PAGE檔案室封存制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案封存工作，特制定本制度。本制度旨在明確檔案封存的范圍、條件、程序以及管理要求，保障公司檔案信息的保密性、真實(shí)性和可用性，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供可靠的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案封存應(yīng)確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，采取必要的安全保密措施，防止檔案受到未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、使用或破壞。2.依法依規(guī)原則：檔案封存工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行操作。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，對(duì)封存檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，制定合理的利用流程和審批制度，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員在需要時(shí)能夠及時(shí)查閱和使用檔案。二、檔案封存的范圍與條件（一）封存范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，應(yīng)予以封存。2.涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等需要保密的檔案：對(duì)于公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，在規(guī)定的保密期限內(nèi)，應(yīng)進(jìn)行封存管理，防止信息泄露。3.特定歷史時(shí)期或重大事件形成的具有特殊意義的檔案：對(duì)于反映公司特定歷史時(shí)期或重大事件的檔案，為了完整記錄公司發(fā)展歷程，應(yīng)進(jìn)行封存保存，以便后續(xù)研究和查閱。4.其他需要封存的檔案：根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案管理工作的需要，經(jīng)公司檔案管理部門審核批準(zhǔn)，認(rèn)為需要封存的其他檔案。（二）封存條件1.檔案整理完畢：擬封存的檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理，包括分類、編號(hào)、編目等，確保檔案內(nèi)容完整、條理清晰，便于后續(xù)的封存和管理。2.檔案質(zhì)量符合要求：檔案的書寫材料、載體形式等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理的規(guī)定，字跡清晰、圖像完整、載體無(wú)損壞。3.審批手續(xù)齊全：檔案封存前，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程，由檔案形成部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行封存。三、檔案封存的程序（一）申請(qǐng)1.提出申請(qǐng)：檔案形成部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案封存的范圍和條件，填寫《檔案封存申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬封存檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、封存原因等信息，并提交至檔案管理部門。2.部門負(fù)責(zé)人審核：檔案形成部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)封存的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案內(nèi)容真實(shí)、整理規(guī)范、符合封存條件后，在《檔案封存申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并加蓋部門公章。（二）審核1.檔案管理部門初審：檔案管理部門收到《檔案封存申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量以及是否符合封存范圍和條件。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。2.專業(yè)人員審核：對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案，檔案管理部門可組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，如法律合規(guī)人員、技術(shù)專家等，從不同角度對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估，確保封存檔案的安全性和合規(guī)性。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：初審?fù)ㄟ^(guò)后，檔案管理部門將《檔案封存申請(qǐng)表》及相關(guān)材料報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案管理部門的審核意見(jiàn)和公司實(shí)際情況，做出是否批準(zhǔn)封存的決定。（三）封存1.確定封存方式：經(jīng)批準(zhǔn)封存的檔案，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量、保管期限等因素，確定合適的封存方式。常見(jiàn)的封存方式包括紙質(zhì)檔案的專柜封存、電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)封存等。2.編制封存清單：在封存檔案前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案封存清單》，詳細(xì)記錄封存檔案的名稱、數(shù)量、起止編號(hào)、保管期限、封存日期等信息。清單一式兩份，一份隨檔案一同封存，另一份由檔案管理部門留存。3.實(shí)施封存操作：按照確定的封存方式，對(duì)檔案進(jìn)行封存。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將檔案裝入專用的檔案盒或檔案袋，密封后貼上封條，并在封條上加蓋檔案管理部門公章；對(duì)于電子檔案，應(yīng)將存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行加密處理，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并貼上標(biāo)簽注明相關(guān)信息，然后將存儲(chǔ)設(shè)備密封保存。4.存放封存檔案：將封存好的檔案存放在專門的檔案室或存儲(chǔ)場(chǎng)所，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，防止檔案受到損壞或變質(zhì)。（四）登記檔案管理部門對(duì)封存檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《檔案封存登記簿》，記錄檔案封存的申請(qǐng)日期、批準(zhǔn)日期、封存日期、檔案名稱、數(shù)量、保管期限、封存方式等信息，以便對(duì)封存檔案進(jìn)行跟蹤管理。四、檔案封存的管理（一）保管環(huán)境要求1.溫度與濕度控制：檔案室應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間，確保檔案紙張、字跡、圖像等不受溫濕度變化的影響。2.防火、防潮、防蟲、防鼠：檔案室應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等，定期檢查維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。3.防盜與監(jiān)控：檔案室應(yīng)設(shè)置防盜門窗，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)，防止檔案被盜或被破壞。（二）定期檢查1.檢查周期：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)封存檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。對(duì)于重要或特殊的檔案，應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容：檢查內(nèi)容包括檔案封存狀態(tài)是否完好，封條是否intact，存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，檔案是否有損壞、變質(zhì)、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄檢查結(jié)果。3.檢查記錄：每次檢查應(yīng)填寫《檔案封存檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查日期、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等信息，并存檔備查。（三）借閱與利用1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱封存檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱用途、借閱期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.審批流程：檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。一般情況下，借閱期限不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記：檔案管理部門對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等信息，并開具《檔案借閱憑證》。借閱人憑《檔案借閱憑證》到檔案室借閱檔案。4.借閱限制：借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案管理部門公章。5.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。同時(shí)，在《檔案借閱登記簿》上注明檔案歸還日期，并注銷《檔案借閱憑證》。（四）保密管理1.保密教育：檔案管理部門應(yīng)對(duì)接觸封存檔案的人員進(jìn)行保密教育，使其了解檔案保密的重要性和相關(guān)法律法規(guī)，掌握保密知識(shí)和技能，增強(qiáng)保密意識(shí)。2.保密措施：接觸封存檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。在借閱、使用檔案過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制接觸范圍、使用專用設(shè)備等，防止檔案信息泄露。3.監(jiān)督檢查：檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案封存的解除（一）解除條件1.保管期限屆滿：對(duì)于因保管期限屆滿而封存的檔案，在經(jīng)過(guò)鑒定后，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或解除封存；如有繼續(xù)保存價(jià)值的，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行相應(yīng)的管理。2.保密期限屆滿：對(duì)于因涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等需要保密而封存的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，可解除封存。3.特殊情況需要提前解除：在特殊情況下，如公司重大決策、法律訴訟、審計(jì)檢查等需要查閱已封存檔案的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可提前解除封存。（二）申請(qǐng)與審批1.提出申請(qǐng)：檔案形成部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案封存解除的條件，填寫《檔案封存解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬解除封存檔案的名稱、數(shù)量、封存日期、解除原因等信息，并提交至檔案管理部門。2.部門負(fù)責(zé)人審核：檔案形成部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)解除封存的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)解除原因合理、檔案狀態(tài)正常后，在《檔案封存解除申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并加蓋部門公章。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到《檔案封存解除申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核解除原因是否符合規(guī)定、檔案是否具備解除封存的條件。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：審核通過(guò)后，檔案管理部門將《檔案封存解除申請(qǐng)表》及相關(guān)材料報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案管理部門的審核意見(jiàn)和公司實(shí)際情況，做出是否批準(zhǔn)解除封存的決定。（三）解除操作1.核對(duì)檔案：經(jīng)批準(zhǔn)解除封存的檔案，檔案管理部門應(yīng)與《檔案封存清單》進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量、名稱、編號(hào)等信息一致。2.拆除封存標(biāo)識(shí)：按照規(guī)定的程序，拆除檔案上的封存標(biāo)識(shí)，如封條、標(biāo)簽等。3.恢復(fù)檔案利用：解除封存后的檔案恢復(fù)正常的檔案管理流程，可按照公司檔案利用規(guī)定進(jìn)行查閱、借閱等操作。（四）登記與備案1.登記：檔案管理部門對(duì)解除封存的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，更新《檔案封存登記簿》和《檔案管理系統(tǒng)》中的相關(guān)信息，記錄檔案解除