PAGE規(guī)范相關(guān)合同備案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同備案行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同的備案管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同備案應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行符合法律要求。2.全面覆蓋原則：對(duì)公司所有應(yīng)備案的合同進(jìn)行全面管理，不得遺漏。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：合同簽訂后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備案，備案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.保密原則：涉及公司商業(yè)秘密的合同備案信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、合同備案的范圍及要求（一）合同備案的范圍1.各類(lèi)買(mǎi)賣(mài)合同，包括原材料采購(gòu)合同、產(chǎn)品銷(xiāo)售合同等。2.租賃合同，如房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。3.服務(wù)合同，如技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同、勞務(wù)合同等。4.借款合同、擔(dān)保合同等金融類(lèi)合同。5.其他對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有重要影響的合同。（二）合同備案的要求1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)及公司利益，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理合同文本及相關(guān)附件，按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行備案。3.備案的合同文本應(yīng)清晰、完整，如有修改或補(bǔ)充，應(yīng)提供相應(yīng)的變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議。4.合同備案應(yīng)注明合同簽訂日期、合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、雙方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限等關(guān)鍵信息。三、合同備案的流程（一）業(yè)務(wù)部門(mén)提交備案申請(qǐng)1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同備案工作，填寫(xiě)《合同備案申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況。2.《合同備案申請(qǐng)表》應(yīng)包括合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、付款方式、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字等內(nèi)容。3.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本及相關(guān)附件一并提交至公司合同管理部門(mén)。（二）合同管理部門(mén)審核1.合同管理部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的備案申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)及公司利益，合同文本是否完整、清晰，合同編號(hào)是否規(guī)范等。3.如發(fā)現(xiàn)合同存在問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行修改或補(bǔ)充。4.合同管理部門(mén)審核通過(guò)后，在《合同備案申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將合同文本及相關(guān)附件留存歸檔。（三）備案登記1.合同管理部門(mén)將審核通過(guò)的合同信息錄入公司合同備案管理系統(tǒng)，進(jìn)行備案登記。2.備案登記信息應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、付款方式、備案日期等。3.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同備案信息進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，形成合同備案臺(tái)賬，以便查詢和管理。（四）特殊合同的備案處理1.對(duì)于涉及重大資產(chǎn)處置、對(duì)外投資、融資擔(dān)保等特殊合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽訂前將合同草案提交公司法律事務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。2.法律事務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)再按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行備案。3.特殊合同備案后，合同管理部門(mén)應(yīng)跟蹤合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。四、合同備案的管理與監(jiān)督（一）合同備案檔案管理1.合同管理部門(mén)應(yīng)建立健全合同備案檔案管理制度，對(duì)備案的合同文本及相關(guān)附件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，妥善保管。2.合同備案檔案應(yīng)包括合同文本、《合同備案申請(qǐng)表》、變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件等資料。3.合同備案檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。（二）合同履行情況跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的履行工作，應(yīng)定期向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況。2.合同管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)合同備案管理系統(tǒng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度、付款情況、交付情況等。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)采取措施解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同備案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同備案工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同備案流程的執(zhí)行情況、合同備案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、合同檔案的保管情況等。3.對(duì)于違反合同備案制度的行為，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、合同備案的信息化管理（一）建立合同備案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同備案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同備案信息的電子化管理。2.合同備案管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同信息錄入、審核、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便合同管理部門(mén)及相關(guān)人員進(jìn)行操作。3.合同備案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)合同備案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同備案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的合同備案信息，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。六、合同備案相關(guān)人員的職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本部門(mén)合同的簽訂、履行工作，確保合同符合法律法規(guī)及公司利益。2.審核本部門(mén)提交的合同備案申請(qǐng)，對(duì)合同的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.協(xié)調(diào)本部門(mén)與合同管理部門(mén)、法律事務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的工作，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）合同管理部門(mén)工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同備案制度的貫徹執(zhí)行，制定和完善合同備案工作流程及相關(guān)管理制度。2.審核業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同備案申請(qǐng)，對(duì)合同條款、文本格式等進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)合同備案信息的錄入、登記、歸檔及合同備案檔案的管理工作。4.跟蹤合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）法律事務(wù)部門(mén)工作人員職責(zé)1.參與公司重大合同的起草、審查工作，提供法律意見(jiàn)和建議，確保合同合法合規(guī)。2.對(duì)涉及法律糾紛的合同進(jìn)行分析和處理，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.開(kāi)展法律培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的法律意識(shí)和合同管理水平。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批公司重大合同，對(duì)合同的簽訂、履行等工作進(jìn)行決策和