PAGE公司快遞制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司快遞管理，規(guī)范快遞寄發(fā)流程，提高工作效率，確?？爝f服務(wù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中涉及的快遞寄發(fā)、接收及相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確高效原則：確?？爝f信息填寫準(zhǔn)確無誤，及時(shí)處理快遞業(yè)務(wù)，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)需求。2.安全保密原則：保障快遞物品的安全，防止丟失、損壞或泄露公司機(jī)密信息。3.成本控制原則：在保證快遞服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制快遞費(fèi)用，降低公司運(yùn)營成本。二、快遞寄發(fā)管理（一）寄發(fā)流程1.寄件申請(qǐng)員工因工作需要寄發(fā)快遞時(shí)，應(yīng)填寫《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預(yù)計(jì)重量、快遞類型（如文件、包裹等）以及寄發(fā)原因等信息。2.審批部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工的寄件申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核寄發(fā)內(nèi)容是否與工作相關(guān)、費(fèi)用是否合理等。對(duì)于涉及重要文件、大額訂單或敏感信息的快遞，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，部門負(fù)責(zé)人在《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.快遞選擇根據(jù)快遞內(nèi)容、重量、收件地址等因素，選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇與公司有合作協(xié)議、服務(wù)質(zhì)量好、價(jià)格合理的快遞公司。一般情況下，文件類可選擇普通快遞，重量較輕的包裹可選擇經(jīng)濟(jì)快遞，重量較大或?qū)r(shí)效性要求較高的包裹可選擇順豐、京東等優(yōu)質(zhì)快遞。如需寄發(fā)國際快遞，應(yīng)提前了解目的地國家的相關(guān)規(guī)定和要求，選擇有國際快遞業(yè)務(wù)資質(zhì)且信譽(yù)良好的快遞公司，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.物品包裝寄件人應(yīng)根據(jù)快遞內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行妥善包裝，確保物品在運(yùn)輸過程中不受損壞。對(duì)于易碎物品，應(yīng)使用專門的防震材料進(jìn)行包裝，并在包裝上標(biāo)明“易碎物品”字樣。對(duì)于液體、粉末等特殊物品，應(yīng)按照快遞公司的規(guī)定進(jìn)行包裝，并提供相關(guān)證明文件。5.信息填寫寄件人應(yīng)認(rèn)真填寫快遞運(yùn)單，確保收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)在運(yùn)單上清晰注明快遞內(nèi)容，如為文件，應(yīng)注明文件名稱和份數(shù)；如為包裹，應(yīng)注明包裹內(nèi)物品清單。對(duì)于重要文件或物品，建議在寄發(fā)前拍照留存，以便查詢和追溯。6.交寄寄件人將包裝好的快遞及填寫完整并經(jīng)審批的《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》一并交至公司指定的快遞收發(fā)點(diǎn)。快遞收發(fā)點(diǎn)工作人員對(duì)快遞進(jìn)行檢查，確認(rèn)包裝完好、信息填寫準(zhǔn)確后進(jìn)行稱重計(jì)費(fèi)，并開具快遞發(fā)票或收據(jù)。工作人員按照快遞公司的要求，將快遞及時(shí)交寄，并獲取快遞單號(hào)。同時(shí)，在《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》上記錄快遞單號(hào)、交寄時(shí)間等信息。（二）寄發(fā)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.普通快遞首重[X]元/[X]克，續(xù)重[X]元/[X]克。具體費(fèi)用根據(jù)快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際重量進(jìn)行計(jì)算。對(duì)于重量較輕的文件類快遞，如不超過[X]克，統(tǒng)一按照[X]元收取費(fèi)用。2.經(jīng)濟(jì)快遞首重[X]元/[X]千克，續(xù)重[X]元/[X]千克。具體費(fèi)用根據(jù)快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際重量進(jìn)行計(jì)算。對(duì)于重量在[X]千克至[X]千克之間的包裹，按照經(jīng)濟(jì)快遞收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用；重量超過[X]千克的包裹，如需寄發(fā)經(jīng)濟(jì)快遞，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意，并說明原因。3.優(yōu)質(zhì)快遞（如順豐、京東等）順豐快遞：首重[X]元/[X]克，續(xù)重[X]元/[X]克。具體費(fèi)用根據(jù)順豐快遞的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際重量進(jìn)行計(jì)算。京東快遞：根據(jù)不同的重量區(qū)間和服務(wù)類型，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)有所不同。具體費(fèi)用以京東快遞官網(wǎng)公布的價(jià)格為準(zhǔn)。如需寄發(fā)優(yōu)質(zhì)快遞，應(yīng)提前說明原因，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（三）特殊情況處理1.緊急快遞對(duì)于緊急文件或物品的寄發(fā)，如因時(shí)間緊迫無法按照正常流程進(jìn)行審批，寄件人應(yīng)先電話向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后可先行寄發(fā)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.快遞退回如因收件人信息錯(cuò)誤或其他原因?qū)е驴爝f無法送達(dá)，快遞公司將快遞退回時(shí)，寄件人應(yīng)及時(shí)與收件人溝通核實(shí)情況，并根據(jù)實(shí)際情況決定是否重新寄發(fā)。如需重新寄發(fā)，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程重新辦理寄件申請(qǐng)和審批手續(xù)。3.快遞丟失或損壞如發(fā)生快遞丟失或損壞的情況，寄件人應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，了解情況并要求賠償。同時(shí)，應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助公司相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。如因寄件人包裝不當(dāng)或信息填寫錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞丟失或損壞，寄件人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、快遞接收管理（一）接收流程1.快遞通知快遞公司將快遞送達(dá)公司指定的快遞收發(fā)點(diǎn)后，收發(fā)點(diǎn)工作人員應(yīng)及時(shí)通知收件人領(lǐng)取快遞。通知方式可采用電話、短信或內(nèi)部即時(shí)通訊工具等。2.收件確認(rèn)收件人收到通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到快遞收發(fā)點(diǎn)領(lǐng)取快遞。領(lǐng)取時(shí)，收件人應(yīng)出示有效身份證件，并在快遞簽收單上簽字確認(rèn)。對(duì)于重要文件或物品的快遞，收件人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)快遞內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)快遞有損壞或與運(yùn)單信息不符的情況，應(yīng)立即向收發(fā)點(diǎn)工作人員提出，并拒絕簽收。收發(fā)點(diǎn)工作人員應(yīng)及時(shí)記錄收件人領(lǐng)取快遞的時(shí)間、姓名、部門等信息，并在快遞簽收單上注明。3.異常處理如收件人無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取快遞，收發(fā)點(diǎn)工作人員應(yīng)再次與收件人聯(lián)系，確定新的領(lǐng)取時(shí)間。如多次聯(lián)系仍無法領(lǐng)取，對(duì)于無法退回的快遞，收發(fā)點(diǎn)工作人員應(yīng)妥善保管，并及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況決定處理方式，如通知寄件人協(xié)商解決、自行處理等。（二）快遞內(nèi)容登記1.對(duì)于涉及公司重要文件、合同、訂單等快遞，收件人領(lǐng)取后應(yīng)及時(shí)將快遞內(nèi)容進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括快遞單號(hào)、收件日期、收件人姓名、部門、快遞內(nèi)容摘要、文件份數(shù)或物品清單等信息。2.快遞內(nèi)容登記應(yīng)使用公司統(tǒng)一的《快遞接收登記表》，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。登記表應(yīng)定期整理歸檔，以便查詢和追溯。四、快遞收發(fā)點(diǎn)管理（一）收發(fā)點(diǎn)設(shè)置1.根據(jù)公司辦公區(qū)域分布和快遞業(yè)務(wù)量，合理設(shè)置快遞收發(fā)點(diǎn)。收發(fā)點(diǎn)應(yīng)選擇交通便利、便于快遞車輛?？亢蛦T工領(lǐng)取的地點(diǎn)。2.快遞收發(fā)點(diǎn)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、電話、貨架、快遞秤等，以滿足快遞收發(fā)業(yè)務(wù)的需要。（二）人員職責(zé)1.收發(fā)點(diǎn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)快遞收發(fā)點(diǎn)的日常管理工作，包括人員安排、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、設(shè)備維護(hù)等。審核員工的快遞寄發(fā)申請(qǐng)，確保寄發(fā)流程符合規(guī)定。定期與快遞公司核對(duì)快遞賬單，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。處理快遞收發(fā)過程中出現(xiàn)的異常情況，如快遞丟失、損壞、退回等，并及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。2.快遞收發(fā)員負(fù)責(zé)快遞的接收、登記、保管和發(fā)放工作，確?？爝f物品的安全和完整。按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)快遞進(jìn)行稱重計(jì)費(fèi)、信息填寫、包裝檢查等操作。及時(shí)通知收件人領(lǐng)取快遞，并做好簽收記錄。協(xié)助收發(fā)點(diǎn)負(fù)責(zé)人處理快遞收發(fā)過程中的其他事務(wù)。（三）安全管理1.快遞收發(fā)點(diǎn)應(yīng)加強(qiáng)安全防范措施。安裝監(jiān)控設(shè)備，確?？爝f收發(fā)區(qū)域24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。2.對(duì)快遞收發(fā)點(diǎn)的辦公設(shè)備和快遞物品進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，物品存放安全。3.收發(fā)點(diǎn)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的安全制度，不得擅自將快遞收發(fā)點(diǎn)的鑰匙、密碼等信息泄露給無關(guān)人員。4.對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品的快遞，收發(fā)點(diǎn)工作人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，嚴(yán)禁違規(guī)接收和存放。五、快遞費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷（一）費(fèi)用結(jié)算1.快遞公司每月定期與公司核對(duì)快遞賬單，公司快遞收發(fā)點(diǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)賬單明細(xì)，確保費(fèi)用準(zhǔn)確無誤。2.核對(duì)無誤后，公司按照與快遞公司簽訂的協(xié)議進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。結(jié)算方式可采用轉(zhuǎn)賬、支票等方式支付快遞費(fèi)用。3.快遞收發(fā)點(diǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將快遞費(fèi)用結(jié)算情況向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并提供相關(guān)的費(fèi)用明細(xì)和發(fā)票等資料。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.員工憑填寫完整并經(jīng)審批的《快遞寄發(fā)申請(qǐng)表》、快遞發(fā)票或收據(jù)等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。2.報(bào)銷流程：?jiǎn)T工將報(bào)銷憑證提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)；然后提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報(bào)銷。3.對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的快遞費(fèi)用，如未經(jīng)審批、發(fā)票不符合要求等，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)快遞制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)快遞收發(fā)點(diǎn)的工作進(jìn)行抽查，確?？爝f寄發(fā)、接收流程規(guī)范，費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確。2.對(duì)于違反快遞制度的行為，行政部門有權(quán)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.員工有權(quán)對(duì)快遞制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向行政部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)舉報(bào)。行政部門應(yīng)及時(shí)受理舉報(bào)，并對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。（二）考核辦法1.建立快遞工作考核機(jī)制，對(duì)各部門和員工的快遞工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括快遞寄發(fā)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、費(fèi)用控制情況，快遞接收的規(guī)范程度，以及快遞收發(fā)點(diǎn)的管理水平等。