PAGE公司規(guī)范行文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，確保公司行文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本規(guī)范行文制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成的各類公文、報(bào)告、通知、函件等書面文件。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得違反法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：行文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義、錯(cuò)別字和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。3.規(guī)范性原則：行文格式、字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，保持一致性和規(guī)范性。4.時(shí)效性原則：行文應(yīng)及時(shí)、高效，根據(jù)工作需要和時(shí)間要求，按時(shí)完成起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。二、行文種類及格式（一）公文種類1.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。4.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。5.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。7.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。9.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）公文格式1.版頭：包括公司標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。公司標(biāo)志應(yīng)置于版頭的左上角，發(fā)文字號(hào)應(yīng)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。2.主體：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。正文一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說(shuō)明在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。附注居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。3.版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。抄送機(jī)關(guān)在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。三、行文流程（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要和職責(zé)范圍，確定行文內(nèi)容和文種。2.行文起草應(yīng)明確主題，內(nèi)容詳實(shí)，邏輯清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究起草。3.起草文稿應(yīng)使用公司統(tǒng)一的模板和格式，注明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文日期、簽發(fā)人等要素。（二）審核1.文稿起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核行文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司相關(guān)規(guī)定一致，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文稿提交至公司綜合管理部門進(jìn)行復(fù)審。綜合管理部門應(yīng)從行文的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時(shí)效性等方面進(jìn)行全面審核，并提出修改意見(jiàn)。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文稿，綜合管理部門可組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行會(huì)審，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保文稿質(zhì)量。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過(guò)的文稿，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.一般公文由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文稿，對(duì)文稿的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見(jiàn)和姓名、日期。（四）印發(fā)1.文稿簽發(fā)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、印制等工作。2.印發(fā)公文應(yīng)確保格式規(guī)范、印刷清晰、裝訂整齊。公文印制份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，避免浪費(fèi)。3.印發(fā)的公文應(yīng)及時(shí)分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，并做好登記和存檔工作。四、行文要求（一）內(nèi)容要求1.行文應(yīng)圍繞公司中心工作和實(shí)際需求，主題明確，重點(diǎn)突出，具有針對(duì)性和可操作性。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定，不得在文中出現(xiàn)違法違規(guī)、違背公序良俗等內(nèi)容。3.涉及公司機(jī)密信息的行文，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行處理，嚴(yán)格控制知悉范圍，確保信息安全。（二）語(yǔ)言要求1.行文語(yǔ)言應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔、得體，避免使用生僻字、模糊不清的詞匯和表述。2.表述應(yīng)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明，避免出現(xiàn)前后矛盾、條理混亂的情況。3.用詞應(yīng)恰當(dāng)，符合語(yǔ)境和公文性質(zhì)，避免使用口語(yǔ)化、隨意性較強(qiáng)的詞匯。（三）格式要求1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的公文格式進(jìn)行排版，確保版頭、主體、版記等各要素齊全、規(guī)范。2.字體、字號(hào)、行距等應(yīng)符合公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保持排版的一致性和美觀性。3.公文如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和順序號(hào)，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行編排。五、行文管理與監(jiān)督（一）行文登記綜合管理部門應(yīng)建立行文登記制度，對(duì)公司各類行文進(jìn)行詳細(xì)登記，包括發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、發(fā)文部門、簽發(fā)人、印發(fā)日期等信息，以便于查詢和管理。（二）文件歸檔行文辦理完畢后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理、裝訂和存儲(chǔ)，確保文件資料的完整性和可查閱性。（三）監(jiān)督檢查公司定期對(duì)各部門的行文情況進(jìn)行監(jiān)督檢