PAGE刻章保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司/組織的利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構以及全體員工在涉及印章使用的各類活動。（三）印章定義本制度所指印章包括但不限于公司/組織公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、部門章以及各類業(yè)務專用章等具有法律效力或代表公司/組織特定身份的印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.印章的刻制由公司/組織指定的部門統(tǒng)一負責，根據(jù)實際工作需要提出申請。申請時應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)相關負責人審批。2.刻制印章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范。3.印章刻制完成后，由指定部門負責領取，并進行登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、制作單位、領取日期、領取人等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，必須在公司/組織內(nèi)部進行公示，明確印章的使用范圍、審批流程等相關規(guī)定。公示方式可采用內(nèi)部公告、郵件通知等形式，確保全體員工知曉。2.印章啟用時，應在《印章使用登記表》上記錄啟用日期、啟用人等信息，并由專人負責保管印章。三、印章的保管（一）保管原則1.印章保管應遵循“專人專管、安全保密”的原則，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴禁將印章交由非指定人員保管，嚴禁在未經(jīng)批準的情況下將印章帶出公司/組織辦公場所。（二）保管人員職責1.印章保管人員應熟悉印章管理規(guī)定，嚴格按照制度要求履行保管職責。2.負責印章的日常存放、維護和檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或異常情況，應及時報告并采取相應措施。3.對印章的使用情況進行詳細登記，確保每一次使用都有記錄可查。4.不得擅自使用印章，不得在空白紙張、文件、合同等上加蓋印章。（三）保管地點1.公司/組織公章、法定代表人章等重要印章應存放在專門的保險柜中，并放置在安全可靠的地點，如公司/組織辦公室的機要室或檔案室。2.財務專用章、合同專用章等業(yè)務印章應根據(jù)業(yè)務需要，由相關部門指定專人保管，存放地點應符合安全保密要求。（四）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。交接雙方應填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、規(guī)格、完好狀況等信息，并簽字確認。2.交接過程應由公司/組織指定的監(jiān)交人在場監(jiān)督，確保交接工作的順利進行和印章的安全轉移。交接完成后，監(jiān)交人應在《印章交接清單》上簽字確認。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司/組織公章主要用于以公司/組織名義對外簽訂合同、協(xié)議、文件，出具證明，辦理各類審批手續(xù)等。2.法定代表人章主要用于特定的法律文件簽署、財務事項處理等。3.財務專用章主要用于公司/組織的財務收支、結算、票據(jù)等業(yè)務。4.合同專用章主要用于簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務合同等。5.部門章主要用于部門內(nèi)部的文件、通知、報表等業(yè)務，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。6.業(yè)務專用章根據(jù)具體業(yè)務需求，用于特定業(yè)務領域的相關文件簽署、證明出具等。（二）使用流程1.用印申請各部門或員工因工作需要使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。申請表應經(jīng)相關負責人審批，審批流程根據(jù)印章的重要性和使用范圍設定，一般包括部門負責人、分管領導、總經(jīng)理等層級審批。2.用印審核印章保管人員收到《印章使用申請表》后，應對申請內(nèi)容進行審核，重點審核用印事由是否符合規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全、文件內(nèi)容是否合法合規(guī)等。如發(fā)現(xiàn)申請存在問題或疑問，應及時與申請部門或人員溝通核實，必要時可要求補充相關材料或重新審批。3.用印操作經(jīng)審核無誤后，印章保管人員應在指定地點使用印章，并確保印章使用清晰、端正、完整。用印過程中，應嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批權限進行操作，不得擅自擴大用印范圍或超越審批權限。4.用印登記每次用印完成后，印章保管人員應在《印章使用登記表》上詳細記錄用印日期、用印部門、用印人、用印事由、文件名稱、份數(shù)、審批情況等信息，并由用印人簽字確認。《印章使用登記表》應妥善保存，以備查閱和審計。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如因時間緊迫無法按正常流程審批）需要使用印章時，經(jīng)請示公司/組織主要領導同意后，可先使用印章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或重要文件的用印，應在公司/組織領導班子集體研究決定后，方可使用印章。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司/組織名稱變更、機構調(diào)整、業(yè)務終止等原因，導致印章不再使用時，應及時辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用申請由相關部門提出，經(jīng)公司/組織領導審批后，通知印章保管人員停止使用印章。3.印章保管人員在收到停用通知后，應將印章妥善封存，并在《印章使用登記表》上注明停用日期。（二）印章銷毀1.對于停用的印章，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息，并經(jīng)公司/組織領導審批。2.印章銷毀可采用粉碎、熔化等方式進行，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應由公司/組織指定的專人負責監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。3.《印章銷毀登記表》應與印章使用、保管等相關記錄一并存檔，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對印章的保管、使用情況進行審計檢查，確保印章管理符合制度規(guī)范。2.各部門負責人應對本部門印章的使用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并向公司/組織領導報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關印章管理資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改落實，并將整改情況報告公司/組織領導。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用印章。2.超越審批權限使用印章。3.在空白紙張、文件、合同等上加蓋印章。4.印章保管不善，導致印章被盜用、丟失或損壞。5.未按規(guī)定進行印章刻制、啟用、停用、銷毀等操作。6.其他違反印章管理規(guī)定的行為。（二）責任追究措施1.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規(guī)使用印章給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。3.構成犯