PAGE接待用房制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司接待用房管理，規(guī)范接待行為，合理控制接待費用，確保接待工作的順利開展，展現(xiàn)公司良好形象，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在公務活動中的接待用房安排與使用。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保接待用房行為合法合規(guī)。2.必要性原則：根據(jù)公務活動的實際需要，合理安排接待用房，避免鋪張浪費。3.節(jié)儉性原則：倡導節(jié)儉務實的接待理念，降低接待成本，提高資源利用效率。4.對等性原則：接待用房安排應根據(jù)來訪人員的身份、級別等因素，做到對等接待。二、接待用房標準（一）來訪人員分類1.上級領導：包括上級主管部門領導、政府相關部門領導等。2.平級單位人員：來自其他同級別企業(yè)、單位的人員。3.下級單位人員：公司所屬下級單位的工作人員。4.合作單位人員：與公司有業(yè)務合作關系的企業(yè)、機構人員。5.其他人員：如專家學者、行業(yè)協(xié)會代表等因公務來訪的人員。（二）不同類別人員接待用房標準1.上級領導住宿：根據(jù)實際情況，可安排在公司指定的高級酒店或內部接待場所，提供符合相應級別標準的套房或單間，確保房間設施齊全、舒適。餐飲：按照公司接待標準安排相應規(guī)格的餐飲，注重菜品質量和服務水平。2.平級單位人員住宿：一般安排在公司附近的中等檔次酒店，提供標準間，房間設施應滿足基本住宿需求。餐飲：根據(jù)接待實際情況，安排適當標準的餐飲，注重性價比。3.下級單位人員住宿：原則上安排在公司內部招待所或較為經(jīng)濟實惠的酒店，提供普通標準間。餐飲：按照公司規(guī)定的標準提供工作餐，確保飲食安全、衛(wèi)生、營養(yǎng)。4.合作單位人員住宿：根據(jù)合作項目的重要性和合作單位的規(guī)模等因素，合理安排住宿，可選擇中等檔次酒店或公司內部接待場所，提供標準間。餐飲：根據(jù)合作業(yè)務的性質和接待需求，安排相應標準的餐飲，注重交流溝通。5.其他人員住宿：根據(jù)其身份和來訪目的，參照上述類似標準合理安排住宿。餐飲：按照實際情況和公司接待規(guī)定提供相應餐飲。（三）特殊情況處理1.如遇重大活動或重要來訪，可根據(jù)實際需要適當提高接待用房標準，但需提前報公司領導審批。2.對于因工作需要長期駐公司的合作單位人員或其他人員，經(jīng)公司領導同意后，可按照公司相關規(guī)定安排長期住宿，并明確費用承擔方式。三、接待用房申請與審批（一）申請流程1.接待部門或相關人員在接到接待任務后，應提前填寫《接待用房申請表》，詳細注明來訪人員的基本信息（包括姓名、單位、職務、人數(shù)、來訪時間等）、接待事由、預計住宿天數(shù)、接待用房標準等內容。2.將填寫完整的《接待用房申請表》提交至本部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)接待任務的實際情況進行審核，確保申請信息準確、合理，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，將申請表提交至公司辦公室。辦公室負責對申請進行統(tǒng)籌協(xié)調，審核接待用房安排是否符合公司制度規(guī)范及實際情況，如有必要，可與接待部門溝通調整。（二）審批權限1.對于一般性接待用房申請，由公司辦公室主任審批。2.對于涉及重要領導來訪或接待標準較高的申請，需報公司分管領導審批；如涉及重大活動或特殊情況的接待用房申請，需報公司主要領導審批。（三）審批時間要求公司辦公室應在收到《接待用房申請表》后的[X]個工作日內完成審批工作，并及時反饋審批結果。如遇緊急接待任務，應在[X]小時內完成審批流程，確保接待工作順利進行。四、接待用房安排與執(zhí)行（一）安排原則1.根據(jù)審批通過的《接待用房申請表》，由公司辦公室統(tǒng)一安排接待用房。優(yōu)先考慮公司內部接待場所，如招待所、培訓中心等，以降低接待成本；如內部場所無法滿足需求，再安排到外部合作酒店。2.安排接待用房時，應充分考慮來訪人員的性別、年齡、身體狀況等因素，合理分配房間，確保住宿舒適、安全。3.對于團隊來訪，應盡量集中安排房間，便于管理和溝通。（二）執(zhí)行要求1.接待部門應提前與公司辦公室及相關接待場所（酒店）溝通協(xié)調，確保來訪人員到達前房間準備就緒，包括房間清潔、設施設備檢查、物品配備等。2.接待人員應在來訪人員入住時做好接待引導工作，介紹房間設施使用方法及相關注意事項，及時解決來訪人員在住宿過程中遇到的問題。3.嚴格按照審批確定的接待用房標準執(zhí)行，不得擅自提高或降低標準。如因特殊情況需要調整，必須重新履行審批手續(xù)。五、接待用房費用管理（一）費用標準1.住宿費用：根據(jù)不同的接待用房標準，按照公司制定的相應價格標準執(zhí)行。具體價格標準可根據(jù)市場行情定期進行調整，并報公司領導備案。2.餐飲費用：按照公司規(guī)定的接待餐飲標準執(zhí)行，明確不同級別接待的人均餐飲費用上限。（二）費用結算1.接待用房費用由公司辦公室統(tǒng)一結算。接待部門應在接待任務完成后，及時將相關費用憑證（如住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等）提交至公司辦公室。2.公司辦公室負責對費用憑證進行審核，確保費用支出符合接待用房標準及公司財務制度規(guī)定。審核無誤后，按照公司財務流程辦理報銷手續(xù)。（三）費用控制與監(jiān)督1.公司財務部門應定期對接待用房費用進行統(tǒng)計分析，監(jiān)控費用支出情況，發(fā)現(xiàn)異常及時與相關部門溝通核實。2.公司審計部門負責對接待用房費用進行審計監(jiān)督，檢查費用支出是否合規(guī)、合理，有無違反公司制度規(guī)定的行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。六、接待用房安全與衛(wèi)生管理（一）安全管理1.接待場所（包括公司內部招待所和外部合作酒店）應建立健全安全管理制度，配備必要的安全設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備等，確保來訪人員的人身和財產(chǎn)安全。2.接待人員應向來訪人員介紹住宿場所的安全注意事項，提醒來訪人員保管好個人財物，注意用火用電安全。3.加強對接待場所的安全檢查，定期對房間設施設備、消防通道等進行檢查維護，及時消除安全隱患。（二）衛(wèi)生管理1.接待場所應保持良好的衛(wèi)生環(huán)境，定期進行清潔消毒，確保房間整潔衛(wèi)生，無異味。2.提供的床上用品、洗漱用品等應符合衛(wèi)生標準，做到一客一換。3.餐飲服務應嚴格遵守食品安全法律法規(guī)及相關衛(wèi)生標準，確保食品原材料安全、加工過程衛(wèi)生、餐具消毒合格，為來訪人員提供安全衛(wèi)生的餐飲服務。七、接待用房檔案管理（一）檔案內容1.建立接待用房檔案，檔案內容包括《接待用房申請表》、審批文件、接待安排記錄、費用結算憑證等相關資料。2.詳細記錄每次接待任務中來訪人員的基本信息、接待時間、接待用房標準、費用支出等情況，確保檔案資料完整、準確。（二）檔案保管1.接待用房檔案由公司辦公室負責保管，按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、整理、歸檔。2.檔案保管期限為[X]年，期滿后按照公司檔案銷毀程序進行處理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱接待用房檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱范圍等內容，經(jīng)公司辦公室負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅