PAGE公司周會(huì)議規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司周會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。本制度旨在通過明確會(huì)議流程、規(guī)范參會(huì)人員行為、加強(qiáng)會(huì)議記錄與跟進(jìn)等措施，促進(jìn)公司內(nèi)部信息的及時(shí)傳遞與溝通，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各層級(jí)的周會(huì)議，包括但不限于部門周會(huì)、項(xiàng)目周會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)周會(huì)等。（三）基本原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)圍繞工作重點(diǎn)和實(shí)際問題展開，注重實(shí)效，避免形式主義，確保會(huì)議能夠解決實(shí)際工作中的問題，推動(dòng)工作進(jìn)展。2.信息共享原則：建立開放透明的溝通機(jī)制，鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見，分享工作進(jìn)展、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、問題困難等信息，促進(jìn)信息在公司內(nèi)部的流通與共享。3.責(zé)任明確原則：明確會(huì)議各項(xiàng)議程的責(zé)任主體，確保會(huì)議決策事項(xiàng)能夠得到有效落實(shí)，責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。4.遵守法規(guī)原則：會(huì)議組織與管理過程中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議活動(dòng)合法合規(guī)。二、會(huì)議組織（一）會(huì)議時(shí)間與頻率1.周會(huì)議固定時(shí)間：原則上每周[具體時(shí)間]召開周會(huì)議，如遇特殊情況需要調(diào)整會(huì)議時(shí)間，需提前至少[X]小時(shí)通知參會(huì)人員。2.特殊情況處理：如因緊急工作任務(wù)需要召開臨時(shí)周會(huì)議，應(yīng)提前[X]小時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，簡(jiǎn)要說明會(huì)議主題和議程。（二）會(huì)議地點(diǎn)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)。一般部門周會(huì)可在本部門辦公區(qū)域會(huì)議室召開；涉及跨部門溝通協(xié)調(diào)的周會(huì)，可根據(jù)需要選擇公司專門的會(huì)議室或其他合適場(chǎng)地。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)保持安靜、整潔，具備良好的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板等，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。（三）會(huì)議通知1.通知內(nèi)容：會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、參會(huì)人員名單等關(guān)鍵信息。如有需要提交的會(huì)議材料，應(yīng)在通知中明確說明，并提供相應(yīng)的獲取方式或鏈接。2.通知方式：采用公司內(nèi)部通訊工具（如郵件、即時(shí)通訊軟件等）發(fā)送會(huì)議通知，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。重要會(huì)議可同時(shí)進(jìn)行電話或短信提醒，確保通知傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.提前通知要求：會(huì)議通知應(yīng)提前[X]小時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)材料和安排工作。對(duì)于需要準(zhǔn)備匯報(bào)材料的參會(huì)人員，應(yīng)明確匯報(bào)材料的內(nèi)容要求和格式規(guī)范，確保匯報(bào)材料的質(zhì)量和一致性。（四）參會(huì)人員1.必須參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程確定必須參會(huì)人員，一般包括部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)骨干等。必要時(shí)，可邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)出席重要周會(huì)議。2.列席人員：對(duì)于某些特定議題，可根據(jù)需要邀請(qǐng)相關(guān)部門或人員列席會(huì)議，以便更好地了解情況、參與討論。列席人員應(yīng)提前了解會(huì)議議程和相關(guān)議題，做好參會(huì)準(zhǔn)備。3.請(qǐng)假制度：參會(huì)人員如因特殊原因不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并說明請(qǐng)假事由。未經(jīng)批準(zhǔn)無故缺席會(huì)議的，按照公司考勤制度進(jìn)行相應(yīng)處理。請(qǐng)假人員應(yīng)委托合適的人員代為參會(huì)，并提前向會(huì)議組織者報(bào)備代參會(huì)人員信息。代參會(huì)人員應(yīng)履行與原參會(huì)人員相同的職責(zé)，認(rèn)真參與會(huì)議討論和決策。三、會(huì)議議程（一）議程制定1.議程來源：會(huì)議議程由會(huì)議組織者根據(jù)上周工作進(jìn)展、本周工作計(jì)劃以及當(dāng)前工作重點(diǎn)和問題進(jìn)行制定。各部門應(yīng)提前收集整理本部門工作情況，及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，以便合理安排會(huì)議議程。2.議程內(nèi)容：會(huì)議議程應(yīng)包括上周工作總結(jié)、本周工作計(jì)劃、重點(diǎn)問題討論、決策事項(xiàng)部署等板塊。每個(gè)板塊應(yīng)明確具體的議題和責(zé)任人，確保議程清晰、有條理。上周工作總結(jié)：各部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)簡(jiǎn)要匯報(bào)上周工作完成情況，包括工作進(jìn)展、取得的成果、遇到的問題及解決方案等。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，突出重點(diǎn)和亮點(diǎn)。本周工作計(jì)劃：匯報(bào)本周工作計(jì)劃安排，明確工作目標(biāo)、任務(wù)分解、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等關(guān)鍵信息。工作計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可衡量性，與公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)重點(diǎn)保持一致。重點(diǎn)問題討論：針對(duì)工作中存在的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，組織參會(huì)人員進(jìn)行深入討論，分析問題原因，提出解決方案和建議。討論過程中應(yīng)鼓勵(lì)各抒己見，充分發(fā)表不同意見，確保問題得到全面、深入的探討。決策事項(xiàng)部署：根據(jù)會(huì)議討論結(jié)果，對(duì)需要做出決策的事項(xiàng)進(jìn)行明確部署，包括決策內(nèi)容、責(zé)任部門、完成時(shí)間等。決策事項(xiàng)應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。（二）議程調(diào)整1.調(diào)整申請(qǐng)：如遇特殊情況需要調(diào)整會(huì)議議程，參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前至少[X]小時(shí)向會(huì)議組織者提出申請(qǐng)，并說明調(diào)整原因和建議調(diào)整后的議程內(nèi)容。2.調(diào)整審批：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)議程調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，如調(diào)整內(nèi)容合理且不影響會(huì)議整體安排和目標(biāo)達(dá)成，應(yīng)予以批準(zhǔn)，并及時(shí)通知參會(huì)人員。如調(diào)整內(nèi)容涉及重要議題或可能影響會(huì)議決策的，應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后再做調(diào)整。3.緊急事項(xiàng)處理：對(duì)于會(huì)議過程中出現(xiàn)的緊急事項(xiàng)需要臨時(shí)增加到議程中的，會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)情況靈活安排，并及時(shí)向參會(huì)人員說明情況。如緊急事項(xiàng)較為復(fù)雜，可能影響會(huì)議進(jìn)度和決策的，應(yīng)暫停當(dāng)前議程，優(yōu)先討論緊急事項(xiàng)，待緊急事項(xiàng)處理完畢后再繼續(xù)原議程或調(diào)整后的議程。四、會(huì)議主持（一）主持人職責(zé)1.把控會(huì)議節(jié)奏：主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程組織會(huì)議，合理安排每個(gè)議題的討論時(shí)間，確保會(huì)議能夠緊湊、有序地進(jìn)行。避免出現(xiàn)討論時(shí)間過長(zhǎng)或過短、議題跳躍等情況，保證會(huì)議效率。2.引導(dǎo)會(huì)議討論：在會(huì)議討論過程中，主持人應(yīng)積極引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開討論，鼓勵(lì)充分發(fā)表意見，避免出現(xiàn)偏離主題或討論混亂的情況。對(duì)于不同意見和觀點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保討論能夠聚焦問題核心，形成有效的決策建議。3.維護(hù)會(huì)議秩序：主持人負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議秩序，確保參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意打斷他人發(fā)言、接聽電話、玩手機(jī)等。對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和提醒。4.總結(jié)會(huì)議成果：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論情況和決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和下一步工作安排，確保參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容和要求清晰明確。（二）主持人選拔與培訓(xùn)1.選拔標(biāo)準(zhǔn)：具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達(dá)能力和問題解決能力，熟悉公司業(yè)務(wù)流程和工作重點(diǎn)，能夠準(zhǔn)確把握會(huì)議主題和方向。具有豐富的會(huì)議主持經(jīng)驗(yàn)，能夠靈活應(yīng)對(duì)各種會(huì)議場(chǎng)景和突發(fā)情況。2.培訓(xùn)提升：定期組織主持人培訓(xùn)活動(dòng)，內(nèi)容包括會(huì)議組織技巧、溝通技巧、領(lǐng)導(dǎo)力培養(yǎng)、行業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)等方面，不斷提升主持人的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。鼓勵(lì)主持人之間相互交流經(jīng)驗(yàn)，分享主持心得，共同提高主持水平。五、會(huì)議記錄（一）記錄人員職責(zé)1.準(zhǔn)確記錄：會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、工作安排等。記錄內(nèi)容應(yīng)完整、詳實(shí)，能夠如實(shí)反映會(huì)議全貌，為后續(xù)查閱和跟進(jìn)提供可靠依據(jù)。2.及時(shí)整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，確保記錄內(nèi)容清晰、條理分明。對(duì)于會(huì)議中的重要決策事項(xiàng)和工作安排，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，以便突出關(guān)鍵信息。3.審核校對(duì)：整理后的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議組織者進(jìn)行審核校對(duì)，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)記錄存在遺漏或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。4.存檔保管：審核通過后的會(huì)議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔保管，以便日后查閱和參考。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞荩奖氵h(yuǎn)程查閱和共享。（二）記錄內(nèi)容要求1.會(huì)議基本信息：記錄會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)人員名單等。2.會(huì)議議程執(zhí)行情況：按照會(huì)議議程順序，記錄每個(gè)議題的討論過程和結(jié)果，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論意見、達(dá)成的共識(shí)等。3.決策事項(xiàng)記錄：詳細(xì)記錄會(huì)議做出的決策事項(xiàng)，包括決策內(nèi)容、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間、預(yù)期目標(biāo)等關(guān)鍵信息。對(duì)于決策過程中的不同意見和討論情況，也應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)記錄，以便全面了解決策背景和依據(jù)。4.工作安排記錄：記錄會(huì)議明確的本周工作計(jì)劃和后續(xù)工作安排，包括工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。對(duì)于需要協(xié)調(diào)其他部門或外部資源的工作事項(xiàng)，應(yīng)記錄相關(guān)協(xié)調(diào)要求和聯(lián)系方式。5.其他重要事項(xiàng)記錄：如會(huì)議中提出的重要問題、解決方案、建議措施、下一步工作思路等，均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保記錄內(nèi)容能夠完整反映會(huì)議的重要成果和工作要求。（三）記錄格式規(guī)范1.文字表述規(guī)范：使用簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范的語言進(jìn)行記錄，避免使用模糊、歧義或口語化的表述。對(duì)于專業(yè)術(shù)語和特定概念，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的行業(yè)用語進(jìn)行記錄。2.格式排版規(guī)范：采用統(tǒng)一的格式排版會(huì)議記錄，如標(biāo)題、正文、段落間距、字體字號(hào)等應(yīng)保持一致，便于閱讀和查閱?？筛鶕?jù)內(nèi)容需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)亩温鋭澐趾蛯哟螛?biāo)注，使記錄內(nèi)容更加清晰易讀。3.圖表使用規(guī)范：如有需要，可在會(huì)議記錄中插入相關(guān)的圖表、數(shù)據(jù)等輔助說明信息，但應(yīng)確保圖表內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，與文字記錄相互印證。圖表應(yīng)標(biāo)注標(biāo)題、編號(hào)、數(shù)據(jù)源等信息，以便于理解和追溯。六、會(huì)議決策與執(zhí)行（一）決策形成1.充分討論：在會(huì)議討論環(huán)節(jié)，參會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，對(duì)議題進(jìn)行全面、深入的分析和探討。鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)之間的碰撞和交流，通過充分討論形成廣泛的共識(shí)基礎(chǔ)。2.集體決策：對(duì)于重要決策事項(xiàng)，應(yīng)遵循集體決策原則，綜合考慮各方面因素和意見，通過投票表決、舉手表決或協(xié)商一致等方式形成最終決策。決策過程應(yīng)公開、透明，確保每位參會(huì)人員都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的意見和意愿。3.決策記錄：如前文所述，詳細(xì)記錄會(huì)議決策事項(xiàng)的相關(guān)信息，包括決策內(nèi)容、依據(jù)、過程等，確保決策記錄完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)決策執(zhí)行和監(jiān)督提供依據(jù)。（二）決策傳達(dá)1.及時(shí)傳達(dá)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議決策傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決策信息能夠迅速、準(zhǔn)確地傳遞到位。傳達(dá)方式可采用會(huì)議紀(jì)要、郵件通知、內(nèi)部通訊工具等多種形式，確保傳達(dá)渠道暢通。2.明確要求：在傳達(dá)決策信息時(shí)，應(yīng)明確決策事項(xiàng)的具體要求、責(zé)任分工、完成時(shí)間等關(guān)鍵信息，確保責(zé)任部門和責(zé)任人清楚了解工作任務(wù)和目標(biāo)，避免出現(xiàn)誤解或執(zhí)行偏差。3.溝通答疑：對(duì)于責(zé)任部門和責(zé)任人在理解決策內(nèi)容過程中存在的疑問或問題，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通解答，確保決策傳達(dá)的準(zhǔn)確性和有效性。（三）決策執(zhí)行與監(jiān)督1.責(zé)任落實(shí)：各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決策要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃和執(zhí)行方案，明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，確保決策事項(xiàng)能夠得到有效落實(shí)。2.進(jìn)度跟蹤：建立決策執(zhí)行進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。責(zé)任部門應(yīng)按時(shí)向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展情況，及時(shí)反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。會(huì)議組織者可通過定期召開工作推進(jìn)會(huì)、實(shí)地檢查等方式，加強(qiáng)對(duì)決策執(zhí)行進(jìn)度的跟蹤和監(jiān)督。3.調(diào)整優(yōu)化：如在決策執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)原決策存在不合理或難以執(zhí)行的情況，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋，并提出調(diào)整優(yōu)化建議。會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，必要時(shí)對(duì)決策進(jìn)行調(diào)整，確保決策能夠適應(yīng)實(shí)際工作需要，推動(dòng)工作順利開展。七、會(huì)議紀(jì)律與保密（一）會(huì)議紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請(qǐng)假或調(diào)整參會(huì)時(shí)間，應(yīng)提前履行請(qǐng)假手續(xù)。2.遵守秩序：參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)遵守會(huì)議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話、玩手機(jī)、交頭接耳、隨意走動(dòng)等，確保會(huì)議能夠正常進(jìn)行。3.積極發(fā)言：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會(huì)議主題，簡(jiǎn)潔明了，有理有據(jù)，避免冗長(zhǎng)、無關(guān)的發(fā)言。4.尊重他人：參會(huì)人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和觀點(diǎn)，不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行人身攻擊。在討論過程中，應(yīng)保持理性和客觀，以建設(shè)性的態(tài)度提出意見和建議。（二）保密規(guī)定1.保密范圍：會(huì)議涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感信息均屬于保密范疇。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得在會(huì)議期間或會(huì)后泄露會(huì)議內(nèi)容和相關(guān)保密信息。2.保密措施：對(duì)于涉及保密信息的會(huì)議材料，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回相關(guān)材料，并按照公司保密規(guī)定進(jìn)行處理。如需在會(huì)議中使用電子設(shè)備展示保密信息，