PAGE規(guī)范電子會計憑證制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子會計憑證的管理，保證會計信息的真實、完整、準確、及時，提高財務管理效率，防范財務風險，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司在會計核算過程中涉及電子會計憑證的生成、取得、審核、存儲、使用、歸檔等相關活動。（三）定義1.電子會計憑證：是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。2.電子會計檔案：是指通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案，包括電子會計憑證、電子會計賬簿、財務會計報告等。（四）基本原則1.合法性原則：電子會計憑證的管理應當符合國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準的規(guī)定。2.真實性原則：電子會計憑證應當真實、完整地反映經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得偽造、變造。3.完整性原則：電子會計憑證的內容應當齊全，包括憑證的基本信息、經(jīng)濟業(yè)務內容、相關人員簽字或蓋章等。4.安全性原則：采取有效措施確保電子會計憑證的存儲、傳輸和使用安全，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改、泄露等風險。5.可追溯性原則：電子會計憑證應當具備可追溯性，能夠通過電子信息系統(tǒng)查詢其來源、去向及相關業(yè)務處理過程。二、電子會計憑證的生成與取得（一）電子會計憑證的生成1.公司在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，應當按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，及時、準確地生成電子會計憑證。電子會計憑證應當具備規(guī)范的格式和內容，符合電子簽名法等法律法規(guī)的要求。2.對于通過公司內部業(yè)務系統(tǒng)生成的電子會計憑證，應當確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止數(shù)據(jù)被非法篡改。系統(tǒng)生成的電子會計憑證應當自動記錄生成時間、操作人員等信息，并按照規(guī)定的格式和流程進行存儲和傳輸。3.涉及電子發(fā)票開具的，應當按照稅務部門的規(guī)定，通過增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)等合法合規(guī)的開票軟件開具電子發(fā)票。開具的電子發(fā)票應當包含發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅額等必要內容，并具備電子簽名。（二）電子會計憑證的取得1.公司從外部取得電子會計憑證時，應當確保憑證的真實性、合法性和完整性。對取得的電子會計憑證，應當進行嚴格的審核，核實憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否真實發(fā)生，憑證的格式、內容是否符合規(guī)定要求，電子簽名是否有效等。2.對于通過網(wǎng)絡平臺、電子交易系統(tǒng)等渠道取得的電子會計憑證，應當要求提供方按照規(guī)定的格式和要求進行傳輸，并確保傳輸過程的安全可靠。公司應當及時對取得的電子會計憑證進行下載、存儲，并做好備份工作。3.取得的電子會計憑證應當附有相關的原始憑證，如合同、協(xié)議、審批文件等，以證明經(jīng)濟業(yè)務的真實性和合法性。原始憑證應當與電子會計憑證一一對應，并按照規(guī)定的順序進行整理和歸檔。三、電子會計憑證的審核（一）審核流程1.公司財務部門在收到電子會計憑證后，應當按照規(guī)定的審核流程進行審核。審核人員應當對憑證的真實性、合法性、完整性、準確性進行全面審查，并簽署審核意見。2.對于金額較大、業(yè)務復雜或存在疑問的電子會計憑證，應當進行重點審核，并組織相關人員進行討論和核實。審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應當及時與相關部門或人員溝通，要求其作出解釋或補充相關資料。3.審核通過的電子會計憑證應當加蓋審核專用章或審核人員簽名，并按照規(guī)定的流程進行后續(xù)處理。審核不通過的電子會計憑證，應當注明原因，并退回相關部門或人員進行重新處理。（二）審核要點1.真實性審核：核實電子會計憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否真實發(fā)生，是否與實際業(yè)務情況相符。檢查憑證的日期、金額、業(yè)務內容等是否與相關的原始憑證一致。2.合法性審核：審查電子會計憑證是否符合國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準的規(guī)定。檢查憑證的格式、內容、電子簽名等是否符合要求，是否經(jīng)過合法的審批程序。3.完整性審核：確認電子會計憑證的內容是否齊全，是否包含必要的信息。檢查憑證的附件是否完整，是否與憑證內容相互印證。4.準確性審核：核對電子會計憑證的金額計算是否準確，數(shù)據(jù)填寫是否規(guī)范。檢查憑證中的會計科目使用是否正確，是否符合公司的財務管理制度。四、電子會計憑證的存儲（一）存儲方式1.公司應當采用安全可靠的存儲方式存儲電子會計憑證，確保數(shù)據(jù)的完整性和可訪問性。可以選擇使用磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等存儲設備，并定期進行數(shù)據(jù)備份。2.對于重要的電子會計憑證，應當采用多種存儲介質進行備份，并分別存儲在不同的地理位置。備份數(shù)據(jù)應當定期進行檢查和恢復測試，以確保數(shù)據(jù)的可用性。3.電子會計憑證應當按照規(guī)定的分類方法進行存儲，便于查找和管理?？梢园凑漳甓?、月份、憑證類型等進行分類，并建立相應的索引和目錄。（二）存儲期限1.電子會計憑證的存儲期限應當符合國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準的規(guī)定。一般情況下，電子會計憑證的存儲期限為30年。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息的電子會計憑證，應當按照國家有關保密規(guī)定延長存儲期限，并采取相應的保密措施。3.在存儲期限屆滿后，應當按照規(guī)定的程序對電子會計憑證進行銷毀。銷毀前應當進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）存儲安全管理1.建立健全電子會計憑證存儲安全管理制度，加強對存儲設備的管理和維護。定期對存儲設備進行檢查、清理和維護，確保設備的正常運行。2.采取有效的安全防護措施，防止電子會計憑證數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改、泄露等。設置用戶權限，對不同人員的訪問權限進行嚴格控制，確保只有授權人員能夠訪問相關數(shù)據(jù)。3.加強對存儲環(huán)境的安全管理,確保存儲場所的防火、防潮、防蟲、防盜等措施到位。安裝必要的安全監(jiān)控設備，對存儲場所進行實時監(jiān)控。五、電子會計憑證的使用（一）使用范圍1.電子會計憑證應當按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，作為記賬的依據(jù)。在會計核算過程中，應當根據(jù)審核無誤的電子會計憑證進行賬務處理，確保會計信息的真實、準確、完整。2.電子會計憑證可以用于財務報表編制、稅務申報、審計等相關工作。在使用電子會計憑證時，應當確保憑證的格式和內容符合相關要求，并按照規(guī)定的流程進行操作。（二）使用規(guī)范1.財務人員在使用電子會計憑證時，應當嚴格按照公司的財務管理制度和會計核算流程進行操作。不得擅自修改、刪除電子會計憑證的數(shù)據(jù)，確保憑證的真實性和完整性。2.在進行賬務處理時，應當將電子會計憑證與相關的原始憑證進行核對，確保兩者一致。如發(fā)現(xiàn)不一致的情況，應當及時查明原因，并進行相應的處理。3.對于需要打印輸出的電子會計憑證，應當按照規(guī)定的格式和要求進行打印，并確保打印內容清晰、完整。打印輸出的電子會計憑證應當與電子存儲的憑證內容一致，并按照規(guī)定的順序進行裝訂和歸檔。六、電子會計憑證的歸檔（一）歸檔要求1.公司應當按照國家有關會計檔案管理的規(guī)定，定期對電子會計憑證進行歸檔。歸檔的電子會計憑證應當符合規(guī)范的格式和內容要求，并與相關的紙質會計檔案相互對應。2.電子會計憑證的歸檔應當按照年度、月份、憑證類型等進行分類整理，并建立相應的索引和目錄。歸檔后的電子會計憑證應當存儲在安全可靠的存儲設備中，并定期進行檢查和維護。3.在歸檔電子會計憑證時，應當同時歸檔相關的電子會計檔案管理系統(tǒng)操作記錄，包括憑證的生成、取得、審核、存儲、使用等環(huán)節(jié)的操作記錄，以便于追溯和查詢。（二）歸檔流程1.財務部門應當在每個會計年度結束后，及時將本年度的電子會計憑證進行整理和歸檔。整理過程中，應當對憑證進行分類、編號、裝訂等處理，并確保憑證的完整性和準確性。2.歸檔后的電子會計憑證應當移交公司檔案管理部門進行集中管理。檔案管理部門應當對接收的電子會計憑證進行驗收，檢查憑證的格式、內容、存儲介質等是否符合要求，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門應當按照規(guī)定的存儲方式和期限對電子會計憑證進行存儲，并建立相應的檔案管理制度。定期對電子會計憑證進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司應當建立健全電子會計憑證管理制度的內部監(jiān)督機制，定期對電子會計憑證的生成、取得、審核、存儲、使用、歸檔等環(huán)節(jié)進行檢查和監(jiān)督。2.財務部門應當加強對電子會計憑證管理工作的日常監(jiān)督，確保憑證的管理符合規(guī)定要求。定期對電子會計憑證的審核情況、存儲情況、使用情況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.審計部門應當定期對電子會計憑證管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查制度的有效性和合規(guī)性。對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）外部檢查1.公司應當積極配合財政、稅務、審計等外部部門的檢查，如實提供電子會計憑證及相關資料。對于外部部門提出的問題和要求，應當及時進行整改和落實。