PAGE采購(gòu)人員詢價(jià)制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)人員的詢價(jià)行為，確保采購(gòu)工作的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證所采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)人員在進(jìn)行物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等相關(guān)活動(dòng)中的詢價(jià)工作。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)詢價(jià)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得偏袒任何一方，保證詢價(jià)過(guò)程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價(jià)信息應(yīng)盡可能公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程透明化。4.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理詢價(jià)降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、詢價(jià)流程（一）采購(gòu)需求確認(rèn)1.使用部門提出需求：各使用部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要，詳細(xì)填寫采購(gòu)需求申請(qǐng)表，明確所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.需求審核：采購(gòu)部門收到采購(gòu)需求申請(qǐng)表后，對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或表述不清，及時(shí)與使用部門溝通，要求其進(jìn)行修正或補(bǔ)充說(shuō)明。（二）供應(yīng)商選擇與信息收集1.供應(yīng)商庫(kù)建立與維護(hù)：采購(gòu)部門應(yīng)建立并定期維護(hù)公司的供應(yīng)商庫(kù)，收錄具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力和供應(yīng)能力的供應(yīng)商信息。供應(yīng)商庫(kù)應(yīng)涵蓋不同地區(qū)、不同規(guī)模的供應(yīng)商，以保證有足夠的選擇空間。2.新增供應(yīng)商開發(fā)：當(dāng)供應(yīng)商庫(kù)中沒有合適的供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)多種渠道開發(fā)新供應(yīng)商。如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會(huì)、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等方式，收集潛在供應(yīng)商的信息，并對(duì)其進(jìn)行初步篩選和評(píng)估。3.供應(yīng)商信息收集內(nèi)容：對(duì)于潛在供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)收集其公司概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面的信息。同時(shí)，要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。（三）詢價(jià)準(zhǔn)備1.制定詢價(jià)文件：采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)需求，編制詳細(xì)的詢價(jià)文件。詢價(jià)文件應(yīng)包括詢價(jià)函、采購(gòu)需求明細(xì)、技術(shù)規(guī)格要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期要求、售后服務(wù)條款、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。詢價(jià)文件應(yīng)清晰明確，避免產(chǎn)生歧義。2.確定詢價(jià)方式：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的詢價(jià)方式。常見的詢價(jià)方式包括：書面詢價(jià)：通過(guò)向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，要求其以書面形式回復(fù)報(bào)價(jià)。適用于較為簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)項(xiàng)目。電話詢價(jià)：對(duì)于一些緊急、小額的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用電話詢價(jià)的方式，快速獲取供應(yīng)商報(bào)價(jià)。但電話詢價(jià)應(yīng)做好記錄，并要求供應(yīng)商后續(xù)以書面形式確認(rèn)報(bào)價(jià)。網(wǎng)上詢價(jià)：利用專業(yè)的采購(gòu)平臺(tái)或公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)，發(fā)布詢價(jià)信息，邀請(qǐng)供應(yīng)商在線報(bào)價(jià)。網(wǎng)上詢價(jià)具有便捷、高效、信息共享等優(yōu)點(diǎn)，適用于采購(gòu)項(xiàng)目較多、供應(yīng)商數(shù)量較多的情況。（四）詢價(jià)實(shí)施1.發(fā)送詢價(jià)文件：采購(gòu)人員按照確定的詢價(jià)方式，向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)文件。在發(fā)送詢價(jià)文件時(shí)，應(yīng)確保供應(yīng)商能夠清楚了解采購(gòu)需求和報(bào)價(jià)要求，并告知其報(bào)價(jià)截止時(shí)間。2.跟蹤詢價(jià)進(jìn)展：在報(bào)價(jià)截止時(shí)間前，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的詢價(jià)回復(fù)情況。對(duì)于未按時(shí)回復(fù)的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行提醒；對(duì)于回復(fù)不完整或不清楚的供應(yīng)商，應(yīng)要求其補(bǔ)充或澄清。3.接收?qǐng)?bào)價(jià)：采購(gòu)人員在報(bào)價(jià)截止時(shí)間后，統(tǒng)一接收供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件。報(bào)價(jià)文件應(yīng)包括報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表等內(nèi)容。采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)文件進(jìn)行初步整理和審核，檢查報(bào)價(jià)的完整性和準(zhǔn)確性。（五）報(bào)價(jià)評(píng)估與比較1.價(jià)格分析：采購(gòu)人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行價(jià)格分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格水平。價(jià)格分析應(yīng)考慮產(chǎn)品成本、市場(chǎng)行情、供應(yīng)商利潤(rùn)空間等因素，判斷報(bào)價(jià)的合理性。2.綜合評(píng)估：除價(jià)格因素外，采購(gòu)人員還應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的重點(diǎn)和需求，確定各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分。3.選擇供應(yīng)商：采購(gòu)人員根據(jù)報(bào)價(jià)評(píng)估與比較的結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮綜合得分最高的供應(yīng)商；如綜合得分相近，可根據(jù)價(jià)格因素進(jìn)行最終決策。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人員應(yīng)將評(píng)估結(jié)果提交采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）合同簽訂與執(zhí)行1.合同起草與審核：采購(gòu)部門根據(jù)選定的供應(yīng)商，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同起草完成后，應(yīng)提交公司法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同簽訂：采購(gòu)合同審核通過(guò)后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方對(duì)合同條款無(wú)異議，并加蓋雙方公章或合同專用章。3.合同執(zhí)行與跟蹤：采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況。及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資或服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。同時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其責(zé)任。三、詢價(jià)記錄與檔案管理（一）詢價(jià)記錄要求1.記錄內(nèi)容完整：采購(gòu)人員應(yīng)詳細(xì)記錄詢價(jià)過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括采購(gòu)需求、供應(yīng)商選擇、詢價(jià)文件發(fā)送、報(bào)價(jià)接收、報(bào)價(jià)評(píng)估與比較、供應(yīng)商選定等環(huán)節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映詢價(jià)工作的全過(guò)程。2.記錄方式規(guī)范：詢價(jià)記錄可采用紙質(zhì)文檔或電子文檔的形式進(jìn)行保存。紙質(zhì)文檔應(yīng)分類整理，裝訂成冊(cè)；電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中。詢價(jià)記錄應(yīng)注明記錄日期、記錄人等信息。（二）檔案管理職責(zé)1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)詢價(jià)記錄和檔案的收集、整理、保管和歸檔工作。采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。2.檔案保管期限：詢價(jià)記錄和檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，詢價(jià)記錄和檔案應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員如需查閱詢價(jià)記錄和檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因和查閱范圍。經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。2.借閱權(quán)限：因工作需要借閱詢價(jià)記錄和檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限和歸還時(shí)間。經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門自查：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)詢價(jià)工作進(jìn)行自查，檢查詢價(jià)流程是否規(guī)范、詢價(jià)記錄是否完整、供應(yīng)商選擇是否合理等。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。2.審計(jì)部門審計(jì)：公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)詢價(jià)工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求，是否存在違規(guī)操作和腐敗行為。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）供應(yīng)商反饋1.設(shè)立反饋渠道：公司應(yīng)設(shè)立供應(yīng)商反饋渠道，如投訴郵箱、投訴電話等，接受供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)詢價(jià)工作的意見和建議。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)處理供應(yīng)商的反饋信息，對(duì)于合理的反饋應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。2.反饋處理與跟蹤：采購(gòu)部門收到供應(yīng)商反饋后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查和分析。對(duì)于確實(shí)存在問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商道歉，并采取措施進(jìn)行糾正。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤反饋問(wèn)題的處理結(jié)果，確保供應(yīng)商的合法權(quán)益得到保障。（三）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)設(shè)定：公司應(yīng)建立采購(gòu)人員詢價(jià)工作考核機(jī)制，設(shè)定考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括詢價(jià)流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇合理性、采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量保證、合同執(zhí)行情況等方面。2.考核方式與周期：考核方式可采用定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式。定期考核每[X]月或每[X]季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)