PAGE合同填寫規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同填寫行為，確保合同內(nèi)容準確、完整、合法，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同的填寫，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、勞動合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同填寫應符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的規(guī)定。2.準確性原則：合同條款應準確表述雙方的權利義務，避免模糊不清或歧義。3.完整性原則：合同內(nèi)容應完整，涵蓋主要條款及必要細節(jié)，確保無重大遺漏。4.嚴肅性原則：合同一經(jīng)簽訂，即具有法律效力，雙方應嚴格履行。二、合同填寫要求（一）填寫人員資質(zhì)1.合同填寫人員應具備相應的業(yè)務知識和法律意識，熟悉合同相關法律法規(guī)及公司業(yè)務流程。2.重要合同或涉及重大利益的合同，應由公司法律顧問或專業(yè)法律人員進行審核填寫。（二）填寫規(guī)范1.合同應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋雙方公章或簽字確認。2.合同編號應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則填寫，確保唯一且便于查詢。3.合同簽訂日期應填寫具體年月日，不得簡寫或遺漏。4.合同雙方當事人的名稱應填寫全稱，與營業(yè)執(zhí)照或其他有效證件上的名稱一致，并注明法定代表人姓名及聯(lián)系方式。5.合同標的應明確、具體，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等詳細信息。對于復雜的標的，可附圖說明。6.合同價款或報酬應明確金額及支付方式、支付時間等。涉及外幣的，應注明幣種及匯率。7.合同履行期限、地點和方式應明確具體。履行期限應注明起始日期和截止日期；履行地點應詳細到具體地址；履行方式應明確是一次性履行還是分期履行等。8.合同違約責任應明確雙方違約情形及相應的違約責任承擔方式，違約責任應合理、公平，具有可操作性。9.合同爭議解決方式應明確選擇協(xié)商、仲裁或訴訟中的一種，并注明具體的仲裁機構或管轄法院。（三）填寫流程1.合同起草部門負責提供合同初稿，并確保合同條款符合業(yè)務需求和公司利益。2.合同填寫人員收到合同初稿后，應認真核對相關信息，按照填寫規(guī)范進行填寫。填寫過程中如有疑問，應及時與合同起草部門溝通確認。3.合同填寫完成后，填寫人員應進行自審，檢查合同內(nèi)容是否完整、準確、合法，如有問題及時修改。4.自審通過后，合同填寫人員將合同提交給合同審核部門進行審核。審核部門應按照公司規(guī)定的審核流程進行審核，重點審查合同條款的合法性、合理性、完整性等，并提出審核意見。5.根據(jù)審核意見，合同填寫人員對合同進行修改完善，直至審核通過。6.審核通過后的合同，由合同雙方當事人簽字蓋章。簽字蓋章應清晰、完整，符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的要求。三、合同審核（一）審核部門及職責分工1.法務部門：負責審核合同的合法性，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風險。2.業(yè)務部門：負責審核合同條款與業(yè)務需求的匹配性，確保合同能夠滿足業(yè)務實際需要，保障業(yè)務順利開展。3.財務部門：負責審核合同價款、支付方式、結算條款等財務相關內(nèi)容，確保合同財務條款合理、合規(guī)，保障公司財務利益。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：合同是否符合國家法律法規(guī)、政策及行業(yè)標準的要求，是否存在違法違規(guī)條款。2.條款完整性審核：合同是否涵蓋主要條款，如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點、方式、違約責任、爭議解決方式等，是否存在重大遺漏。3.條款準確性審核：合同條款表述是否準確、清晰，有無歧義，雙方權利義務是否對等。4.風險評估審核：對合同履行過程中可能存在的風險進行評估，如市場風險、信用風險、法律風險等，并提出相應的防范措施。（三）審核流程1.合同填寫人員將合同提交給審核部門后，審核部門應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核。一般合同審核期限為[X]個工作日，重大復雜合同審核期限可適當延長，但最長不超過[X]個工作日。2.審核部門審核人員應認真閱讀合同條款，對照審核要點進行審核，并填寫審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議。3.審核部門負責人對審核意見進行匯總、審核，形成最終審核結論。審核結論分為同意、修改后同意、不同意三種。4.對于審核結論為不同意的合同，合同填寫人員應根據(jù)審核意見進行修改完善后重新提交審核，直至審核通過。四、合同簽訂（一）簽字蓋章要求1.合同雙方當事人應在合同上簽字并加蓋公章或合同專用章。簽字人應為法定代表人或經(jīng)法定代表人授權的代理人。2.加蓋的公章或合同專用章應清晰、完整，與公司名稱一致。如有需要，可在合同騎縫處加蓋騎縫章。3.對于多頁合同，雙方當事人應在每一頁上簽字或蓋章，或在合同最后一頁加蓋騎縫章。（二）簽訂流程1.審核通過后的合同，由合同填寫人員將合同文本提交給合同雙方當事人。2.合同雙方當事人應認真核對合同內(nèi)容是否與審核通過的版本一致，確認無誤后在合同上簽字蓋章。3.合同簽訂后，合同填寫人員應及時將合同原件進行歸檔保存，并按照公司規(guī)定的流程進行合同分發(fā)，確保相關部門和人員能夠及時獲取合同信息。五、合同變更與解除（一）變更條件1.經(jīng)合同雙方當事人協(xié)商一致，可以變更合同內(nèi)容。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，致使合同無法履行或部分無法履行的，可以變更合同。3.法律、法規(guī)規(guī)定的其他可以變更合同的情形。（二）變更程序1.合同變更應簽訂書面協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、原因及生效時間等。2.合同變更協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審核、簽字蓋章。3.合同變更后，合同填寫人員應及時更新合同檔案，并通知相關部門和人員。（三）解除條件1.經(jīng)合同雙方當事人協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，致使合同目的無法實現(xiàn)的，可以解除合同。3.一方當事人明確表示或以自己的行為表明不履行合同主要義務的，另一方當事人可以解除合同。4.一方當事人遲延履行主要義務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的，另一方當事人可以解除合同。5.法律、法規(guī)規(guī)定的其他可以解除合同的情形。（四）解除程序1.合同解除應簽訂書面協(xié)議，明確解除的原因、時間及雙方的權利義務等。2.合同解除協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審核、簽字蓋章。3.合同解除后，合同填寫人員應及時清理合同檔案，并通知相關部門和人員停止履行合同。六、合同歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同簽訂后，合同填寫人員應及時將合同原件進行歸檔保存。歸檔的合同應包括合同文本、附件、補充協(xié)議、審核意見等相關資料。2.合同歸檔應按照公司規(guī)定的分類標準進行分類，確保合同檔案便于查詢和管理。3.合同檔案應建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.合同保管期限應根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度等因素確定。一般合同保管期限為[X]年，重要合同保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，合同檔案應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀或繼續(xù)保存。銷毀合同檔案應進行登記，并經(jīng)相關部門負責人批準。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案內(nèi)容。2.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管合同檔案，不得轉借他人，不得在合同檔案上涂改、標記、損壞等。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立合同管理監(jiān)督小組，由法務部門、審計部門等相關人員組成，負責對公司合同填寫規(guī)范制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同填寫是否符合本制度規(guī)定的填寫要求和流程。2.合同審核是否嚴格按照審核流程進行，審核意見是否合理、準確。3.合同簽訂是否符合簽字蓋章要求和簽訂流程。4.合同變更與解除是否按照規(guī)定程序進行。5.合同歸檔與保管是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查：合同管理監(jiān)督小組定期對公司合同進行檢查，檢查周期為[X]個月/季度/半年/年。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，合同管理監(jiān)督小組不定期對公司合同進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理監(jiān)督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門