PAGE簽回單管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司簽回單管理，規(guī)范簽回單操作流程，確保公司業(yè)務(wù)往來(lái)中的各類(lèi)文件、貨物等能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地被簽收確認(rèn)，保障公司權(quán)益，特制定本管理規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及簽回單管理的所有部門(mén)及員工，包括但不限于銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、物流部門(mén)、客服部門(mén)等與外部客戶(hù)、供應(yīng)商等有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：簽回單信息應(yīng)準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況，包括文件內(nèi)容、貨物數(shù)量、規(guī)格、交付時(shí)間等，確保雙方對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的理解一致。2.及時(shí)性原則：簽回單應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)簽回，不得拖延，以保證業(yè)務(wù)流程的順暢進(jìn)行。3.完整性原則：簽回單應(yīng)包含所有必要信息，簽字蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全，確保簽回單的法律效力和有效性。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)簽回單管理的責(zé)任人員，確保責(zé)任落實(shí)到人，便于追溯和管理。二、簽回單的定義與分類(lèi)（一）定義簽回單是指公司與外部客戶(hù)、供應(yīng)商等在業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中，對(duì)方對(duì)收到的文件、貨物等進(jìn)行簽收確認(rèn)的書(shū)面憑證，它是證明業(yè)務(wù)已完成交付和確認(rèn)的重要依據(jù)。（二）分類(lèi)1.文件簽回單：用于確認(rèn)各類(lèi)業(yè)務(wù)文件，如合同、協(xié)議、報(bào)價(jià)單、訂單確認(rèn)函、發(fā)貨通知、收貨通知等已被對(duì)方簽收。2.貨物簽回單：針對(duì)實(shí)物貨物的交付，由對(duì)方簽收后作為貨物已按時(shí)、按質(zhì)、按量交付的證明，包括送貨單簽回、收貨單簽回等。三、簽回單的流程管理（一）文件簽回單流程1.文件起草與發(fā)送業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。文件起草完成后，按照公司規(guī)定的文件發(fā)送流程，通過(guò)郵件、快遞、專(zhuān)人送達(dá)等方式發(fā)送給對(duì)方。發(fā)送時(shí)應(yīng)記錄發(fā)送時(shí)間、方式、收件人等信息。2.對(duì)方簽收確認(rèn)對(duì)方收到文件后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行簽收確認(rèn)。簽收方式可包括在文件原件上簽字蓋章、通過(guò)電子郵件回復(fù)確認(rèn)、在公司指定的簽收回執(zhí)系統(tǒng)中操作等。如對(duì)方對(duì)文件內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)商，在簽回單上注明異議內(nèi)容，并雙方達(dá)成一致后再進(jìn)行簽回。3.簽回單回收與存檔業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤簽回單的回收情況，在收到對(duì)方簽回單后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保簽回單信息完整、簽字蓋章清晰。核對(duì)無(wú)誤的簽回單應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存檔，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。存檔時(shí)應(yīng)建立簽回單臺(tái)賬，記錄簽回單的編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)送時(shí)間、簽回時(shí)間、對(duì)方單位等信息，便于查詢(xún)和管理。（二）貨物簽回單流程1.貨物交付準(zhǔn)備物流部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的發(fā)貨通知，安排貨物的運(yùn)輸和交付。在發(fā)貨前，應(yīng)對(duì)貨物進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保貨物數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等符合訂單要求，并做好貨物的包裝和標(biāo)識(shí)。發(fā)貨時(shí)應(yīng)填寫(xiě)送貨單，詳細(xì)記錄貨物的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、目的地、收貨單位等信息，并隨貨同行。送貨單應(yīng)一式多聯(lián)，其中一聯(lián)作為貨物簽回單的原始憑證留存。2.貨物送達(dá)與簽收貨物送達(dá)目的地后，物流人員應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方收貨，并要求對(duì)方在送貨單上簽字蓋章確認(rèn)收貨。如對(duì)方指定他人代收貨物，代收人應(yīng)出示有效身份證明，并在送貨單上注明代收關(guān)系。對(duì)方在簽收貨物時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與送貨單一致，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出并在送貨單上注明。如貨物存在損壞、短缺等情況，物流人員應(yīng)協(xié)助對(duì)方做好記錄，并及時(shí)與公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)溝通處理。3.簽回單回收與反饋物流人員負(fù)責(zé)將對(duì)方簽回的送貨單及時(shí)帶回公司，并交至業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)。業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后，將簽回單按照規(guī)定進(jìn)行存檔。如在貨物簽收過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，物流人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)反饋，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)具體情況與對(duì)方協(xié)商解決，并做好相關(guān)記錄。同時(shí)，應(yīng)將處理結(jié)果及時(shí)通知物流部門(mén)，以便對(duì)后續(xù)工作進(jìn)行調(diào)整和跟進(jìn)。四、簽回單的填寫(xiě)規(guī)范（一）基本信息填寫(xiě)簽回單應(yīng)包含以下基本信息：1.公司名稱(chēng)：填寫(xiě)雙方公司的全稱(chēng)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。2.業(yè)務(wù)編號(hào)：與業(yè)務(wù)相關(guān)的唯一編號(hào)，便于業(yè)務(wù)查詢(xún)和追溯。3.文件/貨物名稱(chēng)：詳細(xì)填寫(xiě)文件或貨物的具體名稱(chēng)。4.規(guī)格型號(hào)：如有規(guī)格型號(hào)要求，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)。5.數(shù)量：明確文件或貨物的數(shù)量。6.交付日期：填寫(xiě)文件發(fā)送或貨物交付的日期。7.簽收日期：對(duì)方簽收的具體日期。（二）簽字蓋章要求1.簽字：簽回單上必須有對(duì)方授權(quán)代表的簽字，簽字應(yīng)清晰、完整，能夠明確代表簽字人的身份。簽字人應(yīng)與授權(quán)委托書(shū)上的人員一致，如不一致應(yīng)提供相關(guān)授權(quán)變更文件。2.蓋章：除簽字外，對(duì)方還應(yīng)加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章。印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋無(wú)效印章。蓋章位置應(yīng)符合公司規(guī)定和行業(yè)慣例，確保印章與簽字相互印證，增強(qiáng)簽回單的法律效力。（三）其他信息填寫(xiě)1.備注信息：如有其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，可在簽回單的備注欄中填寫(xiě)。備注信息應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，不得包含模糊不清或容易引起歧義的內(nèi)容。2.附件說(shuō)明：如簽回單涉及相關(guān)附件，應(yīng)在簽回單上注明附件的名稱(chēng)、數(shù)量，并確保附件與簽回單一同存檔。附件應(yīng)與業(yè)務(wù)內(nèi)容相關(guān)，能夠進(jìn)一步證明業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性。五、簽回單的審核與監(jiān)督（一）審核流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)初審業(yè)務(wù)人員在收到簽回單后，應(yīng)首先對(duì)簽回單的基本信息、簽字蓋章等進(jìn)行初步審核，確保簽回單符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況和填寫(xiě)規(guī)范要求。如發(fā)現(xiàn)簽回單存在問(wèn)題，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通聯(lián)系，要求對(duì)方進(jìn)行更正或補(bǔ)充完善。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)簽回單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核簽回單與業(yè)務(wù)合同、訂單等的一致性，以及簽回單對(duì)公司權(quán)益的保障情況。審核通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在簽回單上簽字確認(rèn)，并將簽回單提交至相關(guān)存檔部門(mén)。3.存檔部門(mén)審核存檔部門(mén)對(duì)簽回單進(jìn)行最終審核，主要審核簽回單的完整性、準(zhǔn)確性以及存檔手續(xù)是否齊全。審核無(wú)誤后，存檔部門(mén)按照檔案管理規(guī)定對(duì)簽回單進(jìn)行分類(lèi)存檔，并建立簽回單臺(tái)賬。（二）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)簽回單管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查簽回單流程執(zhí)行是否規(guī)范、簽回單信息是否準(zhǔn)確完整、存檔是否及時(shí)等。對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保簽回單管理工作符合公司規(guī)定和要求。2.外部監(jiān)督在與重要客戶(hù)、供應(yīng)商等的業(yè)務(wù)往來(lái)中，公司應(yīng)主動(dòng)接受對(duì)方的監(jiān)督，及時(shí)了解對(duì)方對(duì)簽回單管理工作的意見(jiàn)和建議。對(duì)于對(duì)方提出的合理意見(jiàn)和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善，以提高簽回單管理水平，維護(hù)良好的合作關(guān)系。六、簽回單的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防范1.確保簽回單法律效力簽回單的填寫(xiě)應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，簽字蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全有效，以確保簽回單具有法律效力。對(duì)于重要業(yè)務(wù)的簽回單，可咨詢(xún)公司法律顧問(wèn)或?qū)I(yè)律師的意見(jiàn)，確保簽回單的合法性和有效性。2.防范合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)在業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中，簽回單作為合同履行的重要證據(jù)，應(yīng)妥善保存。如發(fā)生合同糾紛，簽回單能夠證明雙方對(duì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的確認(rèn)情況，有助于維護(hù)公司的合法權(quán)益。公司應(yīng)加強(qiáng)合同管理，將簽回單與合同條款進(jìn)行對(duì)照審核，確保簽回單內(nèi)容與合同約定一致，避免因簽回單與合同不符而引發(fā)糾紛。（二）操作風(fēng)險(xiǎn)防范1.規(guī)范操作流程明確簽回單管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和操作流程，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保員工熟悉簽回單的填寫(xiě)規(guī)范、流程要求和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。定期對(duì)簽回單管理流程進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決流程中存在的問(wèn)題，提高操作的準(zhǔn)確性和效率。2.加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門(mén)、物流部門(mén)、客服部門(mén)等相關(guān)部門(mén)之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)傳遞簽回單管理的相關(guān)信息，確保各環(huán)節(jié)工作的順利銜接。在與外部客戶(hù)、供應(yīng)商溝通簽回單事宜時(shí)，應(yīng)保持良好的溝通態(tài)度，及時(shí)解決對(duì)方提出的問(wèn)題，避免因溝通不暢而導(dǎo)致簽回單延誤或出現(xiàn)錯(cuò)誤。七、簽回單的存檔與保管（一）存檔要求1.分類(lèi)存檔簽回單應(yīng)按照業(yè)務(wù)類(lèi)型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)存檔，便于查找和管理。例如，可分為銷(xiāo)售業(yè)務(wù)簽回單、采購(gòu)業(yè)務(wù)簽回單、物流業(yè)務(wù)簽回單等類(lèi)別，并在每個(gè)類(lèi)別下按照年份、月份等進(jìn)行細(xì)分。2.電子與紙質(zhì)存檔相結(jié)合簽回單原件應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔，同時(shí)應(yīng)建立電子檔案，將簽回單的掃描件或電子文檔存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存檔期限簽回單的存檔期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要業(yè)務(wù)的簽回單存檔期限不少于[X]年，普通業(yè)務(wù)的簽回單存檔期限不少于[X]年。存檔期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）保管措施1.檔案保管環(huán)境紙質(zhì)簽回單應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的檔案庫(kù)房中，避免受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案查閱管理嚴(yán)格限制簽回單檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱簽回單檔案。因工作需要查閱簽回單檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.檔案銷(xiāo)毀管理簽回單檔案需要銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)按照公司檔案銷(xiāo)毀流程進(jìn)行操作。首先由檔案管理人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)