PAGE規(guī)范會議紀要發(fā)布制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，確保會議決策和討論結(jié)果得到有效傳達與執(zhí)行，提高工作效率，特制定本會議紀要發(fā)布制度。本制度旨在規(guī)范會議紀要的撰寫、審核、發(fā)布及存檔流程，保證會議紀要的準確性、完整性和及時性，使其成為公司各項工作有序開展的重要依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司高層會議、部門例會、專題研討會、項目協(xié)調(diào)會等。所有參與公司會議的人員均應遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。（三）基本原則1.準確性原則：會議紀要應如實記錄會議內(nèi)容，準確反映會議討論的問題、達成的共識、做出的決策以及工作安排等信息，不得歪曲或遺漏重要內(nèi)容。2.完整性原則：涵蓋會議的各個方面，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程、主要發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項及責任人等，確保會議紀要能夠全面呈現(xiàn)會議全貌。3.及時性原則：會議結(jié)束后，應盡快完成會議紀要的撰寫和發(fā)布工作，原則上不超過[X]個工作日，以便相關(guān)人員及時了解會議精神，推進工作落實。4.規(guī)范性原則：會議紀要的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)應保持相對統(tǒng)一和規(guī)范，語言表達應簡潔明了、邏輯清晰，便于閱讀和理解。二、會議紀要的撰寫（一）撰寫人員1.一般情況下，由會議主持人指定專人負責會議紀要的撰寫。指定的撰寫人員應具備良好的文字表達能力、信息提煉能力和會議記錄經(jīng)驗，能夠準確把握會議重點，清晰記錄會議內(nèi)容。2.對于重要會議或涉及多個部門的會議，可根據(jù)實際情況安排多人共同撰寫會議紀要，以確保紀要內(nèi)容的全面性和準確性。撰寫人員之間應密切協(xié)作，明確分工，避免出現(xiàn)內(nèi)容重復或遺漏的情況。（二）撰寫要求1.內(nèi)容記錄詳細記錄會議發(fā)言內(nèi)容，包括發(fā)言人姓名、職務、發(fā)言要點等。對于重要觀點和決策依據(jù)，應盡量逐字逐句記錄，確保準確無誤。如實記錄會議討論過程中的不同意見和分歧，以及最終達成的共識或妥協(xié)方案。對于未達成共識的問題，應明確記錄各方觀點及原因。準確記錄會議做出的各項決議事項，包括工作任務、責任人、完成時間、工作標準等關(guān)鍵信息，確保決議事項清晰明確，具有可操作性。2.語言表達語言應簡潔明了，避免使用過于復雜或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。盡量使用通俗易懂的語言表達會議內(nèi)容，便于全體參會人員理解?？陀^公正地記錄會議情況，避免使用帶有主觀色彩的詞匯或表述。對于會議中的表揚或批評內(nèi)容，應如實記錄，但要注意措辭恰當，避免引起不必要的誤解或爭議。3.結(jié)構(gòu)安排會議紀要應具備清晰的結(jié)構(gòu)，一般包括標題、引言、正文和結(jié)尾等部分。標題應準確概括會議主題，引言部分簡要介紹會議的基本信息（如會議時間、地點、參會人員等），正文詳細記錄會議內(nèi)容，結(jié)尾部分可對會議進行總結(jié)或提出相關(guān)要求。在正文中，可根據(jù)會議內(nèi)容的邏輯關(guān)系進行適當分段，并使用小標題或序號對不同的議題或討論內(nèi)容進行區(qū)分，使會議紀要層次分明，易于閱讀。（三）撰寫流程1.會議前準備撰寫人員應提前了解會議主題、議程安排及相關(guān)背景資料，以便在會議過程中能夠更有針對性地記錄重點內(nèi)容。準備好會議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設備（經(jīng)會議主持人同意）等，并確保記錄工具能夠正常使用。2.會議中記錄集中精力，認真傾聽會議發(fā)言，按照撰寫要求及時記錄會議內(nèi)容。對于重要內(nèi)容或未聽清的部分，可在會議間隙及時向發(fā)言人確認。如使用錄音設備輔助記錄，應注意錄音的完整性和清晰度，并在會議結(jié)束后及時整理錄音內(nèi)容，確保與筆記記錄相互印證，補充完善會議紀要。3.會議后整理會議結(jié)束后，撰寫人員應盡快對記錄內(nèi)容進行整理和編輯。對照筆記和錄音，檢查記錄的準確性和完整性，補充遺漏信息，修正錯誤記錄。對會議內(nèi)容進行提煉和歸納，去除冗余信息，突出重點內(nèi)容和關(guān)鍵決策。按照規(guī)范的結(jié)構(gòu)和語言要求，形成會議紀要初稿。三、會議紀要的審核（一）審核人員1.會議紀要初稿完成后，應提交給會議主持人或指定的審核人員進行審核。審核人員通常由公司高層管理人員、部門負責人或具有豐富經(jīng)驗的專業(yè)人員擔任，他們應具備較強的判斷能力和審核經(jīng)驗，能夠?qū)h紀要的質(zhì)量進行全面評估。2.根據(jù)會議的重要性和涉及范圍，必要時可組織相關(guān)部門或人員對會議紀要進行聯(lián)合審核，以確保紀要內(nèi)容符合各方利益和工作要求，避免出現(xiàn)片面或不準確的表述。（二）審核內(nèi)容1.準確性審核檢查會議紀要是否準確反映會議實際內(nèi)容，各項決議事項、工作安排等信息是否與會議討論結(jié)果一致，有無錯記、漏記或歪曲會議原意的情況。核對會議紀要中涉及的事實、數(shù)據(jù)、人名、地名等信息是否準確無誤，避免因信息錯誤導致工作失誤或誤解。2.完整性審核審查會議紀要是否涵蓋了會議的主要內(nèi)容，包括會議主題、議程執(zhí)行情況、主要發(fā)言觀點、討論過程、決議事項及責任人等關(guān)鍵要素是否齊全，有無重要內(nèi)容遺漏。對于會議中提出的問題、解決方案及下一步工作計劃等內(nèi)容，應確保記錄完整，邏輯連貫，能夠清晰地呈現(xiàn)會議的全貌和工作脈絡。3.規(guī)范性審核檢查會議紀要的格式是否符合公司規(guī)定的統(tǒng)一模板要求，包括字體、字號、排版、段落間距等方面是否規(guī)范一致。審核語言表達是否規(guī)范，有無錯別字、語病、用詞不當或表述模糊不清的問題。確保會議紀要的語言簡潔明了、準確規(guī)范，符合職場公文的寫作要求。4.合規(guī)性審核確認會議紀要的內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及相關(guān)行業(yè)標準的要求。對于涉及重要決策、政策制定等方面的會議紀要，應重點審核其合法性和合規(guī)性，避免出現(xiàn)違反法律法規(guī)或公司規(guī)定的內(nèi)容。（三）審核流程1.初審審核人員收到會議紀要初稿后，應首先進行初審。初審主要對會議紀要的基本內(nèi)容和格式進行初步檢查，重點關(guān)注準確性、完整性和規(guī)范性方面的問題。初審人員應在[X]個工作日內(nèi)完成初審工作，并將初審意見反饋給撰寫人員。撰寫人員根據(jù)初審意見對會議紀要進行修改完善，形成第二稿。2.終審第二稿完成后，提交給終審人員進行審核。終審人員應進行全面、細致的審核，對會議紀要的整體質(zhì)量進行綜合評估，重點審查合規(guī)性及與公司戰(zhàn)略、工作目標是否相符等方面的內(nèi)容。終審人員應在[X]個工作日內(nèi)完成終審工作，并出具終審意見。如終審通過，會議紀要可進入發(fā)布環(huán)節(jié)；如終審發(fā)現(xiàn)問題，撰寫人員應根據(jù)終審意見再次修改完善，直至會議紀要通過終審審核。四、會議紀要的發(fā)布（一）發(fā)布人員會議紀要經(jīng)審核通過后，由專人負責發(fā)布。發(fā)布人員應確保會議紀要能夠及時、準確地傳達給相關(guān)人員，同時做好發(fā)布記錄和跟蹤反饋工作。發(fā)布人員一般為公司行政部門或負責會議組織協(xié)調(diào)的人員。（二）發(fā)布范圍根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，確定會議紀要的發(fā)布范圍。一般情況下，會議紀要應發(fā)送給參會人員、與會議主題相關(guān)的部門或人員、需要了解會議決策和工作安排的上級領(lǐng)導等。對于涉及公司重大決策或重要事項的會議紀要，可能需要擴大發(fā)布范圍，確保公司全體員工或相關(guān)利益者能夠及時知曉。（三）發(fā)布方式1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，將會議紀要以電子文檔的形式發(fā)布到相應的板塊或群組中。參會人員和相關(guān)人員可通過辦公系統(tǒng)隨時查閱會議紀要，方便快捷，同時便于對會議紀要進行存檔和檢索。在辦公系統(tǒng)中發(fā)布會議紀要時，應按照公司規(guī)定的文件命名規(guī)則和分類方式進行存儲，確保文件能夠清晰歸類，易于查找。同時，可設置相應的權(quán)限控制，保證只有授權(quán)人員能夠訪問和下載會議紀要。2.郵件發(fā)送對于一些需要特定人員關(guān)注或涉及外部溝通的會議紀要，可通過電子郵件的方式發(fā)送給相關(guān)人員。郵件主題應明確會議紀要的主題和日期，郵件正文應簡要介紹會議紀要的主要內(nèi)容，并附上會議紀要的附件。在發(fā)送郵件時，要確保收件人地址準確無誤，并根據(jù)需要抄送相關(guān)領(lǐng)導或部門。同時，注意郵件的發(fā)送時間，避免在非工作時間打擾收件人。3.紙質(zhì)文檔發(fā)放在某些情況下，如會議紀要涉及機密信息或需要參會人員簽字確認等，可采用紙質(zhì)文檔發(fā)放的方式。將打印好的會議紀要分發(fā)給參會人員，并要求其簽字簽收，以明確責任和傳達范圍。發(fā)放紙質(zhì)會議紀要時，應做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放份數(shù)等信息。發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢。（四）發(fā)布時間會議紀要審核通過后，應盡快發(fā)布。原則上，內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的會議紀要應在終審通過后的[X]個工作日內(nèi)完成；郵件發(fā)送和紙質(zhì)文檔發(fā)放的會議紀要應根據(jù)具體情況合理安排時間，確保相關(guān)人員能夠及時收到會議紀要，但不得超過[X]個工作日。對于緊急會議的會議紀要，應在會議結(jié)束后[X]小時內(nèi)發(fā)布，以滿足工作及時性的要求。五、會議紀要的存檔（一）存檔人員會議紀要發(fā)布后，由公司檔案管理部門或負責會議組織的部門指定專人負責存檔工作。存檔人員應確保會議紀要的電子文檔和紙質(zhì)文檔得到妥善保存，便于日后查閱和參考。（二）存檔內(nèi)容1.電子文檔：將審核通過并發(fā)布的會議紀要電子文檔按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存儲，包括會議紀要的原始文件、修改記錄（如有）、審核意見等相關(guān)資料，形成完整的電子檔案。2.紙質(zhì)文檔：對于采用紙質(zhì)文檔發(fā)放的會議紀要，應將簽字簽收后的會議紀要原件及發(fā)放記錄一并存檔。紙質(zhì)文檔應按照時間順序或會議主題進行分類裝訂，標注清晰的檔案編號和目錄索引，便于查找和借閱。（三）存檔期限根據(jù)公司檔案管理要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，確定會議紀要的存檔期限。一般情況下，重要會議的會議紀要存檔期限為[X]年，普通會議的會議紀要存檔期限為[X]年。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門評估，確無保存價值的會議紀要可按照規(guī)定程序進行銷毀處理。（四）存檔查詢與借閱1.查詢：公司內(nèi)部人員因工作需要查詢會議紀要時，可向檔案管理部門提出申請。檔案管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，在規(guī)定的存檔范圍內(nèi)協(xié)助查詢，并提供相應的會議紀要副本或電子文檔。2.借閱：如需借閱會議紀要紙質(zhì)文檔，借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱時間及歸還日期等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱人應妥善保管借閱的會議紀要，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失，借閱期滿后應及時歸還。對于涉及機密信息的會議紀要，借閱管理應嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，確保信息安全。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[具體部門]負責解釋。如在執(zhí)行過程中遇到本制度未明確規(guī)定的問題或?qū)χ贫葪l款存在不同理解時，由公司[具體部門]根據(jù)公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)進行解釋和裁決。（二）修訂與完善隨著公司業(yè)務發(fā)展和管理要求的變化，本制度將適時進行修訂和完善。公司各部門應積極反饋制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題和建議，以便公司[具體部門]及時對制度進行優(yōu)化調(diào)整，確保制度的有效性和適應性。制度修訂后，將及時