PAGE規(guī)范法定代人用章制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司法定代表人印章（以下簡(jiǎn)稱“法人章”）的使用行為，確保法人章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，保護(hù)公司和相關(guān)方的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常的運(yùn)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部及與本公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部機(jī)構(gòu)和個(gè)人涉及法人章使用的相關(guān)活動(dòng)。（三）定義1.法定代表人：指依照法律或公司章程規(guī)定，代表公司行使職權(quán)的負(fù)責(zé)人。2.法人章：公司法定代表人用于行使職權(quán)、代表公司進(jìn)行特定法律行為的印章。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：法人章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司章程及本制度的規(guī)定。2.審慎用章原則：用章前必須對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保用章行為符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。3.專人負(fù)責(zé)原則：法人章由專人保管和使用，明確保管人和使用人的職責(zé)，確保印章使用的安全性。4.登記備案原則：對(duì)法人章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便查詢和追溯。二、法人章的保管（一）保管人員1.法人章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。2.保管人員應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，承諾妥善保管法人章，不得泄露與印章使用相關(guān)的信息。（二）保管方式1.法人章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管制度，確保印章的安全。2.保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施，防止印章?lián)p壞或丟失。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)法人章的日常保管，確保印章存放安全，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將印章帶出保管場(chǎng)所。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的用章流程進(jìn)行用章操作，對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保用章合法合規(guī)。3.對(duì)法人章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章日期、用章事項(xiàng)、用章人、批準(zhǔn)人等信息，并妥善保管登記臺(tái)賬。4.定期檢查法人章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。5.配合公司內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管等部門(mén)對(duì)法人章使用情況的檢查和審計(jì)工作。三、法人章的使用（一）使用條件1.法人章的使用必須基于公司真實(shí)、合法的業(yè)務(wù)需要，且符合法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定。2.用章事項(xiàng)涉及重大決策、重要合同簽訂、對(duì)外擔(dān)保、融資等事項(xiàng)的，必須經(jīng)公司董事會(huì)、股東會(huì)等有權(quán)決策機(jī)構(gòu)審議通過(guò)，并按照規(guī)定履行相關(guān)審批程序。（二）審批流程1.用章申請(qǐng)：用章人應(yīng)填寫(xiě)《法人章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事項(xiàng)的內(nèi)容、用途、涉及金額、對(duì)方單位等信息，并簽字確認(rèn)。2.部門(mén)審核：用章申請(qǐng)?zhí)峤恢劣谜氯怂诓块T(mén)，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行審核，確認(rèn)用章必要性和合法性，并簽字審批。3.法務(wù)審核：涉及法律事務(wù)的用章申請(qǐng)，需提交至公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)人員應(yīng)從法律角度對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行審查，確保用章行為符合法律法規(guī)要求，并出具審核意見(jiàn)。4.財(cái)務(wù)審核：涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的用章申請(qǐng)，需提交至公司財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定，對(duì)用章事項(xiàng)涉及的財(cái)務(wù)條款、金額等進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)合規(guī)，并簽字審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：用章申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)審核、法務(wù)審核（如需）、財(cái)務(wù)審核（如需）后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司利益和風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行全面評(píng)估，并簽字批準(zhǔn)。6.法定代表人審批：用章申請(qǐng)最終需經(jīng)公司法定代表人審批。法定代表人應(yīng)在對(duì)用章事項(xiàng)充分了解的基礎(chǔ)上，做出最終決策，并簽字批準(zhǔn)。（三）用章操作1.經(jīng)審批同意用章的，用章人應(yīng)攜帶《法人章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料，到法人章保管處辦理用章手續(xù)。2.保管人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在用章登記臺(tái)賬上記錄用章信息，并在用章文件上加蓋法人章。3.用章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或加蓋在無(wú)關(guān)內(nèi)容上。用章完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)將法人章收回保管箱，并妥善保管用章文件。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行用章的，用章人應(yīng)電話或書(shū)面形式向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重大突發(fā)事件或緊急業(yè)務(wù)需要用章的，公司應(yīng)建立應(yīng)急用章機(jī)制，確保在最短時(shí)間內(nèi)完成用章審批和操作，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。四、法人章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)法人章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查用章審批流程是否合規(guī)、用章事項(xiàng)是否真實(shí)合法、用章登記臺(tái)賬是否完整準(zhǔn)確等。2.公司風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)應(yīng)對(duì)法人章使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，提出改進(jìn)建議和措施。3.公司各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)用章情況的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況定期報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合外部監(jiān)管部門(mén)對(duì)法人章使用情況的檢查和監(jiān)督，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，接受監(jiān)管部門(mén)的指導(dǎo)和意見(jiàn)。2.對(duì)于涉及重大用章事項(xiàng)或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的情況，公司應(yīng)主動(dòng)向外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所等專業(yè)機(jī)構(gòu)咨詢，獲取專業(yè)意見(jiàn)和建議，確保法人章使用合法合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用法人章的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)保管人員或用章人存在故意違規(guī)使用法人章、泄露印章信息、擅自將印章交予他人使用等嚴(yán)重違法行為，公司將依法追究其法律責(zé)任。五、法人章的更換與廢止（一）更換情形1.法人章磨損嚴(yán)重，影響正常使用的。2.法人章遺失、被盜或損壞無(wú)法找回的。3.因公司名稱變更、法定代表人變更等原因，需要更換法人章的。（二）更換流程1.法人章需要更換的，由公司辦公室提出申請(qǐng)，說(shuō)明更換原因，并提交相關(guān)證明材料。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，辦公室負(fù)責(zé)辦理法人章更換手續(xù)，包括向公安機(jī)關(guān)備案、刻制新章等。3.新法人章刻制完成后，應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行保管和使用，并及時(shí)廢止舊法人章。（三）廢止程序1.舊法人章廢止時(shí)，保管人員應(yīng)填寫(xiě)《法人章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因和日期，并簽字確認(rèn)。2.《法人章廢止申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，保管人員應(yīng)將舊法人章交回公司辦公室統(tǒng)一保管，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，聲明舊法人章已廢止，不再具有法律效力。3.公司辦公室應(yīng)定期將廢止的法人章進(jìn)行銷毀處理，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保舊法人章徹底銷毀，防止其被非法使用。六、附則