PAGE檔案工作制度與規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。5.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并定期向公司/組織檔案管理部門移交檔案。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位發(fā)來(lái)的與本公司/組織有關(guān)的文件、函件、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等重要文件。4.公司/組織的會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.公司/組織的人事檔案、工資檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類專門檔案。7.公司/組織的科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等專業(yè)檔案。8.公司/組織的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。9.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，并對(duì)材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期將整理好的檔案材料移交至公司/組織檔案管理部門，交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。3.便于保管和利用，符合檔案管理的規(guī)范要求。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別，并在各類別下進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙張較小、零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，使其成為一個(gè)整體，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應(yīng)在員工離職或退休后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定的期限進(jìn)行歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行整理和編號(hào)，確保檔案的整齊規(guī)范。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，手續(xù)完備，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)歸檔的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保電子檔案的格式正確、內(nèi)容完整、可讀性強(qiáng)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%6０%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷原則，提高檔案的使用效率，滿足公司/組織各部門及員工的工作需要。3.檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)原則，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和程序進(jìn)行操作，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用方式1.查閱公司/組織各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱公司/組織各部門及員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并收取一定的檔案押金。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司/組織各部門及員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后為復(fù)制人員辦理復(fù)制手續(xù)，并收取一定的復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)領(lǐng)取復(fù)制件，并確保復(fù)制件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、利用期限等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)違反檔案管理制度，擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案或泄露檔案信息的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期（一般為每五年）對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.全面審查原則對(duì)檔案的鑒定應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.集體鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加，進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，找出檔案之間的差異和特點(diǎn)，判斷檔案的價(jià)值。3.專家咨詢法對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、價(jià)值難以判斷的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽(tīng)取專家的意見(jiàn)和建議，判斷檔案的價(jià)值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)銷檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀情況，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將《檔案銷毀清冊(cè)》和銷毀記錄妥善保存，以備查閱和審計(jì)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司/組織的發(fā)展提供有力的支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密工作，確保檔案信息不被泄露、篡改和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保密體系建設(shè)建立健全電子檔案安全保密制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等安全防護(hù)措施，確保電子檔案的安全保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔、同步保管，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案