ISO9001-2026質量管理體系模板文件之38：持續(xù)改進管理程序相關記錄見《持續(xù)改進管理程序》記錄清單《持續(xù)改進管理程序》記錄清單記錄編號記錄名稱對應流程記錄形式/格式/載體電子記錄所屬系統(tǒng)及模塊記錄內(nèi)容要點保存期限填寫/歸口部門CI-P-001《持續(xù)改進管理方案/年度改進計劃》策劃與準備（P）-輸出-紙質媒介：審批原件；

-電子媒介：PDF版計劃、審批流程記錄。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-持續(xù)改進模塊年度改進目標、項目列表、資源預算、關鍵里程碑、責任部門長期質量管理部門（編制），最高管理者（審批）CI-P-002《改進機會識別與優(yōu)先級清單》策劃與準備（P）-改進機會識別-紙質媒介：清單原件、評審會簽；

-電子媒介：Excel/在線表單。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-持續(xù)改進模塊機會來源、改進領域、影響范圍、優(yōu)先級評分、建議改進方向產(chǎn)品生命周期+3年質量管理部門（牽頭），業(yè)務/戰(zhàn)略部門（配合）CI-P-003《改進目標與KPI清單》策劃與準備（P）-目標與KPI體系化-紙質媒介：清單原件；

-電子媒介：Excel/在線表單。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-績效管理模塊改進項目、SMART目標、KPI指標定義、測量方法、目標值、數(shù)據(jù)來源產(chǎn)品生命周期+3年業(yè)務部門（提出），質量管理部門（審核）CI-P-004《改進方法與工具選用指南》策劃與準備（P）-方法工具適配化-紙質媒介：文件原件；

-電子媒介：PDF版文件。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-知識庫模塊改進類型、推薦方法（如PDCA、六西格瑪）、適用工具、操作要點長期（至修訂作廢）質量管理部門CI-P-005《“10.1持續(xù)改進”過程風險和機遇評估與控制表》（策劃版）策劃與準備（P）-風險機遇全周期管控-紙質媒介：評估表原件；

-電子媒介：Excel/在線表單。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-風險管理模塊改進環(huán)節(jié)、風險/機遇描述、風險優(yōu)先級(RPN)、應對措施、責任部門項目完結后5年質量管理部門（牽頭），業(yè)務部門（配合）CI-P-006《持續(xù)改進職責分配說明書》策劃與準備（P）-職責權限明確化-紙質媒介：說明書原件；

-電子媒介：PDF版文件。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-組織架構模塊過程所有者、跨職能團隊構成、各部門/崗位具體職責與權限長期（至修訂作廢）質量管理部門（牽頭），人事部門（配合）CI-P-007改進立項書策劃與準備（P）-文件記錄規(guī)范化-紙質媒介：紙質申請表；

-電子媒介：QMS系統(tǒng)在線表單。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-持續(xù)改進模塊項目背景、目標、范圍、資源需求、可行性分析、審批意見產(chǎn)品生命周期+3年業(yè)務部門（申請），質量管理部門/管理者代表/最高管理者（審批）CI-D-001《改進實施進度周報》實施與執(zhí)行（D）-分類型推進改進項目-紙質媒介：周報打印件；

-電子媒介：系統(tǒng)自動生成/填報的報表。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-項目跟蹤模塊本周進展、完成百分比、遇到的問題、下周計劃、關鍵數(shù)據(jù)項目完結后3年業(yè)務部門/項目組CI-D-002《項目評審紀要》實施與執(zhí)行（D）-分類型推進改進項目-紙質媒介：會議紀要簽字版；

-電子媒介：PDF掃描件或會議系統(tǒng)記錄。協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)-會議管理模塊會議時間、議題、評審結論、行動項（責任人、完成時間）項目完結后5年質量管理部門/項目負責人CI-D-003《風險和機遇跟蹤表》實施與執(zhí)行（D）-動態(tài)監(jiān)控風險與機遇-紙質媒介：跟蹤表打印件；

-電子媒介：Excel/在線表單。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-風險管理模塊風險/機遇描述、當前狀態(tài)、應對措施執(zhí)行情況、更新日期、責任人項目完結后5年業(yè)務部門（更新），質量管理部門（監(jiān)控）CI-D-004《“持續(xù)改進”過程實施記錄表》實施與執(zhí)行（D）-過程記錄完整性與反饋-紙質媒介：紙質記錄表；

-電子媒介：QMS/MES系統(tǒng)過程日志。制造執(zhí)行系統(tǒng)(MES)/QMS系統(tǒng)-過程管理模塊活動日期、步驟內(nèi)容、操作人、關鍵參數(shù)/數(shù)據(jù)、問題備注產(chǎn)品生命周期+3年業(yè)務部門（操作人員）CI-C-001《持續(xù)改進過程監(jiān)控報告》監(jiān)視與檢查（C）-全流程動態(tài)監(jiān)控-紙質媒介：報告打印件；

-電子媒介：PDF版報告。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-持續(xù)改進模塊監(jiān)控周期、檢查項、符合性狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)偏差/問題、建議措施5年質量管理部門CI-C-002《改進輸出測量數(shù)據(jù)集》監(jiān)視與檢查（C）-科學量化測量-電子媒介：數(shù)據(jù)庫表、Excel文件、BI報表。商業(yè)智能(BI)系統(tǒng)/數(shù)據(jù)倉庫-績效分析模塊測量時間、樣本量、KPI指標實測值、數(shù)據(jù)來源標識產(chǎn)品生命周期+5年業(yè)務部門（測量），質量管理部門（校驗）CI-C-003《改進績效數(shù)據(jù)分析報告》監(jiān)視與檢查（C）-深度數(shù)據(jù)挖掘-紙質媒介：報告打印件；

-電子媒介：PDF版報告。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-數(shù)據(jù)分析模塊改進前后數(shù)據(jù)對比、趨勢分析、統(tǒng)計檢驗結果、過程能力指數(shù)、結論與建議長期質量管理部門（聯(lián)合信息部門）CI-C-004《不符合報告》監(jiān)視與檢查（C）-不符合項判定-紙質媒介：報告原件；

-電子媒介：QMS系統(tǒng)在線生成。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-不符合與糾正措施模塊不符合事實描述、判定依據(jù)、責任部門、要求完成日期問題關閉后5年質量管理部門CI-C-005《不符合項整改通知單》監(jiān)視與檢查（C）-相關接口與協(xié)調-紙質媒介：通知單原件；

-電子媒介：系統(tǒng)通知及反饋。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-不符合與糾正措施模塊不符合項編號、整改要求、驗證方式、完成時限問題關閉后5年質量管理部門CI-A-001《糾正/預防措施報告》處置與改進（A）-根本原因分析與糾正措施制定-紙質媒介：報告原件及審批；

-電子媒介：QMS系統(tǒng)在線表單。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-不符合與糾正措施模塊問題描述、根本原因分析（工具、結論）、糾正/預防措施、計劃完成日期、效果驗證方法問題關閉后，產(chǎn)品生命周期+5年責任部門（編制），質量管理部門（審核）CI-A-002《持續(xù)改進項目結題報告》處置與改進（A）-輸出-紙質媒介：報告原件及審批；

-電子媒介：PDF版報告。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-持續(xù)改進模塊項目概述、目標達成情況（量化數(shù)據(jù)）、成果說明、經(jīng)驗教訓、資源使用總結長期業(yè)務部門/項目組（編制），質量管理部門（審核）CI-A-003《改進成果推廣記錄》處置與改進（A）-跨域成果推廣-紙質媒介：推廣計劃、培訓紀要；

-電子媒介：系統(tǒng)日志、培訓記錄。學習管理系統(tǒng)(LMS)/QMS系統(tǒng)-培訓與知識模塊推廣項目、范圍、推廣方式（如培訓）、參與部門/人員、效果跟蹤數(shù)據(jù)5年質量管理部門（牽頭），業(yè)務/培訓部門（配合）CI-A-004《持續(xù)改進最佳實踐案例集》處置與改進（A）-全周期知識沉淀-電子媒介：PDF/在線文檔庫。知識管理系統(tǒng)(KMS)/QMS系統(tǒng)-知識庫模塊案例名稱、背景、根本原因、措施細節(jié)、效果數(shù)據(jù)、適用范圍長期質量管理部門（牽頭編制）CI-R-001《“持續(xù)改進管理程序”記錄清單》過程記錄管理（R）-記錄策劃-紙質媒介：清單打印件；

-電子媒介：Excel/在線維護。質量管理體系(QMS)系統(tǒng)-文件控制模塊記錄編號、名稱、對應流程、形式、保存期限、歸口部門長期質量管理部門附件附件A：持續(xù)改進管理工作流程表附件A：持續(xù)改進管理工作流程表PDCA階段一級流程二級流程三級流程（關鍵活動步驟）責任部門流程輸入流程輸出主要風險描述流程績效控制和檢查點策劃（P）策劃與準備過程接口清晰化-明確“持續(xù)改進”與相關過程（風險管控、數(shù)據(jù)采集、文件管理、內(nèi)審、管理評審、不合格控制）的接口關系；

-編制《持續(xù)改進過程接口關系表》，明確責任部門、輸入輸出、溝通機制與傳遞路徑。質量管理部門牽頭，相關部門配合-體系文件（如程序文件、控制計劃）；

-過程流程圖、職責說明書。-《持續(xù)改進過程接口關系表》；

-接口溝通機制記錄。-接口不清導致信息孤島；

-責任界定模糊。-接口表評審記錄；

-跨部門會簽確認文件。改進機會識別與優(yōu)先級評估-基于戰(zhàn)略、數(shù)據(jù)、評審、反饋等輸入，全面識別改進領域；

-采用優(yōu)先級評分模型（影響×緊急×可行×貢獻度）評估機會，形成《改進機會識別與優(yōu)先級清單》。質量管理部門牽頭，業(yè)務部門、戰(zhàn)略部門配合-組織戰(zhàn)略、質量方針、目標；

-數(shù)據(jù)監(jiān)視測量結果、管理評審輸出；

-顧客反饋、審核發(fā)現(xiàn)、風險機遇清單。-《改進機會識別與優(yōu)先級清單》；

-改進領域分析報告。-數(shù)據(jù)不準確導致誤判；

-機會識別不全面。-清單評審記錄；

-數(shù)據(jù)來源驗證記錄；

-跨部門評審紀要。目標與KPI體系化-制定符合SMART原則的改進目標；

-建立KPI指標體系（如不合格率、周期、成本、滿意度、過程能力指數(shù)）。業(yè)務部門提出，質量管理部門審核-改進機會清單；

-組織戰(zhàn)略與質量目標。-《改進目標與KPI清單》；

-KPI定義與測量方法說明。-目標不具可測量性；

-KPI未覆蓋關鍵績效維度。-目標與KPI評審記錄；

-與戰(zhàn)略對齊性分析報告。方法工具適配化-根據(jù)改進類型選擇適宜方法（如PDCA、六西格瑪、精益、標桿對比）；

-編制《改進方法與工具選用指南》。質量管理部門-改進目標與類型；

-組織現(xiàn)有方法工具庫。-《改進方法與工具選用指南》；

-工具操作手冊或培訓材料。-方法工具與問題不匹配；

-人員使用能力不足。-方法工具適用性評審記錄；

-培訓考核通過率記錄。風險機遇全周期管控-識別改進過程各環(huán)節(jié)風險點與機遇點；

-采用FMEA工具評估風險優(yōu)先級，策劃應對措施。質量管理部門牽頭，業(yè)務部門配合-改進策劃方案；

-風險登記冊、機遇清單。-《“10.1持續(xù)改進”過程風險和機遇評估與控制表》（策劃版）；

-風險應對措施計劃。-風險識別遺漏；

-應對措施不具操作性。-風險評估表評審記錄；

-措施可行性驗證記錄。職責權限明確化-明確過程所有者、跨職能團隊、責任部門職責權限；

-形成《持續(xù)改進職責分配說明書》。質量管理部門牽頭，人事部門配合-組織架構與崗位職責；

-改進項目類型與范圍。-《持續(xù)改進職責分配說明書》；

-職責矩陣圖（RACI）。-職責重疊或空缺；

-權限不清導致決策滯后。-職責說明書評審記錄；

-跨部門確認簽字。資源保障準確化-編制資源需求計劃（人力、財力、設備、技術）；

-開展專項培訓，確保人員能力達標。業(yè)務部門編制，質量管理部門審核，人事、財務、設備部門落實-改進目標與實施方案；

-組織年度預算與資源池。-資源需求計劃及審批記錄；

-培訓記錄（簽到、課件、考核、評估報告）。-資源配置不足或滯后；

-人員能力不匹配。-資源計劃審批記錄；

-培訓考核通過率≥100%。文件記錄規(guī)范化-制定改進立項書、實施計劃、驗證報告等模板；

-明確記錄填寫、保存、歸檔要求。質量管理部門-成文信息管理程序；

-改進過程記錄需求。-標準化文件模板；

-《記錄清單》與填寫指南。-記錄缺失或不可追溯；

-模板不適用實際活動。-模板評審記錄；

-記錄完整性抽查報告。變更管理規(guī)范化-識別改進過程中可能變更情形；

-規(guī)定變更申請、評審、審批流程與權限。質量管理部門-改進策劃方案；

-組織變更管理程序。-《持續(xù)改進變更管理規(guī)則》；

-變更申請單模板。-未經(jīng)批準擅自變更；

-變更后未及時傳達培訓。-變更規(guī)則評審記錄；

-變更審批流程符合性檢查。實施（D）實施與執(zhí)行資源到位與能力保障-按計劃配置資源，確保人員到崗；

-開展啟動會，明確目標、分工、節(jié)點。資源保障部門（人事、財務、設備），質量管理部門協(xié)調-資源需求計劃；

-培訓記錄與能力評估。-資源到位確認單；

-啟動會紀要與任務分工表。-資源未按時到位；

-人員能力不達標。-資源到位率檢查；

-啟動會簽到與任務確認記錄。分類型推進改進項目-漸進式改進：部門內(nèi)小范圍優(yōu)化，報送周報；

-突破性改進：跨職能團隊推進，設置階段評審；

-糾正措施類：按根本原因分析執(zhí)行糾正流程。業(yè)務部門（漸進式）、跨職能團隊（突破式）、責任部門（糾正類）-改進實施計劃；

-不合格報告、根本原因分析結果。-改進實施進度周報；

-項目評審紀要；

-糾正措施報告。-執(zhí)行偏離計劃；

-跨部門協(xié)作不暢。-進度報告完整性；

-評審紀要執(zhí)行跟蹤；

-糾正措施驗證記錄。受控條件下規(guī)范執(zhí)行-嚴格執(zhí)行既定方法、流程與時間節(jié)點；

-對特殊過程實時監(jiān)控并記錄。業(yè)務部門、技術部門-作業(yè)指導書、控制計劃；

-過程參數(shù)標準。-過程參數(shù)記錄；

-防錯措施驗證報告。-參數(shù)執(zhí)行偏差；

-人為操作失誤。-過程巡查記錄；

-參數(shù)符合性檢查報告。動態(tài)監(jiān)控風險與機遇-落實風險防控措施，每周更新《風險和機遇跟蹤表》；

-識別并利用新機遇，調整改進策略。業(yè)務部門，質量管理部門監(jiān)控-風險機遇控制表；

-過程監(jiān)控數(shù)據(jù)。-《風險和機遇跟蹤表》；

-機遇利用記錄。-風險升級未及時響應；

-機遇未被識別利用。-風險跟蹤表更新及時性；

-機遇轉化評估記錄。建立跨部門協(xié)作機制-指定項目負責人，明確RACI矩陣；

-定期召開協(xié)調會，建立異?？焖夙憫獧C制。質量管理部門牽頭，跨部門團隊-職責分配說明書；

-協(xié)作流程與溝通機制。-協(xié)調會議紀要；

-異常響應記錄。-溝通不暢導致延誤；

-爭議處理不及時。-會議紀要完整性與執(zhí)行跟蹤；

-異常響應時效記錄。外部合作改進管理-簽訂《外部合作改進協(xié)議》，明確職責、進度、驗收標準；

-每周跟蹤進展，形成進度報告。采購部門牽頭，業(yè)務、質量部門配合-外部供方名單；

-合作改進需求。-《外部合作改進協(xié)議》；

-《外部合作改進進度報告》。-外部方履約不力；

-驗收標準不明確。-協(xié)議評審記錄；

-進度報告與實際進展一致性檢查。過程記錄完整性與反饋-及時準確填寫《“持續(xù)改進”過程實施記錄表》；

-質量管理部門每月巡查，核實記錄真實性。業(yè)務部門填寫，質量管理部門檢查-實施活動與數(shù)據(jù)結果；

-記錄模板與填寫指南。-《“持續(xù)改進”過程實施記錄表》；

-巡查報告與整改通知。-記錄虛假或缺失；

-問題未及時反饋整改。-記錄完整性抽查；

-整改閉環(huán)跟蹤記錄。檢查（C）監(jiān)視與檢查全流程動態(tài)監(jiān)控-按控制點監(jiān)控執(zhí)行情況、方法合規(guī)性、資源充足性；

-每月編制《持續(xù)改進過程監(jiān)控報告》。質量管理部門-實施過程記錄；

-監(jiān)控計劃與控制點清單。-《持續(xù)改進過程監(jiān)控報告》；

-過程偏差記錄。-監(jiān)控點設置不合理；

-數(shù)據(jù)失真或滯后。-監(jiān)控報告及時性；

-偏差處理及時率?？茖W量化測量-按KPI定義與方法測量改進輸出；

-形成《改進輸出測量數(shù)據(jù)集》。業(yè)務部門測量，質量管理部門校驗-KPI清單與測量方法；

-改進過程數(shù)據(jù)。-《改進輸出測量數(shù)據(jù)集》；

-數(shù)據(jù)校驗報告。-測量方法不科學；

-數(shù)據(jù)采集誤差。-數(shù)據(jù)校驗記錄；

-測量方法適用性評審。深度數(shù)據(jù)挖掘-運用統(tǒng)計工具分析數(shù)據(jù)，評估目標達成情況；

-識別次生風險與改進空間。質量管理部門聯(lián)合信息部門-測量數(shù)據(jù)集；

-統(tǒng)計分析工具與方法。-《改進績效數(shù)據(jù)分析報告》；

-過程能力指數(shù)對比圖。-分析工具使用不當；

-結論誤導決策。-分析報告專業(yè)評審記錄；

-統(tǒng)計方法適用性確認。不符合項判定-依據(jù)標準與文件判定不符合項；

-分類記錄于《“10.1持續(xù)改進”過程檢查/評估報告》。質量管理部門-監(jiān)控結果、數(shù)據(jù)分析報告；

-標準與體系文件要求。-《“10.1持續(xù)改進”過程檢查/評估報告》；

-《不符合報告》。-判定標準不一致；

-潛在不符合未預警。-判定依據(jù)記錄；

-預警機制執(zhí)行記錄。綜合績效評價-評價改進有效性、效率與投資回報率；

-分析對體系適宜性、充分性、有效性的貢獻。質量管理部門牽頭，戰(zhàn)略、財務部門配合-績效數(shù)據(jù)、成本記錄；

-體系運行評價報告。-《持續(xù)改進過程績效評價報告》；

-ROI計算表。-評價維度不全面；

-非財務收益被忽略。-評價報告跨部門評審；

-評價方法合理性確認。處置（A）處置與改進不符合項分級糾正-立即采取糾正措施，消除或減輕影響；

-按嚴重程度分類處置，啟動應急預案（若需）。責任部門執(zhí)行，質量管理部門監(jiān)督-《不符合報告》；

-應急處置預案。-糾正措施執(zhí)行記錄；

-應急預案執(zhí)行報告。-糾正不及時；

-應急預案未啟動或無效。-糾正措施及時性檢查；

-應急演練與執(zhí)行記錄。根本原因分析與糾正措施制定-對重大/系統(tǒng)性不符合項開展根本原因分析；

-制定針對性糾正措施，跟蹤進度。質量管理部門組織跨職能團隊-不符合項詳情；

-根本原因分析工具。-《糾正/預防措施報告》；

-根本原因分析底稿。-原因分析不徹底；

-措施未針對根本原因。-分析工具使用記錄；

-措施與原因匹配性評審。多維度效果驗證-設置觀察期，通過數(shù)據(jù)監(jiān)測、統(tǒng)計驗證、現(xiàn)場復查確認效果；

-對未達預期措施重新分析調整。質量管理部門-糾正措施報告；

-驗證方案與標準。-效果驗證記錄；

-統(tǒng)計驗證報告。-驗證方法不科學；

-“虛假驗證”或結論失真。-驗證方法評審