PAGE衛(wèi)健局規(guī)范發(fā)文制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)健局發(fā)文管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)健局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位在履行職責(zé)過程中所形成的各類文件，包括但不限于通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見等。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)文必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，不得與上位法相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表述意圖，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，語(yǔ)言規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。3.時(shí)效性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)發(fā)文，確保信息傳遞的及時(shí)性，提高工作效率。4.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，避免不必要的文件印發(fā)，做到發(fā)文少、效果好。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.承辦科室：根據(jù)工作需要，由相關(guān)科室負(fù)責(zé)擬寫文件初稿。擬稿人應(yīng)深入了解工作背景和實(shí)際情況，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性和可操作性。2.內(nèi)容要求：主題明確：文件應(yīng)圍繞一個(gè)核心主題展開，避免主題分散。結(jié)構(gòu)清晰：按照合理的邏輯順序組織內(nèi)容，一般包括開頭、正文和結(jié)尾。開頭應(yīng)簡(jiǎn)要說明發(fā)文目的；正文詳細(xì)闡述工作內(nèi)容、要求、措施等；結(jié)尾明確發(fā)文的執(zhí)行要求或期望。語(yǔ)言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和計(jì)量單位，避免使用生僻字、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)等不規(guī)范表述。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過核實(shí)，確保準(zhǔn)確無誤。（二）審核1.科室負(fù)責(zé)人審核：擬稿完成后，由科室負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行初步審核。審核重點(diǎn)包括文件主題是否明確、內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、措施是否可行、格式是否規(guī)范等?？剖邑?fù)責(zé)人應(yīng)提出審核意見，對(duì)不符合要求的部分進(jìn)行修改完善。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：科室負(fù)責(zé)人審核通過后，將文件送分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文件的政策依據(jù)、工作部署、與其他相關(guān)工作的銜接等方面進(jìn)行全面審核，提出明確的審核意見。對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研究討論后再行審核。3.辦公室審核：分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，文件交辦公室進(jìn)行審核。辦公室主要審核文件格式是否符合要求、文字表述是否通順、發(fā)文程序是否合規(guī)等。辦公室審核通過后，在文件上加蓋“審核通過”章，并注明審核日期。（三）簽發(fā)1.一般文件簽發(fā)：經(jīng)辦公室審核通過的文件，由衛(wèi)健局主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見。2.重要文件簽發(fā)：對(duì)于涉及全局性工作、重大政策調(diào)整、重要人事任免等重要文件，需經(jīng)衛(wèi)健局領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究討論后，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）編號(hào)與登記1.編號(hào)：文件簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式一般為“衛(wèi)健局[年份]第[序號(hào)]號(hào)”，其中“年份”為文件印發(fā)年份，“序號(hào)”為該年份內(nèi)文件的順序號(hào)。2.登記：辦公室對(duì)已編號(hào)的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文單位、主送單位、抄送單位、文件密級(jí)等。登記完成后，建立文件臺(tái)賬，以便對(duì)文件進(jìn)行跟蹤管理。（五）印發(fā)1.排版與校對(duì)：辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求進(jìn)行排版，并安排專人進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，逐字逐句核對(duì)文件內(nèi)容，確保排版格式正確、文字表述無誤。校對(duì)完成后，在文件上加蓋“校對(duì)無誤”章，并注明校對(duì)日期。2.印制與分發(fā)：排版校對(duì)無誤后，辦公室將文件交予指定的印刷部門進(jìn)行印制。印制過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制印刷質(zhì)量，確保文件清晰、整潔。文件印制完成后，按照文件登記的主送單位、抄送單位進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件郵寄、電子文件發(fā)送等方式，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)相關(guān)單位和人員。三、發(fā)文格式（一）文件頭1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：衛(wèi)健局文件頭應(yīng)使用統(tǒng)一的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，一般為“[衛(wèi)健局名稱]文件”，字體為宋體二號(hào)，居中排列。2.發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空二行，用仿宋體三號(hào)字，居中排布。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。3.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（二）標(biāo)題文件標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了，一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。（三）主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。（四）正文正文一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。（五）附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（六）發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章1.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。2.成文日期：成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。3.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（七）附注附注居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。（八）附件說明附件說明指公文附件的順序號(hào)和名稱。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。（九）抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字，“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至版記，標(biāo)注方法同抄送機(jī)關(guān)。（十）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。四、發(fā)文管理（一）文件歸檔1.歸檔范圍：衛(wèi)健局形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，能夠反映工作全貌和歷史過程。2.歸檔時(shí)間：文件辦理完畢后，承辦科室應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。一般情況下，當(dāng)年形成的文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。3.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行排列，編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文單位、主送單位、抄送單位、文件密級(jí)等內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)將歸檔文件存儲(chǔ)在安全、可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，以便于查詢和利用。（二）文件保密1.密級(jí)劃分：根據(jù)文件內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的程度，將文件劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。絕密級(jí)文件是指涉及最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件；機(jī)密級(jí)文件是指涉及重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件；秘密級(jí)文件是指涉及一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害的文件。2.保密措施：文件制作：涉及國(guó)家秘密的文件應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所制作，制作過程中應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件內(nèi)容泄露。文件傳遞：絕密級(jí)文件應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ藗鬟f；機(jī)密級(jí)文件應(yīng)通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ藗鬟f；秘密級(jí)文件可通過掛號(hào)郵寄或?qū)Ｈ藗鬟f。傳遞過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件安全。文件存儲(chǔ)：涉密文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密設(shè)備中，如密碼保險(xiǎn)柜、加密硬盤等，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，防止文件被盜、被篡改或丟失。文件使用：涉密文件的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大使用范圍。使用過程中應(yīng)妥善保管文件，不得隨意轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播。使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還保密設(shè)備。文件銷毀：涉密文件在超過保密期限或失去保密價(jià)值后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，采用符合保密要求的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。（三）文件查閱與借閱1.查閱制度：內(nèi)部人員查閱文件應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。查閱過程中應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)印或傳播文件內(nèi)容。外部單位查閱文件應(yīng)事先與衛(wèi)健局相關(guān)科室聯(lián)系，說明查閱目的和范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保文件安全。2.借閱制度：內(nèi)部人員借閱文件應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新