PAGE案件通報規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織案件通報工作，確保案件信息的及時、準確、全面?zhèn)鬟_，提高公司/組織應對各類案件的能力，維護公司/組織的正常運營秩序，保障員工、客戶及相關利益者的合法權益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門、分支機構以及全體員工。涉及公司/組織外部案件通報事宜，參照本制度并結合相關法律法規(guī)及外部合作要求執(zhí)行。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則案件通報必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司/組織內部的各項規(guī)章制度，確保通報內容合法、合規(guī)、真實。2.及時準確原則對于各類案件，應在規(guī)定時間內及時進行通報，通報內容要準確反映案件的基本情況、進展及處理結果，避免虛假信息和誤導性表述。3.全面客觀原則通報應涵蓋案件的全貌，包括案件發(fā)生的背景、經過、涉及人員、影響范圍等，客觀公正地呈現(xiàn)案件事實，不得隱瞞或歪曲重要信息。4.分級負責原則根據案件的性質、嚴重程度及影響范圍，實行分級負責的通報機制。各級部門和人員按照職責權限，負責相應案件的通報工作，并確保通報信息的一致性和連貫性。二、案件分類及通報標準（一）案件分類1.法律糾紛案件包括但不限于合同糾紛、侵權糾紛、勞動糾紛、知識產權糾紛等各類涉及法律訴訟或仲裁的案件。2.違規(guī)違紀案件指公司/組織內部員工違反法律法規(guī)、公司/組織規(guī)章制度及職業(yè)道德規(guī)范的行為引發(fā)的案件，如貪污受賄、挪用公款、商業(yè)賄賂、泄露公司機密等。3.安全事故案件涵蓋因公司/組織生產經營活動導致的各類安全事故，如生產安全事故、消防安全事故、信息安全事故等。4.客戶投訴案件涉及客戶對公司/組織產品或服務質量、售后服務等方面提出的投訴及糾紛案件。5.其他重大案件對公司/組織聲譽、經營業(yè)績產生重大影響的其他各類案件，如重大輿情事件、重大突發(fā)事件等。（二）通報標準1.一般案件對于涉案金額較小、影響范圍有限、情節(jié)相對較輕的案件，由案發(fā)部門在[X]個工作日內以內部通報的形式向本部門員工進行通報。通報內容應包括案件基本情況、初步處理措施及后續(xù)跟進安排等。2.重要案件涉案金額較大、涉及重要客戶或合作伙伴、對公司/組織業(yè)務有一定影響的案件，案發(fā)部門應在[X]個工作日內形成專項報告，經部門負責人審核后，提交至公司/組織管理層，并同時向相關部門進行通報。通報范圍應根據案件影響涉及的部門確定，通報內容除基本情況外，還應包括案件對公司/組織的潛在風險評估及應對策略。3.重大案件對于涉案金額巨大、影響惡劣、涉及多個部門或地區(qū)、可能引發(fā)重大法律風險或社會輿情的重大案件，公司/組織應在[X]個工作日內成立專門的案件處理小組，并啟動應急通報機制。由公司/組織高層領導牽頭，通過內部會議、郵件、公告等多種形式，及時向全體員工、客戶、合作伙伴及相關利益者進行通報。通報內容應詳細、全面，包括案件的詳細經過、目前采取的緊急措施、對公司/組織的重大影響以及后續(xù)工作計劃等。同時，應根據案件進展情況，適時發(fā)布后續(xù)通報，確保信息的持續(xù)更新和透明。三、通報流程（一）案件發(fā)現(xiàn)與報告1.公司/組織內部任何部門或員工發(fā)現(xiàn)案件線索后，應立即向本部門負責人報告。報告內容應包括案件發(fā)生的時間、地點、涉及人員、初步情況等關鍵信息。2.部門負責人接到報告后，應在[X]小時內對案件情況進行初步核實，并根據案件性質和嚴重程度，決定是否啟動進一步的調查程序。如需要進一步調查，應及時組織相關人員開展工作，并在調查過程中持續(xù)向公司/組織管理層匯報進展情況。（二）通報準備1.對于確定需要進行通報的案件，案發(fā)部門應指定專人負責通報材料的準備工作。通報材料應依據本制度規(guī)定的內容要求進行撰寫，確保信息準確、完整、清晰。2.在準備通報材料過程中，應收集、整理與案件相關的各類證據、文件、資料等，對案件進行全面分析和評估，確保通報內容的真實性和可靠性。同時，應與公司/組織內部其他相關部門進行溝通協(xié)調，核實信息的一致性，避免出現(xiàn)信息沖突或矛盾。（三）審核與批準1.通報材料準備完成后，應提交至部門負責人進行審核。部門負責人應對通報內容的準確性、完整性、合規(guī)性進行嚴格審核，確保通報信息符合公司/組織利益和相關法律法規(guī)要求。審核通過后，由部門負責人簽字確認。2.對于重要案件和重大案件的通報材料，在部門負責人審核后，還應提交至公司/組織管理層進行批準。公司/組織管理層應對通報的必要性、時機、方式以及可能產生的影響進行綜合評估，并做出最終批準決定。批準后的通報材料方可正式對外發(fā)布。（四）通報發(fā)布1.根據通報標準和批準的通報范圍，按照規(guī)定的方式進行通報發(fā)布。內部通報：對于一般案件，案發(fā)部門可通過內部辦公系統(tǒng)、部門會議、公告欄等形式向本部門員工進行通報。通報應確保本部門員工能夠及時獲取信息，并對通報內容進行存檔備案。專項報告與跨部門通報：重要案件的專項報告應通過正式文件形式發(fā)送至相關部門，并由相關部門負責人組織傳達給本部門員工。跨部門通報可根據案件涉及情況，通過召開專題會議、聯(lián)合發(fā)文等方式進行，確保相關部門對案件信息有充分了解。重大案件通報：對于重大案件，應按照公司/組織制定的應急通報機制進行發(fā)布。可通過公司/組織全體員工大會、高層領導講話、官方網站公告、社交媒體發(fā)布等多種渠道，在規(guī)定時間內將案件信息傳達給全體員工、客戶、合作伙伴及相關利益者。同時，應根據案件進展情況，及時更新通報內容，保持信息的動態(tài)發(fā)布。2.在通報發(fā)布過程中，應注意保護案件相關人員的隱私和商業(yè)秘密，避免因不當通報引發(fā)不必要的法律風險或負面影響。對于涉及個人隱私信息的部分，應進行必要的脫敏處理。（五）反饋與跟蹤1.在通報發(fā)布后，應及時收集員工、客戶、合作伙伴及相關利益者的反饋意見，了解他們對通報內容的知曉程度和關注重點。對于反饋中提出的疑問或問題，應安排專人進行解答和處理，并將處理結果及時反饋給相關人員。2.案發(fā)部門應負責對案件的后續(xù)進展進行跟蹤，及時掌握案件處理進度和結果。對于案件處理過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，應按照本制度規(guī)定的流程及時進行報告和通報更新，確保公司/組織內部及外部相關人員能夠持續(xù)了解案件動態(tài)。四、通報內容規(guī)范（一）基本信息1.案件名稱應準確概括案件的核心內容，簡潔明了，便于識別和記憶。2.案件來源說明案件是如何被發(fā)現(xiàn)的，如內部審計發(fā)現(xiàn)、員工舉報、客戶投訴等。3.案發(fā)時間明確案件發(fā)生的具體日期或時間段，精確到盡可能詳細的時間點。4.案發(fā)地點詳細記錄案件發(fā)生的地點，包括具體的地理位置、涉及的場所等。（二）案件經過1.事件描述按照事件發(fā)展的先后順序，詳細描述案件發(fā)生的過程，包括事件的起因、經過、關鍵環(huán)節(jié)、涉及的主要行為等。應使用客觀、準確的語言，避免模糊不清或帶有主觀色彩的表述。2.涉及人員列出與案件直接相關的人員名單，包括公司/組織內部員工、外部人員（如客戶、合作伙伴、供應商等），并簡要說明各人員在案件中的角色和行為。3.相關證據如有相關證據支持案件事實，應在通報中簡要列舉證據的類型和主要內容，但不得泄露證據的具體細節(jié)和來源，以免影響案件的調查或處理。（三）案件影響1.對公司/組織的影響分析案件對公司/組織的業(yè)務、財務、聲譽、運營等方面可能產生的影響。如對業(yè)務的影響可包括訂單流失、項目延誤、市場份額下降等；對財務的影響可涉及經濟損失、賠償費用、罰款等；對聲譽的影響可表現(xiàn)為客戶信任度降低、媒體負面報道、行業(yè)形象受損等；對運營的影響可涵蓋內部管理混亂、工作流程受阻、員工士氣低落等方面。應進行具體、量化的分析，以便公司/組織管理層和相關人員全面了解案件的嚴重性。2.對利益相關者的影響說明案件對員工、客戶、合作伙伴、股東等利益相關者可能產生的影響。例如，對員工可能涉及職業(yè)發(fā)展受限、工作穩(wěn)定性受影響等；對客戶可能導致服務質量下降、權益受損等；對合作伙伴可能引發(fā)合作關系變動、商業(yè)風險增加等；對股東可能造成股價波動、投資回報減少等。（四）處理措施1.已采取的措施詳細說明公司/組織針對案件已經采取的措施，包括但不限于成立專門的處理小組、開展調查工作、采取法律行動、暫停相關業(yè)務、對涉事人員進行處理等。應明確各項措施的執(zhí)行部門、執(zhí)行時間和執(zhí)行情況，展示公司/組織對案件的積極應對態(tài)度和實際行動。2.后續(xù)工作計劃闡述公司/組織為進一步處理案件制定的后續(xù)工作計劃，包括預計完成時間、目標和具體措施等。后續(xù)工作計劃應具有可操作性和針對性，旨在有效解決案件問題，降低案件對公司/組織的負面影響，并防止類似案件的再次發(fā)生。（五）風險提示1.法律風險分析案件可能引發(fā)的法律風險，如法律訴訟、仲裁、行政處罰等，并說明公司/組織為應對法律風險所采取的措施或需要注意的事項。2.經營風險指出案件對公司/組織經營活動可能帶來的風險，如市場風險、信用風險、運營風險等，并提出相應的風險防控建議和措施。3.其他風險根據案件具體情況，識別并提示可能存在的其他風險，如聲譽風險、輿情風險等，并說明公司/組織針對這些風險的應對策略。五、通報責任與監(jiān)督（一）通報責任1.部門責任案發(fā)部門作為案件通報的第一責任主體，負責按照本制度規(guī)定的流程和要求，及時、準確地準備和發(fā)布案件通報。部門負責人對本部門案件通報工作的真實性、準確性和及時性負責，確保通報內容符合公司/組織利益和相關法律法規(guī)要求。2.相關人員責任參與案件調查、處理及通報工作的人員，應嚴格遵守本制度規(guī)定，履行各自職責。對在通報過程中故意隱瞞、歪曲事實或泄露機密信息的人員，將依法依規(guī)追究其責任。（二）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督公司/組織內部設立專門的監(jiān)督機構或指定相關部門負責對案件通報工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督機構應定期對案件通報情況進行抽查，檢查通報內容是否符合規(guī)范要求、通報流程是否執(zhí)行到位，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.外部監(jiān)督對于涉及重大法律糾紛、社會影響較大的案件，應主動接受外部監(jiān)管機構、行業(yè)協(xié)會及社會公眾的監(jiān)督。積極配合外部監(jiān)督檢查工作，及時向其提供準確、完整的案件通報信息，確保公司/組織的通報工作合法、合規(guī)、透明。六、附則（一）解釋權本制