PAGE托養(yǎng)檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強托養(yǎng)檔案管理，確保托養(yǎng)服務(wù)工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細化，保障托養(yǎng)對象的合法權(quán)益，提高托養(yǎng)服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所開展的各類托養(yǎng)服務(wù)活動中涉及的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映托養(yǎng)服務(wù)過程和托養(yǎng)對象的實際情況。2.完整性原則：涵蓋托養(yǎng)服務(wù)各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴格保護托養(yǎng)對象及其家屬的隱私信息，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和格式進行檔案整理、歸檔和保管。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善托養(yǎng)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.統(tǒng)籌規(guī)劃托養(yǎng)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作規(guī)范、有序開展。（二）托養(yǎng)服務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門托養(yǎng)服務(wù)過程中各類檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時將審核后的檔案資料移交至檔案管理部門。3.在檔案查閱過程中，配合檔案管理部門做好相關(guān)服務(wù)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)托養(yǎng)檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。2.嚴格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱人員提供便捷、高效的服務(wù)，做好查閱登記和歸還工作。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.托養(yǎng)對象檔案：包括托養(yǎng)對象的基本信息、健康狀況、托養(yǎng)協(xié)議、護理記錄、醫(yī)療記錄、費用結(jié)算等資料。2.服務(wù)人員檔案：涵蓋托養(yǎng)服務(wù)工作人員的個人信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲情況等。3.服務(wù)活動檔案：涉及托養(yǎng)服務(wù)過程中組織的各類活動記錄，如文化娛樂活動、康復(fù)訓(xùn)練活動等相關(guān)資料。4.設(shè)施設(shè)備檔案：包括托養(yǎng)場所的設(shè)施設(shè)備清單、采購合同、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。5.財務(wù)管理檔案：包含托養(yǎng)服務(wù)的收費標準、費用收支明細、財務(wù)報表、審計報告等資料。6.其他檔案：如上級部門文件、政策法規(guī)、對外合作協(xié)議等與托養(yǎng)服務(wù)相關(guān)的其他各類資料。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編碼方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號結(jié)構(gòu)為：[年份][類別代碼][流水號]。其中，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如“TY”代表托養(yǎng)對象檔案，“FW”代表服務(wù)人員檔案等；流水號為該類別檔案的順序編號，從001開始依次遞增。3.例如，2023年形成的第5份托養(yǎng)對象檔案編號為：23TY005。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集到位。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、錄音、錄像等各種形式。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集原件和復(fù)印件，原件由檔案管理部門統(tǒng)一保管，復(fù)印件可根據(jù)工作需要提供給相關(guān)部門使用。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)按照一定的順序進行排列，一般為封面、目錄、正文、封底等。3.對檔案資料中的文件應(yīng)進行編號、編目，確保每份文件都有唯一的標識，并在目錄中詳細注明文件的名稱、日期、來源等信息。4.對于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰明確。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時移交至檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息。3.建立檔案歸檔目錄，詳細記錄每份檔案的歸檔日期、編號、名稱等信息，便于查詢和管理。（二）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案的完整性和準確性。4.對于超過保管期限或無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱托養(yǎng)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及托養(yǎng)對象隱私信息的檔案，需經(jīng)托養(yǎng)對象本人或其家屬書面同意后，方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱托養(yǎng)檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員按照申請表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所或進行拍照、復(fù)印、涂改等操作。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱托養(yǎng)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對托養(yǎng)檔案中涉及的個人隱私、商業(yè)秘密等信息予以保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人員和借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對檔案保管場所應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入檔案保管場所。4.定期對檔案管理人員進行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等安全事故，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。同時，對事故原因進行調(diào)查，追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立托養(yǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、查詢和統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，加強對檔案管理過程的監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于將紙質(zhì)檔案資料錄入到信息化管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲。2.檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號、托養(yǎng)對象姓名、檔案類別等進行檢索，方便快速查找所需檔案資料。3.檔案查詢模塊：授權(quán)用戶根據(jù)權(quán)限查詢相關(guān)檔案資料，并可對查詢結(jié)果進行打印、導(dǎo)出等操作。4.統(tǒng)計分析模塊：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為托養(yǎng)服務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊：負責(zé)系統(tǒng)用戶管理、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等系統(tǒng)維護工作。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立嚴格的數(shù)據(jù)錄入審核機制，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介