PAGE印章使用制度規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司印章的使用管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，以及公司全體員工。3.印章種類公司印章主要包括：公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制必須嚴格按照國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定進行，由行政部門統(tǒng)一辦理。申請刻制印章時，需填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章啟用新刻制的印章啟用前，行政部門應(yīng)進行登記備案，填寫《印章啟用登記表》，注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息。印章啟用時，應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，告知全體員工印章的啟用時間、用途和保管人等信息。三、印章的保管1.保管原則公司印章應(yīng)實行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章使用制度。2.保管職責公章、法定代表人章由公司辦公室主任保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門負責人保管；合同專用章由合同管理部門負責人保管；部門章、業(yè)務(wù)專用章由各部門指定專人保管。印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊原因需要臨時委托他人保管印章時，必須經(jīng)印章保管人所在部門負責人批準，并辦理書面委托手續(xù)。印章保管人應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.保管環(huán)境印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并加鎖保管。印章保管場所應(yīng)保持干燥、通風，防止印章受潮、生銹或損壞。四、印章的使用1.使用原則公司印章的使用必須嚴格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行，未經(jīng)批準不得擅自使用。印章使用應(yīng)遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保印章使用的合法性、真實性和有效性。2.使用范圍公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；公司內(nèi)部的重要文件、報告、通知等的發(fā)布；公司證照、資質(zhì)證書等的蓋章。法定代表人章：用于公司法定代表人簽署的文件、信函、合同、協(xié)議等。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)等業(yè)務(wù)的蓋章。合同專用章：用于公司簽訂的各類合同、協(xié)議等的蓋章。部門章：用于各部門內(nèi)部的文件、報告、通知等的蓋章；部門對外的業(yè)務(wù)聯(lián)系函、介紹信等的蓋章。業(yè)務(wù)專用章：用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、報告、通知等的蓋章；業(yè)務(wù)對外的聯(lián)系函、介紹信等的蓋章。3.使用流程申請：使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細注明使用日期、印章名稱、使用部門、使用事項、文件名稱及編號、份數(shù)、擬用印位置等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核：印章保管人應(yīng)對《印章使用申請表》進行審核，確認申請事項是否符合印章使用規(guī)定和審批權(quán)限，申請文件是否齊全、真實、有效。用?。簩徍送ㄟ^后，印章保管人應(yīng)在指定位置加蓋印章，并進行登記。登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、使用部門、使用事項、文件名稱及編號、份數(shù)、用印人等信息。蓋章：用印時，印章保管人應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。蓋章后，應(yīng)將印章立即收回保管。4.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印章，但無法及時辦理審批手續(xù)時，使用部門應(yīng)先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可使用印章。使用后，應(yīng)及時補辦審批手續(xù)，并在《印章使用申請表》上注明“緊急使用”字樣。如因印章?lián)p壞或遺失需要使用臨時印章時，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照印章刻制和啟用的規(guī)定辦理臨時印章的刻制和啟用手續(xù)。臨時印章使用完畢后，應(yīng)及時收回銷毀。五、印章的停用與銷毀1.停用條件公司印章因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。印章停用前，應(yīng)進行全面清理，確保所有使用記錄完整、準確。2.停用流程印章保管人應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細注明印章名稱、停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門應(yīng)發(fā)布印章停用通知，告知全體員工印章停用的時間、原因和后續(xù)處理措施。3.銷毀流程印章停用后，應(yīng)及時進行銷毀。銷毀印章時，必須由行政部門會同審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同進行監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細注明印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀后的印章應(yīng)妥善保存銷毀記錄，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機制公司設(shè)立印章使用監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負責對公司印章使用情況進行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內(nèi)容印章使用制度的執(zhí)行情況，包括審批程序、登記記錄、保管情況等。印章使用的合法性、真實性和有效性，是否存在違規(guī)使用印章的情況。印章保管環(huán)境的安全性，是否存在印章被盜、丟失或損壞的情況。3.問題處理監(jiān)督小組在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改。對違反印章使用制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。對因違規(guī)使用印章給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律