PAGE學習采購制度及規(guī)范一、總則（一）目的本采購制度及規(guī)范旨在建立科學、高效、規(guī)范的采購管理體系，確保公司采購活動合法合規(guī)、公正透明、高效有序，滿足公司生產經(jīng)營對物資和服務的需求，有效控制采購成本，提高采購質量和效率，保障公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及物資采購、服務采購的部門和人員，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、工程服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，在采購過程中遵循公平、公正的競爭機制，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，確保采購信息真實可靠。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)生產經(jīng)營計劃、項目進度等實際需求，填寫采購申請單，詳細注明所需物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.采購申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于重大采購項目，還需提交公司相關領導審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到經(jīng)審批的采購申請單后，結合庫存情況、市場供應情況等，制定采購計劃。采購計劃應明確采購方式、采購時間安排、預算控制等內容。2.根據(jù)采購物資或服務的特點和重要性，將采購項目分為不同類別，如緊急采購項目、常規(guī)采購項目等，分別制定相應的采購計劃。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應商評價標準，對潛在供應商進行篩選，確定入圍供應商名單。2.供應商評價定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、企業(yè)信譽等方面。采用量化評分的方式，對供應商進行綜合評價，評價結果作為供應商后續(xù)合作的重要依據(jù)。3.供應商管理與合格供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評價結果等，以便對供應商進行動態(tài)管理。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。對于達到一定金額標準的采購項目，必須按照規(guī)定的采購方式進行操作，并嚴格履行相關審批程序。2.采購談判在采購實施過程中，采購人員與供應商就采購合同條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判內容應包括產品價格、質量標準、交貨期、售后服務等方面。談判過程中，采購人員應做好記錄，確保談判結果清晰明確，并及時反饋給相關部門。3.合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門負責起草采購合同，經(jīng)公司法律部門審核后，與供應商簽訂正式合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規(guī)、詳細準確、可操作性強。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便跟蹤執(zhí)行。（五）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知相關驗收部門做好驗收準備工作。驗收部門應根據(jù)采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收流程和驗收標準。2.物資到貨后，驗收部門按照驗收方案進行驗收，重點檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等是否符合合同要求。對于重要物資或關鍵設備，可邀請專業(yè)技術人員或第三方檢測機構參與驗收。3.驗收結果處理驗收合格的物資，驗收部門出具驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，驗收部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。付款申請單需經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核簽字，報公司相關領導審批。2.財務部門按照審批后的付款申請單，及時辦理付款手續(xù)。付款方式應符合合同約定和公司財務制度要求，確保資金支付安全、準確。3.對于采購過程中出現(xiàn)的預付款、質保金等特殊付款情況，應嚴格按照合同約定和公司相關規(guī)定進行管理，確保資金使用合理、合規(guī)。三、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.通過收集市場信息、分析供應商情況、審查采購合同等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險因素，并進行詳細記錄。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。采用定性與定量相結合的方法，對風險進行排序，確定風險等級。2.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對策略，優(yōu)先處理高風險事件，確保采購活動順利進行。（三）風險應對1.市場風險應對關注市場動態(tài)，及時掌握物資價格波動情況，通過與供應商協(xié)商、簽訂價格調整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場信息監(jiān)測機制，加強對市場趨勢的分析和預測，提前做好采購計劃調整，避免因市場變化導致采購失誤。2.供應商風險應對與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應商的經(jīng)營狀況和履約能力。對于重要物資或關鍵供應商，可采取備用供應商策略，降低因單一供應商出現(xiàn)問題而導致的供應中斷風險。3.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資的質量檢驗和驗收工作，確保所采購的物資符合質量要求。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對出現(xiàn)質量問題的供應商，按照合同約定進行處理，追究其責任。4.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審查合同條款，確保合同內容合法合規(guī)、明確清晰、無歧義。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通協(xié)商解決，避免合同糾紛的發(fā)生。5.付款風險應對嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，確保資金支付安全。加強對付款申請的審核，防止出現(xiàn)虛假付款、提前付款等情況。對于存在付款風險的供應商，可采取適當?shù)娘L險控制措施，如要求提供擔保、延長付款期限等，降低付款風險。四、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部設立采購監(jiān)督小組，成員包括采購部門、財務部門、審計部門等相關人員。采購監(jiān)督小組負責對采購活動進行全過程監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)、公正透明。2.采購監(jiān)督小組定期對采購項目進行檢查，重點檢查采購流程執(zhí)行情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）審計監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。審計內容包括采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、采購驗收、采購付款等環(huán)節(jié)。2.審計部門根據(jù)審計結果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計建議和整改要求。被審計部門應按照審計報告要求，及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。五、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信、廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。2.保守公司采購機密，不得泄露采購信息、供應商信息、采購價格等商業(yè)秘密。（二）業(yè)務能力1.采購人員應具備扎實的專業(yè)知識和豐富的采購經(jīng)驗，熟悉采購流程、市場行情、供應商情況等。2.不斷學習和更新業(yè)務知識，提高采購業(yè)務能力和綜合素質，適應公司發(fā)展和市場變化的需要。（三）工作紀律1.嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得無故曠工、遲到早退。2.認真履行工作職責，積極主動完成采購任務，不得推諉扯皮、敷衍塞責