PAGE規(guī)范收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則收發(fā)文應(yīng)準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)文件內(nèi)容，確保信息的真實(shí)性和完整性，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文件的傳遞和處理。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件在傳遞、處理過程中的安全，防止文件泄露、丟失和損壞。3.規(guī)范統(tǒng)一原則收發(fā)文管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保文件格式、編號(hào)、登記、存檔等工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各部門及人員在收發(fā)文管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的收文郵箱，指定專人負(fù)責(zé)接收各類外部來文。2.各部門明確專人負(fù)責(zé)接收與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的外部來文，并及時(shí)送交公司收文郵箱。3.公司領(lǐng)導(dǎo)、員工在外出辦公或參加會(huì)議等活動(dòng)中收到的與公司相關(guān)的文件，應(yīng)及時(shí)帶回公司交至收文郵箱。（二）收文登記1.收文人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件的來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期、收文時(shí)間等。2.收文登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息的清晰、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于緊急文件，收文人員應(yīng)在登記時(shí)注明“緊急”字樣，并立即通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（三）文件初審1.收文人員對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核文件的完整性、合法性、時(shí)效性等。2.初審內(nèi)容包括文件是否有缺頁、破損、字跡不清等情況；文件的格式、文號(hào)是否符合規(guī)定；文件的內(nèi)容是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)；文件是否在規(guī)定的時(shí)效內(nèi)等。3.對(duì)于初審不合格的文件，收文人員應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。2.收文人員按照確定的傳閱范圍，將文件依次傳遞給傳閱人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱時(shí)間、傳閱人員簽名等。3.傳閱人員應(yīng)在收到文件后及時(shí)進(jìn)行傳閱，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件傳遞給下一位傳閱人員。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)向收文人員說明原因，并安排專人負(fù)責(zé)保管文件。4.對(duì)于重要文件或需緊急處理的文件，收文人員應(yīng)跟蹤文件的傳閱情況，確保文件能夠及時(shí)、有效地得到處理。（五）文件承辦1.傳閱后的文件由承辦部門或承辦人負(fù)責(zé)辦理。承辦部門或承辦人應(yīng)根據(jù)文件要求，認(rèn)真研究文件內(nèi)容，制定具體的辦理措施，并及時(shí)組織實(shí)施。2.承辦部門或承辦人在辦理文件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，確保辦理結(jié)果的合法性、合規(guī)性。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，并明確各部門的職責(zé)和工作要求。4.承辦部門或承辦人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文件的辦理工作，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給收文人員。辦理結(jié)果包括文件的執(zhí)行情況、處理意見、回復(fù)文件等。（六）文件催辦1.收文人員對(duì)承辦部門或承辦人的文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦。催辦方式包括電話催辦、書面催辦等。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，收文人員應(yīng)定期進(jìn)行催辦，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件辦理進(jìn)展情況。3.承辦部門或承辦人應(yīng)積極配合收文人員的催辦工作，如遇特殊情況不能按時(shí)完成辦理工作，應(yīng)及時(shí)向收文人員說明原因，并提出延期辦理的申請(qǐng)。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門或承辦人應(yīng)將文件的原件及相關(guān)辦理資料整理齊全，交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。2.公司檔案室按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的完整性和安全性。3.歸檔文件應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄，便于查詢和利用。檔案目錄應(yīng)包括文件的編號(hào)、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.發(fā)文部門根據(jù)工作需要，填寫《發(fā)文審批表》，明確發(fā)文的主題、內(nèi)容、發(fā)送范圍、發(fā)文形式等。2.《發(fā)文審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作要求，簽署審批意見。3.對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意的發(fā)文，由發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草文件初稿。文件初稿應(yīng)語言規(guī)范、邏輯清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，符合公司的政策和制度要求。5.文件初稿起草完成后，由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的格式、內(nèi)容、語言表達(dá)等方面，確保文件質(zhì)量。6.審核通過的文件初稿交至公司辦公室進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等工作。公司辦公室應(yīng)按照統(tǒng)一的文件格式和排版要求，對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范處理，并認(rèn)真校對(duì)文件內(nèi)容，確保文件無錯(cuò)別字、語病等問題。7.文件排版校對(duì)無誤后，由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人在《發(fā)文審批表》上簽字確認(rèn)，然后交至公司辦公室加蓋公司印章。8.加蓋印章后的文件由發(fā)文部門負(fù)責(zé)按照確定的發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式包括郵寄、專人送達(dá)、電子傳輸?shù)?。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一的文件格式，包括文件頭、文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件頭應(yīng)注明公司名稱、文件類別（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示等）、文號(hào)等信息。文號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保文號(hào)的唯一性和規(guī)范性。3.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，語言簡潔明了，一般不超過20個(gè)字。標(biāo)題中應(yīng)避免使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如需強(qiáng)調(diào)某些內(nèi)容，可使用引號(hào)或副標(biāo)題等形式。4.主送單位應(yīng)填寫全稱或規(guī)范簡稱，多個(gè)主送單位之間用逗號(hào)或頓號(hào)隔開。5.正文應(yīng)條理清晰、層次分明，語言表達(dá)準(zhǔn)確、流暢。正文內(nèi)容較多時(shí)，可采用分段、分條等形式進(jìn)行表述。6.附件應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，如文件的補(bǔ)充說明、圖表、數(shù)據(jù)等。附件應(yīng)在正文中注明附件名稱和序號(hào)，并隨正文一并發(fā)送。7.落款應(yīng)注明發(fā)文部門名稱，并加蓋公司印章。日期應(yīng)填寫文件的印發(fā)日期，采用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱表示。（三）發(fā)文編號(hào)1.公司發(fā)文編號(hào)由公司辦公室統(tǒng)一編制。編號(hào)規(guī)則為：年份+部門代碼+流水號(hào)。2.年份用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20XX”。部門代碼按照公司各部門的代碼進(jìn)行編制，如“01”表示公司辦公室，“02”表示財(cái)務(wù)部等。流水號(hào)為三位數(shù)，從“001”開始依次編號(hào)。3.發(fā)文編號(hào)應(yīng)在文件頭的文號(hào)處注明，如“[20XX]01001號(hào)”。（四）發(fā)文審核1.發(fā)文部門在起草文件初稿后，應(yīng)按照以下審核要點(diǎn)進(jìn)行自我審核：文件內(nèi)容是否符合公司的政策、制度和工作要求；文件的目的、任務(wù)、措施是否明確、具體、可行；文件的語言表達(dá)是否準(zhǔn)確、規(guī)范、簡潔；文件的格式是否符合公司規(guī)定。2.公司辦公室在收到發(fā)文部門提交的文件初稿后，應(yīng)進(jìn)行以下審核工作：對(duì)文件的格式、排版、編號(hào)等進(jìn)行審核，確保文件符合公司統(tǒng)一要求；對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性等；對(duì)涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。3.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門溝通，要求其進(jìn)行修改完善。審核通過的文件方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（五）發(fā)文歸檔1.發(fā)文部門在文件分發(fā)完畢后，應(yīng)將文件的原件及相關(guān)資料整理齊全，交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。2.公司檔案室按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的完整性和安全性。3.歸檔文件應(yīng)建立詳細(xì)檔案目錄，便于查詢和利用。檔案目錄應(yīng)包括文件的編號(hào)、標(biāo)題、日期、來源、發(fā)送范圍、保管期限等信息。四、電子文件管理（一）電子文件的接收1.公司收文郵箱應(yīng)及時(shí)接收各類電子文件。收文人員收到電子文件后，應(yīng)按照收文登記的要求，對(duì)電子文件的名稱、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、日期、來源等信息進(jìn)行登記。2.對(duì)于電子文件的格式，應(yīng)確保其能夠正常打開和閱讀。如遇格式不兼容的情況，收文人員應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其提供合適的格式文件。（二）電子文件的傳閱與承辦1.電子文件的傳閱與承辦可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行。收文人員按照確定的傳閱范圍，將電子文件上傳至辦公系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的傳閱流程。2.傳閱人員在辦公系統(tǒng)中收到電子文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行傳閱，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成傳閱操作。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)向收文人員說明原因，并安排專人負(fù)責(zé)保管電子文件。3.承辦部門或承辦人在辦公系統(tǒng)中收到電子文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)進(jìn)行辦理，并將辦理結(jié)果反饋至辦公系統(tǒng)。（三）電子文件催辦1.收文人員通過辦公系統(tǒng)對(duì)電子文件的傳閱和承辦情況進(jìn)行跟蹤催辦。催辦方式包括在辦公系統(tǒng)中發(fā)送提醒消息、電話催辦等。2.對(duì)于重要電子文件或緊急電子文件，收文人員應(yīng)定期進(jìn)行催辦，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電子文件辦理進(jìn)展情況。（四）電子文件的存儲(chǔ)與備份1.公司應(yīng)建立電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和備份系統(tǒng)，確保電子文件的安全性和完整性。2.電子文件應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的文件。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲(chǔ)備份等。備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和測試，確保備份文件能夠正?；謴?fù)。（五）電子文件的安全保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)電子文件的訪問和使用進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理電子文件。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的電子文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。加密方式可采用軟件加密、硬件加密等。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問密碼，確保電子文件的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器和辦公系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止電子文件被非法入侵和篡改。五、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文件。2.公司尚未公開的重大決策、重要事項(xiàng)等文件。3.其他按照公司保密制度規(guī)定需要保密的文件。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，在文件首頁加蓋“機(jī)密”、“秘密”等保密標(biāo)識(shí)，并注明保密期限。2.保密文件應(yīng)存放在專門的保密柜或保密場所，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保保密文件的安全。3.閱讀和使用保密文件應(yīng)在規(guī)定的保密場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將保密文件帶出保密場所或泄露給無關(guān)人員。如因工作需要確需帶出保密場所，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。4.復(fù)制保密文件應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)。復(fù)制后的保密文件應(yīng)按照保密文件的管理要求進(jìn)行保管和使用。5.銷毀保密文件應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保保密文件徹底銷毀，不留任何痕跡。（三）保密監(jiān)