PAGE通知通告公告規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的通知、通告、公告發(fā)布行為，確保信息傳達的準(zhǔn)確性、及時性和規(guī)范性，維護公司/組織的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：通知、通告、公告的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得發(fā)布違法違規(guī)信息。2.準(zhǔn)確性原則：所傳達的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性表述。3.及時性原則：根據(jù)信息的重要程度和緊急程度，及時發(fā)布通知、通告、公告，確保相關(guān)人員能夠及時獲取信息并做出響應(yīng)。4.規(guī)范性原則：發(fā)布格式、語言表達等應(yīng)符合公文寫作規(guī)范，保持一致性和嚴(yán)肅性。二、通知（一）定義通知是公司/組織向特定對象傳達信息、布置工作、告知事項等使用的一種公文形式。（二）分類及適用范圍1.內(nèi)部通知一般性通知：用于傳達公司/組織日常工作安排、規(guī)章制度、會議通知等一般性事項，適用于公司/組織內(nèi)部全體員工或特定部門員工。重要通知：涉及公司/組織重要決策、重大事項、關(guān)鍵工作部署等，通常發(fā)送至公司/組織管理層及相關(guān)部門負責(zé)人。緊急通知：針對突發(fā)情況、緊急任務(wù)或需要立即執(zhí)行的事項，要求相關(guān)人員迅速響應(yīng)，通知范圍根據(jù)具體情況確定。2.外部通知業(yè)務(wù)通知：向合作伙伴、客戶等外部機構(gòu)傳達業(yè)務(wù)相關(guān)信息，如合作項目進展、產(chǎn)品服務(wù)變更、業(yè)務(wù)政策調(diào)整等。公告通知：在特定情況下，按照法律法規(guī)或行業(yè)慣例，需要向社會公眾發(fā)布的通知，如重大事項披露、企業(yè)更名公告等。（三）發(fā)布流程1.起草由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草通知內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、清晰、有條理。通知應(yīng)明確標(biāo)題、主送單位、正文、附件（如有）、落款等要素。涉及多個部門的通知，起草部門應(yīng)與相關(guān)部門充分溝通協(xié)調(diào)，確保通知內(nèi)容得到各方認可。2.審核通知起草完成后，提交至本部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括通知的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性、語言表達等方面。對于重要通知或涉及多個部門的通知，需經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人會簽審核，確保通知內(nèi)容符合公司/組織整體利益和工作要求。審核通過后，在通知文稿上簽署審核意見并注明審核人及審核日期。3.批準(zhǔn)根據(jù)通知的性質(zhì)和重要程度，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行批準(zhǔn)。一般性通知可由部門負責(zé)人批準(zhǔn)；重要通知需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在通知文稿上簽署批準(zhǔn)意見并注明批準(zhǔn)人及批準(zhǔn)日期。4.發(fā)布審核批準(zhǔn)后的通知，由專人負責(zé)按照規(guī)定的發(fā)布渠道和方式進行發(fā)布。內(nèi)部通知可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、張貼公告等方式發(fā)布；外部通知根據(jù)具體情況，可通過郵寄、傳真、電子郵件、公司官網(wǎng)、社交媒體平臺等渠道發(fā)布。在發(fā)布通知時，應(yīng)確保接收對象準(zhǔn)確無誤，避免信息誤發(fā)或漏發(fā)。同時，記錄通知的發(fā)布時間、發(fā)布渠道、接收對象等信息，以備查詢。（四）格式要求1.標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于[具體事項]的通知”格式。2.主送單位：明確通知的接收對象，寫全稱或規(guī)范簡稱。3.正文：開頭應(yīng)簡要說明通知的目的和依據(jù)；主體部分詳細闡述通知的具體內(nèi)容，做到條理清晰、層次分明；結(jié)尾可根據(jù)需要提出要求或說明執(zhí)行期限等。4.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及序號，并在通知發(fā)布時一并提供給接收對象。5.落款：注明通知發(fā)布部門或單位名稱及發(fā)布日期。日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫年、月、日。三、通告（一）定義通告是公司/組織在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項時使用的公文。（二）適用范圍適用于公司/組織內(nèi)部特定區(qū)域、特定群體或特定事項的告知，如辦公區(qū)域管理規(guī)定、食堂就餐通告、活動通告等。（三）發(fā)布流程1.起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)通告事項起草通告內(nèi)容，明確通告的主題（如“關(guān)于[具體事項]的通告”）、發(fā)布范圍、具體內(nèi)容、發(fā)布日期等要素。2.審核：通告起草完成后，提交至本部門負責(zé)人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)、清晰易懂。對于涉及多個部門或較大范圍的通告，需征求相關(guān)部門意見后進行審核。3.批準(zhǔn)：根據(jù)通告的重要性和影響范圍，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。一般通告可由部門負責(zé)人批準(zhǔn)；重要通告需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.發(fā)布：通過公司內(nèi)部張貼公告、內(nèi)部辦公系統(tǒng)推送、特定區(qū)域廣播等方式進行發(fā)布，確保通告能夠及時傳達給相關(guān)人員。同時，記錄通告的發(fā)布時間、發(fā)布地點、發(fā)布方式等信息。（四）格式要求1.標(biāo)題：采用“關(guān)于[具體事項]的通告”形式，簡潔醒目。2.正文：開頭扼要說明通告的目的；主體部分詳細敘述通告事項，突出重點，便于相關(guān)人員理解和遵守。3.發(fā)布范圍：明確通告所針對的區(qū)域、群體或事項范圍。4.落款：注明通告發(fā)布部門或單位名稱及發(fā)布日期。四、公告（一）定義公告是公司/組織向社會公眾或特定對象發(fā)布重要事項、法定事項等使用的具有莊重性和嚴(yán)肅性的公文。（二）適用范圍1.重大事項公告：如公司上市、重大投資項目、資產(chǎn)重組、合并分立等涉及公司戰(zhàn)略發(fā)展和重大利益的事項。2.法定事項公告：按照法律法規(guī)要求必須向社會公眾發(fā)布的事項，如企業(yè)年度報告、稅務(wù)公告、工商登記變更等。（三）發(fā)布流程1.起草：由公司/組織指定的部門或?qū)I(yè)人員負責(zé)起草公告內(nèi)容，確保公告內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、符合法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)規(guī)定。公告應(yīng)包括標(biāo)題、公告對象、正文、落款等要素。2.審核：公告起草完成后，提交至公司/組織法律合規(guī)部門進行合法性審核，同時征求相關(guān)部門意見，確保公告內(nèi)容與公司/組織整體利益和形象相符。審核通過后，在公告文稿上簽署審核意見并注明審核人及審核日期。3.批準(zhǔn)：重要公告需經(jīng)公司/組織董事會、股東會等決策機構(gòu)批準(zhǔn)，確保公告發(fā)布符合公司/組織決策程序和要求。批準(zhǔn)后，在公告文稿上簽署批準(zhǔn)意見并注明批準(zhǔn)人及批準(zhǔn)日期。4.發(fā)布：根據(jù)公告的性質(zhì)和發(fā)布要求，選擇合適的發(fā)布渠道進行發(fā)布。重大事項公告通常通過公司官網(wǎng)、指定媒體平臺、證券交易所等渠道向社會公眾發(fā)布；法定事項公告按照法律法規(guī)規(guī)定的方式和渠道發(fā)布，如在政府指定網(wǎng)站、報紙等媒體上刊登。發(fā)布過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)媒體的發(fā)布規(guī)定和流程，確保公告及時、準(zhǔn)確地傳達給目標(biāo)受眾。同時，記錄公告的發(fā)布時間、發(fā)布渠道、發(fā)布內(nèi)容等詳細信息，以備后續(xù)查詢和備案。（四）格式要求1.標(biāo)題：一般采用“[公司/組織名稱]關(guān)于[具體事項]的公告”形式，字體應(yīng)醒目、莊重。2.公告對象：明確公告所面向的社會公眾或特定對象群體。3.正文：開頭簡要介紹公告的背景和目的；主體部分詳細闡述公告的具體內(nèi)容，語言表達應(yīng)嚴(yán)謹、規(guī)范、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性表述。內(nèi)容較多時，可分段落、分層次進行闡述。4.落款：注明公告發(fā)布公司/組織名稱及發(fā)布日期，并加蓋公司/組織公章。日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫年、月、日。五、信息發(fā)布渠道管理（一）內(nèi)部渠道1.公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)：是公司/組織內(nèi)部信息發(fā)布的主要平臺，用于發(fā)布各類通知、通告、公告等公文，以及工作動態(tài)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料等信息。各部門應(yīng)按照規(guī)定及時在辦公系統(tǒng)中發(fā)布和更新相關(guān)信息，確保員工能夠便捷獲取。2.電子郵件：對于重要信息或需要特定人員接收的通知，可通過電子郵件發(fā)送。發(fā)送郵件時，應(yīng)確保收件人地址準(zhǔn)確無誤，并在郵件主題和正文中清晰注明郵件內(nèi)容的重要性和緊急程度。3.張貼公告：在公司/組織辦公區(qū)域的公告欄、電梯間、食堂等顯著位置張貼通告、通知等信息，方便員工隨時查看。張貼的信息應(yīng)保持整潔、清晰，定期更新，確保時效性。（二）外部渠道1.公司官網(wǎng)：是公司/組織對外展示形象、發(fā)布重要信息的窗口。應(yīng)按照網(wǎng)站管理規(guī)定，及時更新網(wǎng)站頁面內(nèi)容，包括公司動態(tài)、產(chǎn)品服務(wù)介紹、業(yè)務(wù)公告等信息，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。對于涉及公司重大事項的公告，應(yīng)在官網(wǎng)首頁顯著位置進行發(fā)布，并設(shè)置相應(yīng)的鏈接和導(dǎo)航，方便公眾查閱。2.社交媒體平臺：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)需要，可在官方社交媒體賬號（如微信公眾號、微博、抖音等）上發(fā)布相關(guān)信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守平臺規(guī)則和法律法規(guī)要求。發(fā)布內(nèi)容應(yīng)注重針對性和互動性，以提升公司/組織的品牌形象和社會影響力。同時，安排專人負責(zé)社交媒體平臺的運營管理，及時回復(fù)用戶留言和咨詢，維護良好的溝通互動環(huán)境。3.指定媒體平臺：對于重大事項公告或需要向特定行業(yè)領(lǐng)域發(fā)布的信息，應(yīng)選擇與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的指定媒體平臺進行發(fā)布，如專業(yè)行業(yè)報紙、雜志、網(wǎng)站等。在發(fā)布前，應(yīng)與媒體平臺溝通協(xié)調(diào)，確保信息能夠按照預(yù)定的時間和方式準(zhǔn)確發(fā)布，并跟蹤媒體報道情況，及時反饋相關(guān)信息。4.郵寄、傳真：對于需要發(fā)送給合作伙伴、客戶等外部機構(gòu)的重要文件或通知，可采用郵寄或傳真方式進行送達。在郵寄或傳真時，應(yīng)確保收件人信息準(zhǔn)確無誤，并妥善保存郵寄憑證或傳真記錄，以備查詢。六、信息存檔與查詢（一）存檔要求1.公司/組織應(yīng)建立完善的信息存檔制度，對發(fā)布的通知、通告、公告等公文及相關(guān)資料進行及時、準(zhǔn)確的存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括公文原件、審核記錄、批準(zhǔn)文件、發(fā)布記錄等。2.存檔方式可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式。電子文檔應(yīng)按照規(guī)范的文件命名和分類方式進行存儲，便于檢索和查詢；紙質(zhì)文檔應(yīng)進行編號、裝訂，并妥善保管在專門的檔案柜中。3.信息存檔期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般重要文件的存檔期限為[X]年，一般性文件的存檔期限為[X]年。對于涉及法律糾紛、重大決策等關(guān)鍵文件，應(yīng)長期存檔。（二）查詢管理1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查詢相關(guān)信息存檔時，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢內(nèi)容、查詢目的、查詢時間等信息，并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查詢申請后，應(yīng)進行審核，核實查詢申請人的身份和查詢權(quán)限。對于符合查詢條件的申請，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提供相應(yīng)的信息存檔資料，并做好查詢記錄。3.外部機構(gòu)或人員因特殊原因需要查詢公司/組織相關(guān)信息存檔時，應(yīng)按照法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的程序辦理查詢手續(xù)，提供必要的證明文件和授權(quán)委托書等。檔案管理部門在審核通過后，按照規(guī)定提供相關(guān)信息，并做好登記備案工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立專門的信息發(fā)布監(jiān)督小組，負責(zé)對通知、通告、公告的發(fā)布情況進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門人員組成，包括行政部門、法務(wù)部門、審計部門等。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查信息發(fā)布的準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性，以及發(fā)布渠道的暢通性等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關(guān)部門進行整改，并記錄在案。3.鼓勵員工對信息發(fā)布過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，公司/組織將對舉報信息進行認真核實，并對舉報人給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅Ｗo。（二）考核辦法1.將信息發(fā)布工作納入公司/組織內(nèi)部績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的信息發(fā)布工作進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括信息發(fā)布的準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性、完整性等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，如頒發(fā)