PAGE規(guī)范化案件管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司案件管理工作，規(guī)范案件處理流程，提高案件處理效率和質(zhì)量，有效防范和化解法律風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營管理活動中涉及的各類案件，包括但不限于合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動爭議、知識產(chǎn)權(quán)糾紛等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則案件處理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行為合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則加強(qiáng)案件風(fēng)險的預(yù)防和預(yù)警，通過完善內(nèi)部管理制度、加強(qiáng)合同管理、規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程等措施，減少案件的發(fā)生。3.及時高效原則對已發(fā)生的案件，要及時采取措施進(jìn)行處理，提高處理效率，避免案件擴(kuò)大化，降低公司損失。4.責(zé)任追究原則對因故意或重大過失導(dǎo)致案件發(fā)生或處理不當(dāng)?shù)牟块T和個人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。二、案件管理職責(zé)分工（一）案件管理部門公司設(shè)立專門的案件管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司案件管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善案件管理制度及流程；2.組織開展案件風(fēng)險排查和預(yù)警工作；3.統(tǒng)一受理公司各類案件，建立案件臺賬；4.協(xié)調(diào)組織案件處理工作，參與重大案件的討論和決策；5.跟蹤案件處理進(jìn)展情況，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報；6.負(fù)責(zé)與外部律師事務(wù)所、仲裁機(jī)構(gòu)、法院等相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)；7.組織開展案件總結(jié)分析工作，提出改進(jìn)措施和建議。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是案件處理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)案件的前期預(yù)防、證據(jù)收集、初步處理等工作，并配合案件管理部門做好案件的后續(xù)處理工作。其主要職責(zé)包括：1.建立健全本部門業(yè)務(wù)風(fēng)險防控機(jī)制，加強(qiáng)合同管理、業(yè)務(wù)操作規(guī)范等工作，預(yù)防案件發(fā)生；2.對涉及本部門的案件及時向案件管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料和情況說明；3.按照案件管理部門的要求，積極配合開展案件處理工作，參與案件討論和決策，執(zhí)行案件處理方案；4.負(fù)責(zé)本部門案件處理后的整改工作，完善內(nèi)部管理制度，避免類似案件再次發(fā)生。（三）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)為公司案件處理提供法律專業(yè)支持和指導(dǎo)，參與案件的法律分析、論證和決策，起草法律文書，代理公司參加訴訟、仲裁等活動。其主要職責(zé)包括：1.對公司各類業(yè)務(wù)活動進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議，防范法律風(fēng)險；2.協(xié)助案件管理部門對案件進(jìn)行法律分析，制定法律應(yīng)對策略；3.起草、審核案件處理過程中涉及的各類法律文書；4.代表公司參加訴訟、仲裁等法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益；5.對案件處理結(jié)果進(jìn)行法律評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為公司完善管理制度提供法律依據(jù)。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)配合案件管理部門做好案件處理過程中的財務(wù)工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和資料，協(xié)助評估案件可能給公司帶來的財務(wù)損失，并對案件處理費(fèi)用進(jìn)行審核和控制。其主要職責(zé)包括：1.提供與案件相關(guān)的財務(wù)報表、賬目明細(xì)等資料；2.協(xié)助評估案件可能導(dǎo)致的財務(wù)損失，包括直接損失和間接損失；3.審核案件處理過程中的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理合規(guī)；4.對案件處理后的財務(wù)事項進(jìn)行賬務(wù)處理和跟蹤管理。（五）審計部門審計部門負(fù)責(zé)對案件處理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查案件處理過程是否合規(guī)、合法，處理結(jié)果是否符合公司利益，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。其主要職責(zé)包括：1.制定案件審計計劃，明確審計范圍、內(nèi)容和重點；2.對案件處理過程中的證據(jù)收集、處理程序、法律適用、費(fèi)用支出等進(jìn)行審計；3.審查案件處理結(jié)果是否維護(hù)了公司合法權(quán)益；4.出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。三、案件的預(yù)防與預(yù)警（一）風(fēng)險排查1.案件管理部門定期組織各業(yè)務(wù)部門開展案件風(fēng)險排查工作，對公司經(jīng)營管理活動中的合同簽訂、業(yè)務(wù)操作、資金往來等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理，查找潛在的法律風(fēng)險點。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，每月至少開展一次內(nèi)部風(fēng)險自查，及時發(fā)現(xiàn)并報告本部門存在的風(fēng)險隱患。3.風(fēng)險排查工作應(yīng)形成詳細(xì)的排查報告，包括風(fēng)險點描述、風(fēng)險等級評估、風(fēng)險成因分析以及初步的防范措施建議等。（二）預(yù)警機(jī)制1.建立案件風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系，根據(jù)案件發(fā)生的可能性、影響程度等因素，設(shè)定不同的預(yù)警級別，如紅色預(yù)警（高風(fēng)險）、橙色預(yù)警（中風(fēng)險）、黃色預(yù)警（低風(fēng)險）。2.案件管理部門負(fù)責(zé)對風(fēng)險排查結(jié)果進(jìn)行分析評估，當(dāng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警級別時，及時發(fā)出預(yù)警通知，告知相關(guān)部門采取相應(yīng)的防范措施。3.各部門接到預(yù)警通知后，應(yīng)立即組織人員對預(yù)警事項進(jìn)行研究分析，制定具體的應(yīng)對方案，并將實施情況及時反饋給案件管理部門。（三）培訓(xùn)與宣傳1.定期組織開展法律知識培訓(xùn)和案例分析講座，提高公司員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、合同管理、糾紛處理等方面。2.加強(qiáng)對典型案件的宣傳教育，通過內(nèi)部通報、案例分享等方式，讓員工了解案件的發(fā)生原因、處理過程和教訓(xùn)，增強(qiáng)員工的風(fēng)險防范意識。3.鼓勵員工積極參與法律知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵。四、案件的受理與登記（一）受理范圍公司案件管理部門統(tǒng)一受理以下各類案件：1.公司作為一方當(dāng)事人的訴訟、仲裁案件；2.涉及公司重大利益或可能對公司經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的非訴訟法律事務(wù)；3.各業(yè)務(wù)部門提交的需要公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理的案件；4.其他與公司相關(guān)的法律糾紛案件。（二）受理流程1.案件來源包括業(yè)務(wù)部門報送、員工舉報、外部機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)辦等。各業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)案件線索后，應(yīng)及時填寫《案件報告表》，詳細(xì)說明案件的基本情況、涉及金額、目前進(jìn)展等信息，并提交給案件管理部門。2.案件管理部門收到《案件報告表》后，對案件進(jìn)行初步審查，判斷是否屬于受理范圍。如屬于受理范圍，予以受理，并向報送部門或人員出具《案件受理通知書》；如不屬于受理范圍，應(yīng)告知報送部門或人員，并說明理由。3.對于重大、復(fù)雜案件或涉及多個部門的案件，案件管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審查，共同決定是否受理。（三）案件登記1.案件管理部門對受理的案件進(jìn)行詳細(xì)登記，建立案件臺賬。案件臺賬應(yīng)包括案件編號、案件名稱、受理日期、當(dāng)事人信息、案件來源、案件簡要情況、處理進(jìn)展等內(nèi)容。2.案件登記信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保案件管理部門能夠全面掌握案件動態(tài)，便于跟蹤和管理。3.案件管理部門應(yīng)定期對案件臺賬進(jìn)行整理和更新，保證臺賬信息的時效性和準(zhǔn)確性。五、案件的處理（一）處理流程1.案件管理部門受理案件后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門和人員召開案件分析會，對案件進(jìn)行全面分析評估，制定案件處理方案。案件處理方案應(yīng)包括處理目標(biāo)、處理策略、具體措施、責(zé)任分工、時間節(jié)點等內(nèi)容。2.根據(jù)案件處理方案，各責(zé)任部門按照分工開展工作。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律專業(yè)支持和指導(dǎo)，起草法律文書，財務(wù)部門負(fù)責(zé)提供財務(wù)數(shù)據(jù)和協(xié)助評估財務(wù)損失，審計部門負(fù)責(zé)對案件處理過程進(jìn)行審計監(jiān)督。3.在案件處理過程中，案件管理部門應(yīng)密切跟蹤進(jìn)展情況，及時協(xié)調(diào)解決處理過程中出現(xiàn)的問題。如遇重大事項或需要調(diào)整處理方案，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并組織相關(guān)部門進(jìn)行研究決策。4.對于需要通過訴訟、仲裁等法律程序解決的案件，法務(wù)部門應(yīng)按照法律規(guī)定和公司授權(quán)，及時辦理相關(guān)手續(xù)，代表公司參加訴訟、仲裁活動。在訴訟、仲裁過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法定程序，充分行使訴訟權(quán)利，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.案件處理結(jié)束后，案件管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對案件處理結(jié)果進(jìn)行總結(jié)評估，分析案件處理過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，形成案件處理總結(jié)報告。（二）證據(jù)管理1.各業(yè)務(wù)部門在案件處理過程中，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理與案件相關(guān)的各類證據(jù)材料，并確保證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性。證據(jù)材料應(yīng)包括合同文件、往來信函、票據(jù)憑證、證人證言、鑒定報告等。2.證據(jù)材料收集后，應(yīng)及時提交給案件管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管。案件管理部門應(yīng)建立證據(jù)檔案，對證據(jù)材料進(jìn)行分類、編號、登記，并注明證據(jù)來源、收集時間等信息。3.在案件處理過程中，如需使用證據(jù)材料，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還。嚴(yán)禁擅自涂改、銷毀證據(jù)材料。4.對于重要證據(jù)材料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，以防原件丟失或損壞。備份方式可采用電子存儲、復(fù)印、拍照等多種形式，并確保備份內(nèi)容與原件一致。（三）法律文書管理1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草、審核案件處理過程中涉及的各類法律文書，包括起訴狀、答辯狀、仲裁申請書、證據(jù)清單、代理詞等。法律文書應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定和公司要求進(jìn)行撰寫，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.法律文書起草完成后，應(yīng)提交給案件管理部門進(jìn)行審核。案件管理部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可加蓋公司公章或授權(quán)使用公司名義對外出具法律文書。3.法律文書出具后，應(yīng)及時送達(dá)相關(guān)當(dāng)事人，并做好送達(dá)記錄。送達(dá)記錄應(yīng)包括送達(dá)時間、送達(dá)方式、送達(dá)地點、收件人等信息。4.對已生效的法律文書，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。（四）費(fèi)用管理1.案件處理過程中涉及的費(fèi)用包括律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、仲裁費(fèi)、鑒定費(fèi)、差旅費(fèi)等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)案件處理方案和實際需要，對費(fèi)用支出進(jìn)行預(yù)算控制，并審核費(fèi)用報銷憑證的真實性、合法性和合理性。2.費(fèi)用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可報銷。報銷憑證應(yīng)附詳細(xì)的費(fèi)用清單和說明，注明費(fèi)用用途、金額、支付對象等信息。3.案件管理部門應(yīng)定期對案件費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常情況，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。對于超預(yù)算支出的費(fèi)用，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)責(zé)任。4.案件處理結(jié)束后，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)案件處理結(jié)果和費(fèi)用支出情況，進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映案件處理成本。六、案件的跟蹤與監(jiān)督（一）跟蹤機(jī)制1.案件管理部門負(fù)責(zé)對案件處理進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤，定期向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報案件處理動態(tài)。跟蹤頻率應(yīng)根據(jù)案件的復(fù)雜程度和處理進(jìn)度確定，一般每周至少匯報一次，重大案件應(yīng)隨時匯報。2.各責(zé)任部門應(yīng)按照案件處理方案的要求，按時完成各自的工作任務(wù)，并及時將工作進(jìn)展情況反饋給案件管理部門。案件管理部門應(yīng)建立案件進(jìn)度跟蹤表，對各部門工作任務(wù)完成情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.在案件跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)處理進(jìn)度滯后或出現(xiàn)其他問題，案件管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，查找原因，調(diào)整處理措施，確保案件處理工作順利推進(jìn)。（二）監(jiān)督措施1.審計部門負(fù)責(zé)對案件處理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，定期對案件處理過程中的證據(jù)收集、處理程序、法律適用、費(fèi)用支出等進(jìn)行審計檢查。審計檢查可采取定期審計、專項審計等方式進(jìn)行。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向案件管理部門和相關(guān)責(zé)任部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反法律法規(guī)和公司制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.公司建立案件處理監(jiān)督舉報機(jī)制，鼓勵員工對案件處理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對舉報屬實的員工，給予表彰和獎勵；對打擊報復(fù)舉報人的行為，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。七、案件的歸檔與保管（一）歸檔范圍案件處理結(jié)束后，所有與案件相關(guān)的文件、資料、證據(jù)、法律文書等均應(yīng)進(jìn)行歸檔保存。歸檔范圍包括但不限于案件報告表、案件受理通知書、案件處理方案、證據(jù)材料、法律文書、庭審記錄、調(diào)解協(xié)議、判決書、裁定書、仲裁裁決書等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實，符合檔案管理的規(guī)范要求。文件材料應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行排列，編目編號，裝訂成冊。2.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒和標(biāo)簽，注明案件編號、案件名稱、歸檔日期等信息。檔案盒應(yīng)存放整齊，便于查閱。3.對于電子文件，應(yīng)按照檔案數(shù)字化管理的要求進(jìn)行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，存儲在專用的電子存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。（三）保管期限案件檔案的保管期限根據(jù)案件性質(zhì)和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長期保管期限為[X]年。具體保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱案件檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報案件管理部門審批。案件管理部門審核通過后，方可查閱檔案。2.查閱案件檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)案件管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.公司外部人員因工作需要查閱案件檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，按照公司對外提供檔案的規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。未經(jīng)公司同意，不得對外提供案件檔案。4.因工作