PAGE京東采購制度規(guī)范一、總則（一）目的本采購制度規(guī)范旨在確保京東采購活動的合法、合規(guī)、高效、透明，保障公司利益，提高采購質(zhì)量，促進公司業(yè)務持續(xù)健康發(fā)展。通過明確采購流程、規(guī)范采購行為、加強采購管理，實現(xiàn)采購資源的優(yōu)化配置，降低采購成本，防范采購風險。（二）適用范圍本制度適用于京東各部門及下屬分支機構(gòu)的所有采購活動，包括但不限于商品采購、服務采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有參與采購的供應商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學合理的采購決策和流程管理，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應秉持誠信原則，誠實守信，廉潔奉公，不得在采購活動中謀取私利，損害公司利益。二、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，結(jié)合預算安排，定期或不定期提出采購需求。采購需求應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細信息。2.對于緊急采購需求，應提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并說明緊急原因及預計交付時間。（二）采購申請審批1.采購需求提出后，由需求部門填寫采購申請表，詳細說明采購項目的基本情況、申請采購的理由、預算金額等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交至公司采購管理部門。采購管理部門對采購申請進行初步審核，重點審核采購需求的合理性、必要性、預算的準確性等。3.對于預算金額較大的采購項目（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），采購申請表需提交至公司管理層進行審批。管理層審批通過后，采購申請方可進入采購流程。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對供應商進行篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面的情況。選擇具有良好信譽、較強實力、能夠滿足公司采購需求的供應商作為潛在合作對象。2.供應商評估與認證對于潛在供應商，采購管理部門組織相關(guān)人員進行實地考察或要求其提供樣品進行測試，評估其實際情況與所提供信息的一致性。根據(jù)考察和評估結(jié)果，對符合要求的供應商進行認證，確定其是否具備成為公司合格供應商的資格。3.供應商合作與管理與合格供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括采購商品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商采取警告、限期整改、暫停合作等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購管理部門組織相關(guān)人員與選定的供應商進行采購談判。談判內(nèi)容包括采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式等條款。2.在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握供應商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，爭取有利的采購條件。同時，要注重與供應商的溝通與協(xié)商，達成雙方都能接受的合作方案。3.采購談判達成一致意見后，起草采購合同。采購合同應明確采購項目的各項條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、準確、完整。合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（五）采購訂單下達1.根據(jù)采購合同，采購管理部門下達采購訂單。采購訂單應明確采購項目的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應商。2.采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務。（六）采購驗收1.采購項目到貨前，采購管理部門通知相關(guān)驗收部門或人員做好驗收準備工作。驗收部門或人員應根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定驗收方案，明確驗收流程和方法。2.采購項目到貨后，驗收部門或人員按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于需要進行性能測試或功能驗證的采購項目，應按照相關(guān)要求進行測試和驗證。3.驗收合格的采購項目，驗收人員簽署驗收報告。驗收報告應詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等信息。驗收不合格的采購項目，驗收人員應及時通知采購管理部門和供應商，說明不合格原因，并要求供應商采取相應的整改措施。（七）采購付款1.采購管理部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括采購項目的完成情況、驗收結(jié)果、發(fā)票信息等。2.采購付款申請經(jīng)審核通過后，提交至公司財務部門。財務部門按照公司財務管理制度和相關(guān)規(guī)定，辦理采購付款手續(xù)。付款方式應符合合同約定，確保公司資金安全。三、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購管理部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、合同風險、廉潔風險等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的約束力度。建立供應商信用檔案，對供應商的信用狀況進行動態(tài)跟蹤和評估。對于信用不佳的供應商，采取謹慎合作或暫停合作等措施。要求供應商提供一定金額的履約保證金或銀行保函，以降低供應商違約給公司帶來的損失。2.質(zhì)量風險在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購商品或服務質(zhì)量的控制。增加對采購商品或服務的檢驗頻次和深度，必要時委托專業(yè)機構(gòu)進行檢測。與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應商對所提供的商品或服務質(zhì)量負責，并承擔相應的質(zhì)量賠償責任。3.價格波動風險關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集和分析市場價格信息，建立價格預警機制。在采購合同中合理約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況，適時調(diào)整采購價格。與供應商協(xié)商建立價格聯(lián)動機制，共同應對價格波動風險。4.合同風險加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、準確、完整。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)商解決。定期對合同進行清理和歸檔，妥善保管合同文件，防止合同丟失或損壞。5.廉潔風險加強對采購人員的廉潔教育，提高廉潔意識，防范廉潔風險。建立健全廉潔監(jiān)督機制，加強對采購活動全過程的監(jiān)督檢查，防止采購人員在采購過程中謀取私利。對違反廉潔規(guī)定的行為，嚴肅追究相關(guān)人員的責任。四、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購管理部門應建立內(nèi)部自查機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司各部門有權(quán)對采購活動進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可及時向采購管理部門或公司管理層報告。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的各項采購監(jiān)督工作。2.主動接受社會公眾的監(jiān)督，及時公開采購信息，保障公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購管理部門應建立采購信息收集渠道，廣泛收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.定期對收集到的采購信息進行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購管理部門與各部門之間的信息共享。各部門可通過共享平臺查詢采購需求、采購進度、供應商信息等相關(guān)內(nèi)容。2.加強采購信息的保密管理，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的采購信息進行嚴格保密，防止信息泄露。六、采購人員管理（一）人員資質(zhì)與培訓1.采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務流程和相關(guān)法律法規(guī)。采購人員應具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、談判能力和市場分析能力。2.定期組織采購人員參加培訓，培訓內(nèi)容包括采購業(yè)務知識、法律法規(guī)、職業(yè)道德等方面。通過培訓，提高采購人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。（二）績效考核1.建立采購人員績效考核制度，制定科學合理的績效考核指標，如采購成本控制、采購質(zhì)量保