蓋清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。加蓋印章后，應(yīng)在《印章使用申請表》上注明加蓋印章的位置和時(shí)間。5.印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章收回，并妥善保管。同時(shí)，在《印章使用申請表》上注明印章歸還情況。（四）使用要求1.印章使用人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和程序使用印章，不得擅自擴(kuò)大印章使用范圍或超越審批權(quán)限使用印章。2.印章使用人在使用印章前，應(yīng)對印章使用內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，確保使用內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。如發(fā)現(xiàn)使用內(nèi)容存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，不得擅自加蓋印章。3.印章使用人在使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守印章使用登記制度，如實(shí)填寫《印章使用申請表》，并妥善保管《印章使用申請表》及相關(guān)文件資料，以備查閱。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因工作需要必須加蓋空白印章的，需填寫《空白印章使用申請表》，注明印章名稱、用途、使用期限、使用范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可加蓋空白印章。使用完畢后，印章使用人應(yīng)及時(shí)將加蓋空白印章的文件資料收回，并進(jìn)行銷毀處理。五、印章的停用與銷毀（一）停用原因1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜的。3.其他原因需要停用印章的。（二）停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請表》，注明印章名稱、停用原因、停用日期等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，印章保管人員應(yīng)將印章妥善保管，并在印章保管臺(tái)賬上注明停用情況。同時(shí)，通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行印章銷毀。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀方式可包括粉碎、熔化、焚燒等。3.印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括印章名稱、銷毀方式、銷毀時(shí)間、監(jiān)督人員等信息。4.印章銷毀完畢后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》及相關(guān)記錄資料存檔保管，以備查閱。六、印章管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對公司印章使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)，檢查印章使用是否合規(guī)、合法，有無違規(guī)使用印章造成公司損失的情況。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括印章存放設(shè)施是否安全、印章保管人員是否具備責(zé)任心和保密意識(shí)等。2.印章使用情況，包括印章使用是否按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行、使用內(nèi)容是否真實(shí)合法有效等。3.印章登記臺(tái)賬記錄情況，包括印章的領(lǐng)取、使用、歸還、停用、銷毀等情況是否記錄完整、準(zhǔn)確。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰