PAGE采購工作制度遵守規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購工作流程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司利益，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，促進公司業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購活動的部門、人員以及相關(guān)采購項目，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保采購決策公正透明。效益原則：以提高采購效益為目標，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司實際需求，為公司創(chuàng)造最大價值。誠信原則：采購人員應(yīng)秉持誠信原則，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴格履行合同約定，維護公司信譽。二、采購流程規(guī)范1.采購需求提出使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購申請單采購申請單應(yīng)詳細注明所需采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計交付時間等信息。對于緊急采購需求，需在申請單上明確標注“緊急”字樣，并說明緊急原因。采購申請單提交審批采購申請單需按照公司內(nèi)部審批流程進行提交，由使用部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)主管、財務(wù)部門等依次進行審批。審批人員應(yīng)根據(jù)公司實際情況和預(yù)算安排，對采購申請的必要性、合理性、預(yù)算額度等進行嚴格審核，并簽署審批意見。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)審批通過的采購申請單制定采購計劃采購計劃應(yīng)明確采購方式（如招標采購、詢價采購、單一來源采購等）、采購時間安排、采購責任人等內(nèi)容。對于批量采購或金額較大的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行市場調(diào)研，分析市場價格走勢和供應(yīng)商情況，制定詳細的采購策略。采購計劃報上級領(lǐng)導(dǎo)審批采購計劃需報采購部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)等進行審批，確保采購計劃符合公司整體戰(zhàn)略和預(yù)算要求。審批通過后的采購計劃作為后續(xù)采購活動的執(zhí)行依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商庫采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立公司供應(yīng)商庫。對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進行分類管理，按照供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務(wù)能力等因素進行綜合評估，并定期更新供應(yīng)商信息。供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項目的特點和需求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商參與采購活動。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標、邀請招標等公開競爭方式選擇供應(yīng)商；對于一般性采購項目，可采用詢價、競爭性談判等方式進行采購。在選擇供應(yīng)商過程中，采購人員應(yīng)與潛在供應(yīng)商進行充分溝通，了解其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的情況，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績案例等。供應(yīng)商評估與考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等進行評估和考核。評估方式可包括實地考察、樣品檢驗、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，語言表述清晰、準確、嚴謹，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性條款。采購合同審核與審批采購合同簽訂前，需提交公司法律部門或?qū)I(yè)法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后的采購合同按照公司內(nèi)部審批流程進行審批，由采購部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門等依次簽署審批意見。5.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單采購訂單應(yīng)明確采購合同的主要條款，確保供應(yīng)商準確理解采購需求。采購訂單下達后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。采購訂單變更管理如因特殊原因需要變更采購訂單，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。采購訂單變更需按照公司內(nèi)部審批流程進行審批，確保變更后的采購訂單符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。6.采購驗收采購物資到貨后，采購部門通知使用部門進行驗收使用部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標準對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行驗收。驗收過程中，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與，確保驗收結(jié)果準確可靠。驗收結(jié)果記錄與反饋使用部門應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括驗收合格與否、存在的問題及處理建議等。驗收報告經(jīng)使用部門負責人簽字確認后，及時反饋給采購部門。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。7.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單付款申請單應(yīng)注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)證明材料。付款申請單按照公司內(nèi)部審批流程進行提交，由采購部門負責人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等依次進行審批。財務(wù)部門審核付款申請并辦理付款手續(xù)財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進行嚴格審核，確保付款金額準確無誤，付款方式符合規(guī)定。審核通過后，財務(wù)部門按照公司資金安排及時辦理付款手續(xù)，并做好付款記錄。三、采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益，不得利用職務(wù)之便謀取私利。嚴格保守公司商業(yè)秘密，不得泄露公司采購計劃、供應(yīng)商信息、采購價格等機密內(nèi)容。秉持公正、公平、公開的原則開展采購工作在采購決策過程中，應(yīng)充分考慮公司利益和需求，不受個人情感、偏見或其他因素的影響，確保采購結(jié)果公正合理。對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得歧視或偏袒任何一方，為供應(yīng)商提供公平競爭的機會。2.業(yè)務(wù)能力采購人員應(yīng)具備扎實的專業(yè)知識和豐富的采購經(jīng)驗熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，了解市場動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，掌握物資采購、服務(wù)采購等方面的專業(yè)知識。不斷學習和更新業(yè)務(wù)知識，提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，以適應(yīng)公司不斷發(fā)展的采購需求。具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧能夠與公司內(nèi)部各部門進行有效的溝通協(xié)調(diào)，及時了解采購需求，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。在與供應(yīng)商談判過程中，能夠靈活運用談判技巧，爭取有利的采購條件，維護公司利益。3.工作紀律嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得無故遲到、早退或曠工如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照公司請假流程提前辦理請假手續(xù)，確保工作不受影響。認真履行工作職責，不得擅自離崗、脫崗或敷衍塞責在采購工作過程中，應(yīng)保持高度的責任心和敬業(yè)精神，認真對待每一個采購環(huán)節(jié)，確保采購工作順利完成。遵守公司保密制度，妥善保管采購文件、資料和相關(guān)信息采購文件、資料等應(yīng)按照公司規(guī)定進行歸檔保存，不得隨意丟棄或泄露給無關(guān)人員。四、采購風險管理與監(jiān)督1.采購風險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估風險識別包括但不限于市場風險（如價格波動、供應(yīng)短缺等）、供應(yīng)商風險（如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題等）、合同風險（如合同條款漏洞、法律糾紛等）、內(nèi)部管理風險（如采購流程不規(guī)范、審批不嚴等）。采用定性與定量相結(jié)合的方法對風險進行評估，確定風險等級，為制定風險應(yīng)對措施提供依據(jù)。2.采購風險應(yīng)對措施針對不同類型的采購風險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施對于市場風險，可通過建立價格預(yù)警機制、與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議、優(yōu)化采購計劃安排等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風險，加強供應(yīng)商管理和評估，要求供應(yīng)商提供擔?；虮ｋU，建立應(yīng)急供應(yīng)商體系等；對于合同風險，加強合同審核與管理，聘請專業(yè)法律顧問提供法律支持，及時處理合同糾紛等；對于內(nèi)部管理風險，完善采購制度和流程，加強內(nèi)部審計和監(jiān)督，提高采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和風險意識。3.采購監(jiān)督機制建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購工作的全過程監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購項目進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資