PAGE公用文字規(guī)范制度一、總則（一）目的為確保公司/組織內(nèi)部公用文字使用的準確性、規(guī)范性和一致性，提高溝通效率，樹立良好的企業(yè)形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有部門、崗位在各類文件、報告、通知、宣傳資料、會議紀要、電子郵件等公用文字載體上的文字使用。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準中關于文字使用的規(guī)定。2.準確性原則：表述清晰、準確，避免歧義、模糊或容易引起誤解的詞匯和語句。3.規(guī)范性原則：遵循通用的語言文字規(guī)范，包括漢字書寫、標點符號使用、數(shù)字表達、語法規(guī)則等。4.一致性原則：在公司/組織內(nèi)部保持文字風格、格式、術語等方面的統(tǒng)一。二、文字使用規(guī)范（一）漢字使用規(guī)范1.應使用規(guī)范的簡化漢字，避免使用已廢止的繁體字、異體字。對于一些特殊場合需要使用繁體字或異體字的，應按照國家相關規(guī)定進行審批和標注。2.漢字書寫要工整、清晰，筆畫順序正確。不得出現(xiàn)錯別字、自造字或隨意簡化漢字。3.對于生僻字、容易混淆的字，在首次出現(xiàn)時應進行注釋或使用通俗易懂的同義詞替換。（二）標點符號使用規(guī)范1.嚴格按照國家標準《標點符號用法》正確使用標點符號。標點符號的位置要準確，避免因標點錯誤導致語句歧義。2.句末標點符號應根據(jù)句子的語氣和結(jié)構(gòu)正確使用，如陳述句用句號，疑問句用問號，感嘆句用嘆號等。3.逗號、頓號、分號等標點符號的使用要恰當，注意區(qū)分不同標點符號在表達層次和語義關系上的差異。（三）數(shù)字表達規(guī)范1.一般情況下，應使用阿拉伯數(shù)字表示數(shù)值，如日期、時間、數(shù)量、百分比等。但在一些特定情況下，如成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的詞語中，應使用漢字數(shù)字。2.表示年份、月份、日期時，應采用“XXXX年XX月XX日”的格式，中間用半角阿拉伯數(shù)字隔開。年份不能簡寫，如“2023年”不得寫成“23年”。3.表示時間時，小時、分鐘、秒之間用冒號隔開，如“9:30:00”。4.多位整數(shù)和小數(shù)的分節(jié)，應采用三位分節(jié)法，從小數(shù)點起，向左和向右每三位數(shù)字一組，組間空四分之一個漢字的位置。如“1,234,567.89”。（四）語法規(guī)則規(guī)范1.語句結(jié)構(gòu)要完整，主謂賓搭配合理，避免出現(xiàn)成分殘缺、搭配不當、語序混亂等語法錯誤。2.用詞要恰當，符合語境和語義要求。避免使用生造詞、網(wǎng)絡流行語、方言俚語等不規(guī)范的詞匯。3.句子之間的邏輯關系要清晰，過渡自然，避免出現(xiàn)前后矛盾、表意不清的情況。（五）術語使用規(guī)范1.公司/組織內(nèi)部應統(tǒng)一術語，對于特定的業(yè)務術語、專業(yè)詞匯，應制定專門的術語表，并確保所有人員在使用時保持一致。2.新術語的引入應經(jīng)過嚴格的審核和批準，確保其準確性和必要性。對于行業(yè)通用的術語，應遵循行業(yè)標準和慣例。3.在使用術語時，應盡量避免使用簡稱或縮寫，除非其已經(jīng)成為行業(yè)公認的、廣為人知的表達方式。如必須使用簡稱或縮寫，應在首次出現(xiàn)時進行全稱標注。三、文件格式規(guī)范（一）字體字號1.標題：一般采用二號黑體字，居中排列，上下各空一行。2.正文：一般采用四號宋體字，行距為1.5倍行距。3.一級標題：采用三號黑體字，序號為“一、”，左起空兩格，獨占一行。4.二級標題：采用四號黑體字，序號為“（一）”，左起空兩格，獨占一行。5.三級標題：采用小四號黑體字，序號為“1.”，左起空兩格，獨占一行。6.四級標題：采用小四號宋體字，序號為“（1）”，左起空兩格，緊跟正文。（二）段落格式1.每段開頭應左起空兩格，段與段之間應保持適當?shù)拈g距，一般為一行空行。2.對于較長的段落，可以適當分段，以增強文檔的可讀性。（三）頁面設置1.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。2.頁眉頁腳：頁眉一般為公司/組織名稱或文檔標題，字號為五號宋體字，距邊界1.5厘米；頁腳一般為頁碼，居中排列，距邊界1.75厘米。（四）編號與排版1.對于有順序要求的內(nèi)容，應按照規(guī)定的編號格式進行編排，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，編號后應緊跟標題，標題后空一格再寫正文。2.對于無順序要求的內(nèi)容，可以使用項目符號，如“●”“◆”“■”等，項目符號后應緊跟正文。3.文檔排版應整齊、美觀，避免出現(xiàn)文字重疊、頁面布局混亂等情況。四、審核與修訂（一）審核流程1.所有公用文字材料在發(fā)布前，必須經(jīng)過嚴格的審核。審核流程一般包括撰寫人自查、部門負責人初審、相關職能部門復審、分管領導終審等環(huán)節(jié)。2.撰寫人在完成文字材料初稿后，應仔細檢查內(nèi)容的準確性、規(guī)范性和完整性，確保符合本制度要求。3.部門負責人對本部門撰寫的文字材料進行初審，重點審核內(nèi)容是否符合部門職責和工作要求，文字表述是否清晰、準確，格式是否規(guī)范等。4.相關職能部門根據(jù)其職責范圍對涉及專業(yè)領域、通用規(guī)范等方面的文字材料進行復審，提出修改意見。5.分管領導對經(jīng)過初審和復審的文字材料進行終審，簽署審核意見。審核通過的材料方可發(fā)布，審核不通過的材料應返回撰寫人進行修改，直至審核通過。（二）修訂機制1.隨著公司/組織業(yè)務的發(fā)展、法律法規(guī)的更新以及語言文字規(guī)范的變化，公用文字規(guī)范制度應適時進行修訂。2.各部門在日常工作中如發(fā)現(xiàn)公用文字使用存在問題或需要改進的地方，應及時向制度制定部門反饋。制度制定部門根據(jù)反饋意見，結(jié)合實際情況，對制度進行修訂和完善。3.修訂后的公用文字規(guī)范制度應及時發(fā)布，并組織相關人員進行培訓和學習。五、培訓與監(jiān)督（一）培訓計劃1.將公用文字規(guī)范制度納入公司/組織的培訓體系，定期組織相關培訓。培訓對象包括新入職員工、在職員工以及涉及文字撰寫工作的重點崗位人員。2.培訓內(nèi)容應涵蓋漢字使用規(guī)范、標點符號使用規(guī)范、數(shù)字表達規(guī)范、語法規(guī)則規(guī)范、術語使用規(guī)范以及文件格式規(guī)范等方面的知識和技能。3.培訓方式可以采用集中授課、在線學習、案例分析、模擬練習等多種形式相結(jié)合，以提高培訓效果。（二）監(jiān)督檢查1.設立專門的監(jiān)督檢查小組，定期對公司/組織內(nèi)部公用文字使用情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括文字表述的準確性、規(guī)范性、一致性，文件格式的合規(guī)性等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并反饋給相關部門和人員，要求其限期整改。整改情況應進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。3.將公用文字使用情況納入部門和個人的績效考核體系，對文字使用規(guī)范、工作表