PAGE部隊(duì)規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)部隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在部隊(duì)建設(shè)、作戰(zhàn)、訓(xùn)練、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊(duì)相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于部隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部隊(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映部隊(duì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家和軍隊(duì)有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為部隊(duì)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門部隊(duì)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本部隊(duì)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理部隊(duì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體的安全。4.檔案利用：根據(jù)部隊(duì)工作需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.檔案鑒定：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀。6.檔案信息化建設(shè)：積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)裙ぷ?，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括部隊(duì)在領(lǐng)導(dǎo)管理、行政管理、政治工作、軍事工作、后勤保障、裝備管理等各項(xiàng)工作中形成的各類文件、電報(bào)、信函、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.軍事訓(xùn)練檔案：包括訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練大綱、訓(xùn)練教材、訓(xùn)練教案、訓(xùn)練成績(jī)登記、訓(xùn)練總結(jié)等。3.政治工作檔案：包括黨組織建設(shè)、干部工作、兵員工作、宣傳教育、文化工作、保衛(wèi)工作等方面形成的文件材料。4.后勤保障檔案：包括財(cái)務(wù)、軍需、營(yíng)房、衛(wèi)生、運(yùn)輸?shù)确矫娴奈募牧稀?.裝備管理檔案：包括裝備采購(gòu)、裝備維修、裝備使用、裝備報(bào)廢等方面的文件材料。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映部隊(duì)工作、訓(xùn)練、生活等方面的聲像資料。7.實(shí)物檔案：包括部隊(duì)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.完整準(zhǔn)確：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.規(guī)范整理：對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行規(guī)范整理，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案分為黨群工作、行政管理、軍事工作等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、交通便利的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場(chǎng)所。2.建筑要求：檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合國(guó)家和軍隊(duì)有關(guān)建筑標(biāo)準(zhǔn)。3.設(shè)施設(shè)備配備：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。（二）檔案保管措施1.上架存放：檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)措施。3.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格門禁制度，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.部隊(duì)內(nèi)部：為部隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校及所屬單位的工作、訓(xùn)練、管理等提供檔案資料服務(wù)。2.對(duì)外：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊(duì)規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后為有關(guān)部門和單位提供檔案資料服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：部隊(duì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等。2.利用統(tǒng)計(jì)：定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的價(jià)值。2.價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案對(duì)部隊(duì)工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值、憑證價(jià)值等，確定檔案的保管期限。3.準(zhǔn)確判定：嚴(yán)格按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值和保管期限，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定：鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其價(jià)值和保管期限。2.集體審議：對(duì)一些重要檔案或存在爭(zhēng)議的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行集體審議，充分聽取各方面意見，形成一致的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)部隊(duì)首長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和保密部門共同監(jiān)督實(shí)施。銷毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過(guò)程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在部隊(duì)內(nèi)部的共享，為部隊(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校及所屬單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.提高檔案安全保障能力：利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案中的信息進(jìn)行錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息存儲(chǔ)：采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案信息的長(zhǎng)期保存。3.檔案信息檢索：建立檔案信息檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案信息。4.檔案信息傳輸：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和共享，提高檔案利用效率。5.檔案信息安全管理：加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取身份認(rèn)證、加密傳輸、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.規(guī)范操作流程：制定檔案信息化管理操作流程，明確檔案信息錄入、存儲(chǔ)、檢索、傳輸、安全管理等環(huán)節(jié)的操作要求，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)：定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化