PAGE財(cái)務(wù)材料保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)材料的保管，確保財(cái)務(wù)材料的安全、完整，保證財(cái)務(wù)工作的正常開展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及財(cái)務(wù)材料保管的部門和人員。（三）定義1.財(cái)務(wù)材料：指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等具有保存價(jià)值的資料。2.保管期限：根據(jù)財(cái)務(wù)材料的重要性和性質(zhì)，規(guī)定不同的保管期限，分為永久保管、定期保管等。（四）基本原則1.安全保密原則：確保財(cái)務(wù)材料的安全，防止信息泄露。2.分類管理原則：按照財(cái)務(wù)材料的類別進(jìn)行科學(xué)分類保管。3.方便查閱原則：便于財(cái)務(wù)人員及相關(guān)人員查閱使用。二、財(cái)務(wù)材料的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表類：月度報(bào)表、季度報(bào)表、年度報(bào)表等。4.稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表及附表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.文件合同類：財(cái)務(wù)相關(guān)的各類文件、合同協(xié)議等。6.其他類：如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算資料等。（二）編號(hào)對(duì)每一類財(cái)務(wù)材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，會(huì)計(jì)憑證類可按照年份和月份進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月記字第X號(hào)”；會(huì)計(jì)賬簿類可按照賬簿名稱和啟用時(shí)間編號(hào)，如“總賬20XX年啟用”。通過編號(hào)便于快速查找和管理。三、財(cái)務(wù)材料的保管要求（一）存放環(huán)境1.應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)材料保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.室內(nèi)溫度應(yīng)保持在適宜范圍，一般為10℃30℃，相對(duì)濕度控制在40%60%。3.配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)材料應(yīng)分類存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并定期檢查維護(hù)。2.電子材料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份應(yīng)至少兩份，分別存放在不同的物理位置。3.對(duì)于重要的財(cái)務(wù)材料，如合同協(xié)議等，可采用紙質(zhì)和電子兩種方式同時(shí)保管。（三）標(biāo)識(shí)與排列1.在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明存放的財(cái)務(wù)材料類別和編號(hào)范圍，便于查找。2.財(cái)務(wù)材料在檔案柜內(nèi)的排列應(yīng)按照編號(hào)順序，便于快速存取。四、財(cái)務(wù)材料的入庫管理（一）交接手續(xù)1.財(cái)務(wù)材料形成后，由經(jīng)辦人整理好相關(guān)材料，填寫《財(cái)務(wù)材料入庫登記表》，詳細(xì)記錄材料名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成日期、經(jīng)辦人等信息。2.將整理好的材料交與保管人員，保管人員核對(duì)無誤后，在《財(cái)務(wù)材料入庫登記表》上簽字確認(rèn)，辦理交接手續(xù)。（二）入庫登記1.保管人員按照分類和編號(hào)要求，將財(cái)務(wù)材料準(zhǔn)確存放到相應(yīng)的位置，并在保管臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄入庫時(shí)間、存放位置等信息。2.對(duì)于電子材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并在保管臺(tái)賬上注明電子存儲(chǔ)的位置和備份情況。五、財(cái)務(wù)材料的借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱財(cái)務(wù)材料的，需填寫《財(cái)務(wù)材料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱材料名稱、編號(hào)、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可提交給保管人員。（二）借閱審批1.保管人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)材料的保管期限和重要程度進(jìn)行審核。2.對(duì)于涉及重要財(cái)務(wù)信息或保管期限較短的材料，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和時(shí)間，必要時(shí)需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。（三）借閱登記1.審核通過后，保管人員在《財(cái)務(wù)材料借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱材料名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.將借閱的材料交與借閱人，并要求借閱人簽字確認(rèn)。（四）歸還管理1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)歸還財(cái)務(wù)材料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.保管人員在收到歸還的材料后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)材料的完整性和準(zhǔn)確性，檢查是否有損壞或丟失情況。3.核對(duì)無誤后，在《財(cái)務(wù)材料借閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并由借閱人簽字確認(rèn)。六、財(cái)務(wù)材料的查閱管理（一）查閱權(quán)限1.財(cái)務(wù)人員因工作需要可隨時(shí)查閱本部門保管的財(cái)務(wù)材料。2.其他部門人員查閱財(cái)務(wù)材料，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在保管人員陪同下進(jìn)行查閱。（二）查閱登記1.查閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)材料查閱登記表》，注明查閱材料名稱、編號(hào)、查閱原因、查閱時(shí)間等信息。2.保管人員按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，防止材料被損壞或丟失。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)財(cái)務(wù)材料，不得在材料上涂改、標(biāo)記、污損等。2.如需復(fù)印或摘錄財(cái)務(wù)材料，應(yīng)經(jīng)保管人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、財(cái)務(wù)材料的盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.每年定期制定財(cái)務(wù)材料盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織人員進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)財(cái)務(wù)材料的實(shí)際數(shù)量、存放位置、完整性等。2.對(duì)于紙質(zhì)材料，應(yīng)逐本逐頁進(jìn)行清點(diǎn)；對(duì)于電子材料，應(yīng)檢查存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)和數(shù)據(jù)的完整性。（三）盤點(diǎn)記錄1.盤點(diǎn)過程中應(yīng)詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，填寫《財(cái)務(wù)材料盤點(diǎn)表》，記錄材料名稱、編號(hào)、實(shí)際數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況等。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)材料盤點(diǎn)表》上簽字確認(rèn)。（四）差異處理1.如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制《財(cái)務(wù)材料盤點(diǎn)差異報(bào)告》。2.對(duì)于因保管不善等原因造成的材料丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整財(cái)務(wù)材料保管臺(tái)賬和相關(guān)記錄，確保賬實(shí)相符。八、財(cái)務(wù)材料的銷毀管理（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)材料達(dá)到保管期限，且經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的財(cái)務(wù)材料，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）銷毀申請(qǐng)1.由保管人員填寫《財(cái)務(wù)材料銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀材料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核同意后，提交給公司管理層審批。（三）銷毀審批公司管理層根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，對(duì)于重要的財(cái)務(wù)材料銷毀，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估和審核。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由保管人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施銷毀。2.紙質(zhì)材料可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子材料應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行格式化處理。3.銷毀過程中應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《財(cái)務(wù)材料銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。（五）銷毀備案銷毀完成后，應(yīng)將銷毀情況進(jìn)行備案，留存相關(guān)資料，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)財(cái)務(wù)材料保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)材料的保管、借閱、查閱、盤點(diǎn)、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查財(cái)務(wù)材料保管工作情況，發(fā)