PAGE財(cái)務(wù)檔案制度管理規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，以及與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表、審計(jì)報告等資料。2.歸檔：是指將財(cái)務(wù)檔案按照規(guī)定的程序和要求，整理、裝訂、編目后移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：是指對財(cái)務(wù)檔案劃定的保存年限，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。二、財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司財(cái)務(wù)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的財(cái)務(wù)檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司的財(cái)務(wù)檔案，做好財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。3.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查、核對，確保財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)建立財(cái)務(wù)檔案管理臺賬，記錄財(cái)務(wù)檔案的收、發(fā)、存情況。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，向有關(guān)部門提供財(cái)務(wù)檔案資料。（二）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂、編目等前期工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的資料和信息。3.對本部門形成的財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保財(cái)務(wù)檔案符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度的要求。（三）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等資料的收集、整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交財(cái)務(wù)部門。2.配合檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的管理工作，不得擅自銷毀、涂改、偽造財(cái)務(wù)檔案。三、財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍（一）會計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行結(jié)算憑證等。2.記賬憑證：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：對某些在日記賬和分類賬中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。（三）財(cái)務(wù)報告1.月度財(cái)務(wù)報告：反映公司月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)報告：反映公司季度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.年度財(cái)務(wù)報告：反映公司年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表、附注等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報告，以及預(yù)算執(zhí)行情況分析報告等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報告：包括內(nèi)部審計(jì)報告、外部審計(jì)報告等。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報表、稅務(wù)審計(jì)報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。4.財(cái)務(wù)制度、辦法及其他規(guī)范性文件：包括公司財(cái)務(wù)管理制度、會計(jì)核算辦法、財(cái)務(wù)審批制度等。5.財(cái)務(wù)合同、協(xié)議：包括借款合同、投資合同、采購合同、銷售合同等。6.財(cái)務(wù)報表分析資料：包括財(cái)務(wù)指標(biāo)分析、財(cái)務(wù)趨勢分析、財(cái)務(wù)比率分析等資料。7.其他與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的資料：如財(cái)務(wù)工作交接清單、財(cái)務(wù)檔案銷毀清單等。四、財(cái)務(wù)檔案的整理(一)整理原則財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的原則進(jìn)行整理，確保財(cái)務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確反映公司的財(cái)務(wù)活動情況。(二)整理要求1.會計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號順序排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。2.會計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿以及其他賬簿的順序排列，每本賬簿應(yīng)編列頁碼，并在賬簿首頁加蓋“賬簿啟用章”。3.財(cái)務(wù)報告應(yīng)按照月度、季度、年度的順序排列，每份報告應(yīng)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、制表人簽字或蓋章。4.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)按照資料的類別和時間順序進(jìn)行整理，每類資料應(yīng)編列目錄，并在資料首頁加蓋“資料歸檔章”。(三)整理方法1.分類：將財(cái)務(wù)檔案按照歸檔范圍進(jìn)行分類，如會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告、其他財(cái)務(wù)資料等。2.編號：對每類財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.裝訂：將整理好的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。4.編目：編制財(cái)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、保管期限、起止日期、卷數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。五、財(cái)務(wù)檔案的歸檔(一)歸檔時間1.會計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后的15日內(nèi)整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后的30日內(nèi)整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。3.財(cái)務(wù)報告應(yīng)在月度、季度、年度終了后的15日內(nèi)編制完畢，并移交檔案管理部門歸檔。4.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)在形成后的30日內(nèi)整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。(二)歸檔程序1.移交清單編制：財(cái)務(wù)部門在向檔案管理部門移交財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)編制《財(cái)務(wù)檔案移交清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、保管期限、起止日期、卷數(shù)、頁數(shù)、移交日期、移交人、接收人等內(nèi)容。2.檔案交接：財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)按照《財(cái)務(wù)檔案移交清單》進(jìn)行檔案交接，交接雙方應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。3.檔案入庫：檔案管理部門接收財(cái)務(wù)檔案后，應(yīng)及時將檔案入庫保管，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放。六、財(cái)務(wù)檔案的保管(一)保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年，輔助賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報告：月度、季度財(cái)務(wù)報告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報告保管期限為永久。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料保管期限為永久，財(cái)務(wù)審計(jì)報告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)制度、辦法及其他規(guī)范性文件保管期限為10年，財(cái)務(wù)合同、協(xié)議保管期限為10年，財(cái)務(wù)報表分析資料保管期限為5年，其他與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的資料保管期限為3年。(二)保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保財(cái)務(wù)檔案的安全。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案索引，便于查找和利用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。4.對電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，確保電子財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。(三)保管期限的延長與縮短1.因特殊原因需要延長財(cái)務(wù)檔案保管期限的，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.因保管條件變化等原因需要縮短財(cái)務(wù)檔案保管期限的，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報上級主管部門備案。七、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱(一)查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。(二)查閱程序1.申請：查閱人應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等內(nèi)容，并簽字或蓋章。2.審批：《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》應(yīng)按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，查閱人方可到檔案管理部門查閱。3.查閱：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱財(cái)務(wù)檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將財(cái)務(wù)檔案歸還檔案管理部門，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。(三)借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門借閱。2.公司外部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門借閱。借閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對借閱情況進(jìn)行記錄。(四)借閱程序1.申請：借閱人應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等內(nèi)容，并簽字或蓋章。2.審批：《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》應(yīng)按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，借閱人方可到檔案管理部門借閱。3.借閱：借閱人應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》，并按照登記簿上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還財(cái)務(wù)檔案，不得逾期不還。4.歸還：借閱人歸還財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，并在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)及時對歸還的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。八、財(cái)務(wù)檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。(二)銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定可以銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)由檔案管理部門編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、保管期限、起止日期、卷數(shù)、頁數(shù)、銷毀原因、銷毀時間等內(nèi)容。2.審批：《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》應(yīng)按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀：銷毀財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，并在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀后，應(yīng)將銷毀情況報