PAGE公證送達(dá)制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織的公證送達(dá)行為，確保各類文件、通知等能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、合法地送達(dá)相關(guān)方，維護(hù)公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，涉及需要通過(guò)公證方式進(jìn)行送達(dá)的各類文件、通知、函件等，包括但不限于合同履行相關(guān)文件、催款通知、解除通知、各類告知書(shū)等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：公證送達(dá)行為必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保送達(dá)程序合法有效。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證送達(dá)文件的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成送達(dá)，避免因延誤或錯(cuò)誤送達(dá)給公司/組織及相關(guān)方造成損失。3.記錄完整原則：對(duì)公證送達(dá)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括送達(dá)文件的內(nèi)容、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)地點(diǎn)、接收人等信息，確保記錄完整可查。二、公證送達(dá)的適用情形（一）重要合同文件1.涉及金額較大、期限較長(zhǎng)的商業(yè)合同，如重大采購(gòu)合同、長(zhǎng)期租賃合同等，在合同履行過(guò)程中涉及的關(guān)鍵通知、變更協(xié)議等文件。2.合同中約定需要通過(guò)公證送達(dá)方式進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)通知的，按照合同約定執(zhí)行。（二）催款通知對(duì)于逾期未支付款項(xiàng)的客戶或合作方，發(fā)出催款通知時(shí)，為確保通知能夠有效送達(dá)并具有法律效力，可采用公證送達(dá)方式。（三）解除通知當(dāng)需要解除與合作方的合同關(guān)系、業(yè)務(wù)合作關(guān)系或其他法律關(guān)系時(shí)，通過(guò)公證送達(dá)解除通知，以明確解除的時(shí)間、原因及相關(guān)權(quán)利義務(wù)，避免糾紛。（四）其他重要文件1.涉及公司/組織重大決策、重要事項(xiàng)告知等文件，如股東會(huì)決議、董事會(huì)決議的送達(dá)。2.對(duì)員工的重要人事通知，如辭退通知、晉升通知等，確保員工能夠準(zhǔn)確收到并知曉相關(guān)信息。三、公證送達(dá)的流程（一）文件準(zhǔn)備1.確定需要進(jìn)行公證送達(dá)的文件內(nèi)容，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整、表述清晰，不存在歧義或違法違規(guī)條款。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、登記，記錄文件名稱、文號(hào)、涉及事項(xiàng)、擬送達(dá)對(duì)象等信息，建立詳細(xì)的文件臺(tái)賬。（二）選擇公證機(jī)構(gòu)1.挑選具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、專業(yè)能力強(qiáng)的公證機(jī)構(gòu)?？赏ㄟ^(guò)查詢司法行政部門(mén)公布的公證機(jī)構(gòu)名錄、了解其他企業(yè)/組織的合作經(jīng)驗(yàn)以及查看公證機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)和口碑等方式進(jìn)行篩選。2.與選定的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，介紹公證送達(dá)的具體要求和文件內(nèi)容，協(xié)商公證費(fèi)用、辦理時(shí)間等相關(guān)事宜，并簽訂委托公證協(xié)議。（三）公證申請(qǐng)1.按照公證機(jī)構(gòu)的要求，填寫(xiě)公證申請(qǐng)表，提供相關(guān)證明材料，如身份證明、授權(quán)委托書(shū)（如有）、文件原件及復(fù)印件等。2.配合公證機(jī)構(gòu)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件符合公證要求。對(duì)于公證機(jī)構(gòu)提出的修改意見(jiàn)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。（四）送達(dá)方式選擇1.根據(jù)擬送達(dá)對(duì)象的情況和文件性質(zhì)，選擇合適的送達(dá)方式。常見(jiàn)的送達(dá)方式包括直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、留置送達(dá)等。2.直接送達(dá)：由公證機(jī)構(gòu)工作人員或本公司/組織授權(quán)人員直接將文件送達(dá)給受送達(dá)人本人，并要求受送達(dá)人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。3.郵寄送達(dá)：通過(guò)郵政特快專遞（EMS）等正規(guī)郵寄渠道將文件寄送給受送達(dá)人，并保留郵寄憑證。在郵件詳情單上準(zhǔn)確填寫(xiě)受送達(dá)人的姓名、地址、聯(lián)系電話等信息，確保郵件能夠準(zhǔn)確送達(dá)。4.留置送達(dá)：在受送達(dá)人拒絕簽收或無(wú)法直接送達(dá)、郵寄送達(dá)的情況下，可采用留置送達(dá)方式。由公證機(jī)構(gòu)工作人員或本公司/組織授權(quán)人員邀請(qǐng)有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場(chǎng)，說(shuō)明情況，在送達(dá)回執(zhí)上記明拒收事由和日期，由送達(dá)人、見(jiàn)證人簽名或者蓋章，把文件留在受送達(dá)人的住所；也可以把文件留在受送達(dá)人的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達(dá)過(guò)程，即視為送達(dá)。（五）公證辦理1.公證機(jī)構(gòu)按照法定程序?qū)λ瓦_(dá)行為進(jìn)行公證，包括對(duì)送達(dá)文件的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審查，對(duì)送達(dá)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督記錄等。2.公證機(jī)構(gòu)出具公證書(shū)，公證書(shū)應(yīng)詳細(xì)記載送達(dá)文件的內(nèi)容、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間、送達(dá)地點(diǎn)、受送達(dá)人信息以及公證過(guò)程等情況。公證書(shū)應(yīng)具備公證機(jī)構(gòu)印章、公證員簽名，并注明公證書(shū)的編號(hào)和出具日期。（六）送達(dá)記錄與存檔1.對(duì)公證送達(dá)的全過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括與公證機(jī)構(gòu)的溝通記錄、公證申請(qǐng)表、證明材料、送達(dá)回執(zhí)、郵寄憑證、照片或錄像資料等。2.將上述記錄資料進(jìn)行整理歸檔，建立專門(mén)的公證送達(dá)檔案，以便日后查閱和參考。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或類別進(jìn)行分類存放，確保檔案管理規(guī)范有序。四、公證送達(dá)文件的效力（一）一般規(guī)定經(jīng)公證送達(dá)的文件，具有法定的證明效力。在法律糾紛或其他需要證明文件送達(dá)事實(shí)的情況下，公證書(shū)可以作為有力的證據(jù)使用。（二）對(duì)公司/組織內(nèi)部的效力1.對(duì)于公司/組織內(nèi)部涉及的文件，如人事通知、內(nèi)部決策文件等，公證送達(dá)視為文件已有效送達(dá)相關(guān)人員，相關(guān)人員應(yīng)按照文件要求履行相應(yīng)職責(zé)或知曉相關(guān)事項(xiàng)。2.如因未妥善保存公證送達(dá)記錄或?qū)λ瓦_(dá)事實(shí)存在爭(zhēng)議，以公證機(jī)構(gòu)出具的公證書(shū)為準(zhǔn)。（三）對(duì)外部合作方的效力1.對(duì)于與外部合作方相關(guān)的文件，如合同履行通知、催款通知、解除通知等，公證送達(dá)具有明確的通知和告知效力。自文件按照約定的送達(dá)方式送達(dá)之日起，即視為合作方已收到相關(guān)文件，并知曉文件內(nèi)容及由此產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)。2.在涉及法律糾紛時(shí)，公證送達(dá)的文件可作為證明我方已履行通知義務(wù)、對(duì)方已知曉相關(guān)事項(xiàng)的關(guān)鍵證據(jù)，有力地維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。五、公證送達(dá)的費(fèi)用與支付（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公證送達(dá)的費(fèi)用根據(jù)公證機(jī)構(gòu)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，一般包括公證費(fèi)、送達(dá)費(fèi)用（如郵寄費(fèi)用、見(jiàn)證費(fèi)用）等。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)通常與送達(dá)文件的復(fù)雜程度、送達(dá)方式、涉及金額等因素相關(guān)。（二）支付方式1.本公司/組織應(yīng)按照與公證機(jī)構(gòu)簽訂的委托公證協(xié)議約定的支付方式和時(shí)間支付費(fèi)用。2.常見(jiàn)的支付方式包括一次性支付、分期支付等。如采用分期支付，應(yīng)明確每期支付的金額和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保費(fèi)用支付及時(shí)、準(zhǔn)確。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.對(duì)于因公證送達(dá)產(chǎn)生的費(fèi)用，按照本公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、公證書(shū)、送達(dá)回執(zhí)等相關(guān)憑證。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出符合規(guī)定，并及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。六、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)公證送達(dá)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督人員應(yīng)定期對(duì)公證送達(dá)檔案進(jìn)行抽查，檢查送達(dá)記錄是否完整、準(zhǔn)確，送達(dá)程序是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反公證送達(dá)制度的行為，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受司法行政部門(mén)、公證協(xié)會(huì)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督管理，積極配合其對(duì)公證送達(dá)行為的檢查和指導(dǎo)。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整和完善公證送達(dá)制度，確保公司/組織的公證送達(dá)行為始終符合法律要求和行業(yè)規(guī)范。七、保密規(guī)定（一）文件內(nèi)容保密1.對(duì)于公證送達(dá)的文件內(nèi)容，涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得向無(wú)關(guān)人員透露文件內(nèi)容。2.在公證送達(dá)過(guò)程中，與公證機(jī)構(gòu)工作人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。（二）送達(dá)記錄保密1.公證送達(dá)記錄屬于公司/組織內(nèi)部重要資料，應(yīng)妥善保管，防止泄露。2.查閱和使用公證送達(dá)記錄應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，僅限于與公證送達(dá)事項(xiàng)相關(guān)的人員在必要的工作范圍內(nèi)使用，不得用于其他無(wú)關(guān)目的。八、附則（一）解釋權(quán)本制度規(guī)范由本公司/組織負(fù)責(zé)