PAGE檔案制度業(yè)務(wù)規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本業(yè)務(wù)規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況。2.完整性原則：全面收集與公司/組織相關(guān)的各類檔案，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查閱和利用，并做好登記和歸還工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取措施解決。4.積極參與檔案編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外簽訂協(xié)議、合同、章程、報(bào)表等文件。4.公司/組織內(nèi)部的會議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等專項(xiàng)檔案。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對重要文件和資料，應(yīng)收集備份，以防原件損壞或丟失。4.收集的檔案應(yīng)注明形成時間、來源、保管期限等信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案，包括履歷材料、自傳、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等，定期裝訂成冊，編制檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定相應(yīng)的分類整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。3.對確定無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和查找檔案。3.檔案盒應(yīng)按照規(guī)定的格式和尺寸制作，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號等信息。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，同類檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。2.檔案應(yīng)排列有序，編號清晰，便于識別和檢索。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并處理。2.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障檔案利用需求。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.提高檔案利用效率，為公司/組織發(fā)展提供支持。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個人需要查閱與其相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，需經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.利用者憑批準(zhǔn)的申請表到檔案管理部門查閱、借閱或復(fù)制檔案，并在檔案利用登記簿上登記。4.利用者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案完好無損。（五）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和利用。2.檔案利用者不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用者不得擅自將檔案帶出檔案管理部門指定的場所。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。3.檔案管理人員的工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，提高統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和效率。3.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）移交規(guī)定1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和驗(yàn)收，確保檔案的質(zhì)量。4.對已到保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和移交，辦理相關(guān)手續(xù)。八、電子檔案管理（一）電子檔案的定義電子檔案是指公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。（二）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類方案進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄和索引。3.對電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲于安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。2.電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。（四）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用原則和手續(xù)。2.利用者可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查閱、借閱和復(fù)制電子檔案。3.對電子檔案的利