PAGE證據(jù)保全室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司證據(jù)保全室的管理，規(guī)范證據(jù)保全工作流程，確保證據(jù)的真實(shí)性、完整性和安全性，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及各類糾紛、訴訟、調(diào)查等需要進(jìn)行證據(jù)保全的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展證據(jù)保全工作。2.客觀公正原則：確保證據(jù)的收集、保管和使用過程客觀公正，不受任何不當(dāng)因素干擾。3.安全保密原則：保障證據(jù)的安全，防止證據(jù)泄露、損毀或篡改，對涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密。二、證據(jù)保全室管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)公司設(shè)立專門的證據(jù)保全室管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)證據(jù)保全室的日常管理工作，包括但不限于制定工作計(jì)劃、人員培訓(xùn)、資源調(diào)配等。（二）管理人員職責(zé)1.證據(jù)保全室負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)證據(jù)保全室的管理工作，制定和完善相關(guān)管理制度和流程。組織實(shí)施證據(jù)保全工作，確保工作的順利進(jìn)行。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通協(xié)作，保障證據(jù)保全工作與公司整體業(yè)務(wù)的銜接。2.證據(jù)保全人員負(fù)責(zé)具體的證據(jù)收集、整理、保管和移交等工作。嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行證據(jù)保全操作，確保證據(jù)的質(zhì)量和安全。對證據(jù)保全過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時向負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并協(xié)助解決。三、證據(jù)保全室工作流程（一）證據(jù)收集1.申請啟動公司內(nèi)部各部門或相關(guān)人員因業(yè)務(wù)需要，如需進(jìn)行證據(jù)保全，應(yīng)填寫《證據(jù)保全申請表》，詳細(xì)說明證據(jù)保全的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交至證據(jù)保全室管理部門。管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后啟動證據(jù)保全程序。2.收集準(zhǔn)備根據(jù)申請內(nèi)容，安排證據(jù)保全人員制定具體的收集計(jì)劃，明確收集方法、時間、地點(diǎn)等。準(zhǔn)備必要的收集工具和設(shè)備，如相機(jī)、錄音筆、文件袋等，并確保其性能良好。3.現(xiàn)場收集證據(jù)保全人員按照收集計(jì)劃到達(dá)現(xiàn)場，采取合法、合規(guī)的方式收集證據(jù)。對于實(shí)物證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場拍照、錄像，并詳細(xì)記錄其特征、數(shù)量、存放位置等信息；對于電子證據(jù)，應(yīng)采用專業(yè)工具進(jìn)行提取、固定，并制作相關(guān)記錄。在收集過程中，注意保護(hù)證據(jù)的原始狀態(tài)，避免對證據(jù)造成不必要的損壞或修改。（二）證據(jù)整理1.分類編號將收集到的數(shù)據(jù)按照類別進(jìn)行分類，如書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)等。為每一份證據(jù)編制唯一的編號，建立證據(jù)清單，詳細(xì)記錄證據(jù)的名稱、編號、來源、收集時間、保管狀態(tài)等信息。2.標(biāo)注說明對證據(jù)進(jìn)行必要的標(biāo)注和說明，如在實(shí)物證據(jù)上注明提取時間、地點(diǎn)等；對電子證據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)解讀和說明。對于涉及關(guān)鍵信息或有特殊要求的證據(jù)，應(yīng)單獨(dú)進(jìn)行標(biāo)注和說明。（三）證據(jù)保管1.存儲環(huán)境證據(jù)保全室應(yīng)具備適宜的存儲環(huán)境，保持溫度、濕度相對穩(wěn)定，防止證據(jù)因環(huán)境因素受損。設(shè)有專門的存儲設(shè)備，如文件柜、保險柜、電子存儲服務(wù)器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.保管措施將整理好的證據(jù)按照類別和編號進(jìn)行存放，確保存放有序，便于查找和取用。對重要證據(jù)采取特殊的保管措施，如加密存儲、雙人保管等，防止證據(jù)丟失或被盜。定期對證據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)和核對，確保證據(jù)的數(shù)量和狀態(tài)與證據(jù)清單一致。（四）證據(jù)移交1.內(nèi)部移交公司內(nèi)部因工作需要調(diào)用證據(jù)時，應(yīng)填寫《證據(jù)調(diào)用申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到證據(jù)保全室辦理移交手續(xù)。證據(jù)保全人員按照申請表的要求，將證據(jù)移交給調(diào)用人員，并做好移交記錄，雙方簽字確認(rèn)。2.外部移交如因訴訟、仲裁等需要向外部機(jī)構(gòu)移交證據(jù)，應(yīng)按照法律程序和相關(guān)規(guī)定辦理。證據(jù)保全人員負(fù)責(zé)整理、包裝證據(jù)，并填寫《證據(jù)移交清單》，詳細(xì)記錄移交證據(jù)的名稱、數(shù)量、編號等信息。在移交過程中，確保證據(jù)的交接手續(xù)完整、清晰，防止證據(jù)在移交過程中出現(xiàn)問題。四、證據(jù)保全室安全管理（一）人員安全1.進(jìn)入證據(jù)保全室的人員必須經(jīng)過授權(quán)，未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入。2.證據(jù)保全人員在工作過程中應(yīng)注意自身安全防護(hù)，避免因操作不當(dāng)或接觸危險物品導(dǎo)致人身傷害。3.對涉及敏感信息或可能存在安全風(fēng)險的證據(jù)保全工作，應(yīng)采取必要的安全防范措施，確保人員安全。（二）證據(jù)安全1.建立嚴(yán)格的證據(jù)出入庫管理制度，對證據(jù)的進(jìn)出進(jìn)行詳細(xì)登記，確保證據(jù)的流向可追溯。2.加強(qiáng)對證據(jù)保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，防止證據(jù)被盜、被搶或被篡改。3.定期對證據(jù)進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）信息安全1.對于涉及電子證據(jù)或機(jī)密信息的證據(jù)保全工作，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等信息安全措施，防止信息泄露。2.對證據(jù)保全過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)和文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴(yán)格限制對證據(jù)保全室信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行操作，并做好操作記錄。五、證據(jù)保全室保密管理（一）保密范圍1.證據(jù)保全過程中涉及的各類證據(jù)信息，包括證據(jù)的內(nèi)容、來源、收集方法等。2.公司內(nèi)部與證據(jù)保全工作相關(guān)的文件、資料、會議記錄等。3.因證據(jù)保全工作而知悉的公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息。（二）保密措施1.與證據(jù)保全人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.在證據(jù)保全室張貼保密標(biāo)識，提醒工作人員注意保密事項(xiàng)。3.對涉及保密信息的證據(jù)保管區(qū)域進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.對存儲保密信息的設(shè)備和介質(zhì)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問密碼。（三）保密監(jiān)督1.定期對證據(jù)保全室的保密工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.加強(qiáng)對證據(jù)保全人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。六、證據(jù)保全室設(shè)備管理（一）設(shè)備采購1.根據(jù)證據(jù)保全工作的實(shí)際需要，制定設(shè)備采購計(jì)劃，明確采購設(shè)備的種類、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.按照公司采購管理制度，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行設(shè)備采購。3.對采購的設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保其質(zhì)量和性能符合要求，并做好驗(yàn)收記錄。（二）設(shè)備使用1.制定設(shè)備操作規(guī)程，指導(dǎo)證據(jù)保全人員正確使用設(shè)備。2.對設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，并做好維護(hù)記錄，確保設(shè)備正常運(yùn)行。若設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。3.建立設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)備的使用時間、使用人員、使用情況等信息。（三）設(shè)備報(bào)廢1.根據(jù)設(shè)備的使用年限、技術(shù)狀況等因素，定期對設(shè)備進(jìn)行評估，確定是否需要報(bào)廢。2.對于需要報(bào)廢的設(shè)備，按照公司資產(chǎn)報(bào)廢管理制度辦理相關(guān)手續(xù)，進(jìn)行報(bào)廢處理。3.對報(bào)廢設(shè)備的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。七、證據(jù)保全室人員培訓(xùn)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)證據(jù)保全工作的發(fā)展需求和人員實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋法律法規(guī)、證據(jù)保全技術(shù)、安全保密知識、職業(yè)道德等方面的內(nèi)容。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)活動，培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。2.邀請行業(yè)專家、法律專業(yè)人士等進(jìn)行授課，提高培訓(xùn)的專業(yè)性和實(shí)用性。3.在培訓(xùn)過程中，注重與實(shí)際工作相結(jié)合，通過模擬演練、案例討論等方式，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。（三）培訓(xùn)考核1.建立培訓(xùn)考核機(jī)制，對參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核方式可包括考試、實(shí)際操作、撰寫報(bào)告等。2.對考核合格的人員頒發(fā)培訓(xùn)證書，并將考核結(jié)果與員工的績效、晉