PAGE規(guī)范行政會(huì)議記錄制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政會(huì)議管理，規(guī)范會(huì)議記錄行為，提高會(huì)議效率和決策科學(xué)性，確保公司各項(xiàng)工作順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類行政會(huì)議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議等。（三）基本原則1.真實(shí)準(zhǔn)確原則：會(huì)議記錄應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，不得歪曲、篡改會(huì)議發(fā)言和決議。2.全面完整原則：涵蓋會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，確保記錄全面無遺漏。3.及時(shí)高效原則：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理記錄，保證記錄內(nèi)容的時(shí)效性，以便及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神和執(zhí)行決議。4.保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、會(huì)議記錄的職責(zé)分工（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的記錄工作，準(zhǔn)確記錄會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行整理、編輯，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。3.將整理好的會(huì)議記錄按照規(guī)定格式和流程進(jìn)行存儲(chǔ)，并及時(shí)提交給相關(guān)人員。（二）會(huì)議主持人職責(zé)1.明確會(huì)議主題和議程，引導(dǎo)會(huì)議有序進(jìn)行。2.確保會(huì)議討論圍繞主題展開，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。3.對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容進(jìn)行審核，確保記錄準(zhǔn)確反映會(huì)議精神和決議。（三）參會(huì)人員職責(zé)1.積極參與會(huì)議討論，清晰表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見。2.尊重他人發(fā)言，不得打斷或干擾他人正常表達(dá)。3.對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容如有異議，應(yīng)及時(shí)提出并與記錄人員溝通核實(shí)。三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱：準(zhǔn)確記錄會(huì)議的具體名稱，如“[年度/季度/月度]總經(jīng)理辦公會(huì)”“[部門名稱]例會(huì)”等。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議開始和結(jié)束的具體時(shí)間，精確到分鐘。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開的地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：列出參會(huì)人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。（二）會(huì)議議程1.按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序，記錄各項(xiàng)議程的標(biāo)題和內(nèi)容要點(diǎn)。2.對(duì)于重要議程的討論過程和結(jié)果，應(yīng)詳細(xì)記錄。（三）會(huì)議發(fā)言內(nèi)容1.記錄每位參會(huì)人員的發(fā)言，包括發(fā)言人姓名、發(fā)言順序、發(fā)言內(nèi)容。2.發(fā)言內(nèi)容應(yīng)盡量完整記錄，如觀點(diǎn)闡述、數(shù)據(jù)引用、問題提出、建議意見等。3.對(duì)于有爭(zhēng)議的觀點(diǎn)或討論激烈的環(huán)節(jié)，應(yīng)詳細(xì)記錄各方的觀點(diǎn)和理由。（四）會(huì)議討論結(jié)果1.記錄會(huì)議對(duì)各項(xiàng)議題的討論結(jié)果，如達(dá)成的共識(shí)、形成的決議等。2.明確決議事項(xiàng)的具體內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。（五）其他事項(xiàng)1.記錄會(huì)議中提出的重要問題、需要跟進(jìn)的事項(xiàng)、下一步工作計(jì)劃等。2.對(duì)于會(huì)議中涉及的文件、資料、數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，如有必要，應(yīng)注明出處或附上相關(guān)附件。四、會(huì)議記錄的格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張大?。翰捎肁4紙。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.5厘米。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)宋體加粗，居中顯示。2.正文：采用四號(hào)宋體，行距為1.5倍行距。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.對(duì)齊方式：標(biāo)題居中對(duì)齊，正文兩端對(duì)齊。（四）編號(hào)與層次1.會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)按照一定的層次和編號(hào)進(jìn)行排版，以便清晰展示。2.例如：一、（一）1.（1）五、會(huì)議記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)原始記錄進(jìn)行整理，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，語言表達(dá)是否清晰。2.對(duì)記錄中的錯(cuò)別字、語病等進(jìn)行修改，確保記錄質(zhì)量。3.根據(jù)會(huì)議討論結(jié)果和決議事項(xiàng)，對(duì)記錄進(jìn)行分類、歸納，突出重點(diǎn)內(nèi)容。（二）存儲(chǔ)方式1.會(huì)議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.電子文檔應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾和文件名體系，便于查找和使用。3.紙質(zhì)文檔應(yīng)裝訂成冊(cè)，封面注明會(huì)議名稱、時(shí)間、期數(shù)等信息，并加蓋公司公章或會(huì)議專用章。（三）歸檔流程1.記錄人員整理好會(huì)議記錄后，應(yīng)及時(shí)提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核。2.主持人審核通過后，將會(huì)議記錄提交給行政部門進(jìn)行歸檔。3.行政部門按照檔案管理規(guī)定，將會(huì)議記錄存入公司檔案庫，并做好檔案登記和保管工作。六、會(huì)議記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議記錄的，應(yīng)填寫《會(huì)議記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱會(huì)議的名稱、時(shí)間、查閱目的等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。行政部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的會(huì)議記錄供查閱。3.涉及公司機(jī)密信息的會(huì)議記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露記錄內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)查閱會(huì)議記錄，不得擅自將記錄帶出指定區(qū)域或?qū)⒂涗泝?nèi)容用于非工作目的。2.如需引用會(huì)議記錄中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人員不得將會(huì)議記錄提供給外部單位或個(gè)人查閱、使用。七、會(huì)議記錄的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議記錄。2.會(huì)議討論過程中涉及的尚未公開的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等信息。（二）保密措施1.對(duì)涉及機(jī)密信息的會(huì)議記錄，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.記錄人員和接觸機(jī)密會(huì)議記錄的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在會(huì)議記錄的整理、存儲(chǔ)、查閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反保密制度，擅自泄露會(huì)議記錄機(jī)密信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等，并依法追究其法律責(zé)任。2.因泄露會(huì)議記錄機(jī)密信息給公司造成損失的，公司有權(quán)要求責(zé)任人賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。八、會(huì)議記錄的審核與監(jiān)督（一）審核機(jī)制1.會(huì)議記錄整理完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人進(jìn)行初步審核，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議精神和決議。2.行政部門定期對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行抽查審核，重點(diǎn)檢查記錄的格式規(guī)范、內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性等方面。3.對(duì)于重要會(huì)議的記錄，可組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員進(jìn)行聯(lián)合審核，確保記錄質(zhì)量。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)會(huì)議記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括記錄的整理、歸檔、查閱、保密等環(huán)節(jié)。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情